Вкладыш вместо трудовой книжки что делать. Закончилась трудовая книжка – порядок действий

Все мы знаем, что трудовую книжку должен оформить работодатель. Но как, где взять бланк? И начинаются сплошные нарушения. Дело в том, что утвержденный Приказом Минфина РФ № 117н «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку» предусматривает обеспечение бланками именно работодателей, а вовсе не работников.

Причем покупать бланки нужно у распространителей защищенной полиграфической продукции, имеющих лицензию, заключив с ними договор на поставку бланков. Купленные бланки нужно оприходовать в Приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее . Форма этой Книги утверждена приказом Минтруда России №69. Ведет эту Книгу бухгалтерия.

Получается, что работодателю нужно иметь у себя некоторое количество купленных заранее бланков, чтобы в случае необходимости оформить трудовую книжку (вкладыш) работнику. Конечно, не все работодатели соблюдают указанный порядок. Частенько работник сам покупает бланк где-нибудь в киоске. Требовать, чтобы работник сам купил бланк трудовой книжки, незаконно. И судебная практика всегда становится на сторону работника. Если Вы не оформили трудовую книжку по причине отсутствия чистого бланка (который, по вашему мнению, должен был принести работник), то виноваты Вы (т.е. работодатель) и накажут Вас.

Правильный порядок действия.

1. Получить необходимый бланк (книжки или вкладыша) в бухгалтерии.

Дело в том, что указанные бланки считаются документами строгой отчетности. Хранить их нужно в сейфе в бухгалтерии. Если кадровому работнику понадобился бланк, его выдают по письменной заявке. По окончании месяца кадровый работник должен предоставить в бухгалтерию отчет, в котором указывается, когда и какие бланки были получены, кому оформлены, сколько бланков испорчено, сколько осталось в отделе кадров.

У ИП часто кадровый работник и бухгалтер – это одно лицо. В этом случае писать самой себе заявку не имеет смысла. Первый пункт пропускаем. Но отчет составляется все равно.Если Вы оформляете новые ТК редко, то отчеты можно составлять не каждый месяц, а только после использования бланка.

2. Оформить первый (титульный) лист трудовой книжки (вкладыша).

Оформлять титульный лист нужно в присутствии самого работника.
С паспорта внимательно списываем фамилию, имя, отчество работника, дату его рождения.
На основании диплома или удостоверения об образовании заполняем строчки «образование» и «профессия, специальность».
Потом ставим дату заполнения трудовой книжки. Заметьте, что дата заполнения книжки может быть позже даты приема работника, потому что оформить трудовую книжку можно в течение недели со дня приема на работу.
Затем работник сам расписывается на титульном листе, заверяя своей подписью, что сведения о нем внесены верно. Если обнаружена ошибка, то бланк считается испорченным. Исправлять записи в титульном листе нельзя! Испорченные бланки уничтожаются, о чем составляется специальный акт.
Если титульный лист оформлен правильно, свою подпись ставит и кадровый работник. Рекомендуется писать свою фамилию, потому что предлагаемый вариант «подпись лица (разборчиво)» допускает множество трактовок. К тому же подпись в понимаемом нами смысле никогда не бывает разборчивой.
И, наконец, все записи заверяются печатью организации или ИП (НЕ отдела кадров, если у Вас есть печать этого структурного подразделения).

3. Регистрируем и помещаем на хранение оформленную книжку (вкладыш).

Теперь можно сделать запись о приеме (как – читайте ), зарегистрировать трудовую книжку в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них , и положить в сейф на хранение. Вкладыш, если Вы оформляете его работнику, регистрируется в книге отдельно, другой строчкой. При увольнении работник распишется и за получение книжки, и за вкладыш. Если Вы при приеме получаете от работника книжку с уже вшитым вкладышем, то регистрируется только книжка.

Скачать пособие «Трудовая книжка без ошибок»вы можете на сайте http://slavianna.ru

Нередко у кадровиков встает вопрос о том, если закончилась трудовая книжка, как правильно продолжить запись. В этом случае используют специальный вкладыш. Но при этом важно придерживаться различных правил его ведения.

У гражданина, трудящегося много, может так получиться, что страницы в трудовой книжке, где указывают информацию о работе, заканчиваются очень быстро. Это случается по разным причинам, к числу которых относятся следующие:

смена места работы;
рост по карьерной лестнице;
множество поощрений, вносимых в документ.

Чтобы не начинать новую книжку, используют специальный вкладыш, который защищен от подделок. При этом придерживаются следующих правил.

Работодатель, у которого закончился какой-то раздел, должен завести вкладыш.
Титул заполняется той датой, когда заводится, то есть отличной от даты заведения трудовой книжки.
Во вкладыше указывают данные о сотруднике, являющиеся действительными в настоящее время.
На титуле расписывается кадровик, который ведет запись, и проставляется печать организации.
Количество вкладышей может быть столько, сколько нужно. Их форма и разделы определены Постановлениями Правительства. Документ ведется в аналогичном порядке, что и книжка. Более того, отдельно от последней, он считается недействительным.

Вшивание

Помимо того, как сделать запись, нужно знать и о вшивании. Его начинают тогда, когда заканчиваются разделы об информации о работе и/или о награждениях. Специальных правовых актов, регулирующих правила вшивания документа, нет. Так же не имеется указаний о месте, где должен находиться документ, какой нитью происходит вшивание и сколько для этого нужно проколов. К этим деталям органы контроля придираться не будут.

Если подойти к вопросу с технической стороны, то его удобнее вшивать всередину. Однако, в этом случае будут отделены какие-то записи. Поэтому чаще вкладыш в трудовую книжку вшивают вконце, делая от 4 до 5 проколов между обложкой и последней страницей документа.

Закрепление должно осуществляться с использованием вшивания. Простого вкладывания будет недостаточно. Неправильным является и вклеивание, фиксация с помощью степплера или иных способов, так как все они не сохранят документ так же, что делать сможет вшивание.

По закону, каждой компании следует иметь собственный штамп. А если он отсутствует, то надо заказать. Как в случае с трудовой, так и вкладыш выдается за определенную плату. Работник может заплатить за нее через кассу или перечислить деньги. Но, кроме того, данные бумаги могут выдаваться и бесплатно, если такой порядок предусмотрен в соответствующем правовом акте.

Возможные ошибки

Иногда бывает и так, что те сотрудники, которые заполняют соответствующие документы, делают ошибки. Исправления тогда являются недопустимыми. Если речь идет о вкладыше, то его лучше утилизировать. Так как имеется уникальный номер, его вырезают и вклеивают в журнал учета. Частая ошибка наблюдается тогда, когда сделать запись решают в «Сведения о награждениях», вместо вписывания в данных о работе.

Такую ошибку совершают тогда, когда «Сведения о работе» являются заполненными до конца, а в кадровой службе были слишком невнимательны. Тогда, согласно специальным Правилам, на страницы допускается зачеркивание. Правильная запись со следующим порядковым номером будет сделана во вкладыше. В то же время запрещается:

применение нового бланка книжки вместо заполнения вкладыша;
перечеркивание слова во фразе раздела «Сведения о награждениях», чтобы заменить на «работе»;
фиксация разными способами чистых листов.

При заполнении вкладыша следует придерживаться следующих моментов:

документ продолжается вестись, так же как и книжка;
он не имеет юр. силы без предъявления трудовой;
если в процессе деятельности у сотрудника изменилось имя, то эту информацию отражают, как в трудовой, так и во вкладыше.

Когда на странице не осталось места, а запись еще не заканчивается, то ее переносят на вкладыш, начиная с места, на котором пришлось оборваться.

Если вкладыш не заводился, и печать не ставилась, но работник трудится на постоянной основе, ему следует обратиться к нанимателю с просьбой, чтобы вкладыш велся должным образом.

Изменение фамилии

Работодателю следует информировать работника о тех нюансах, которые должны учитываться при смене ФИО. Правила хранят в соответствующих кадровых и бухгалтерских документах. Сотрудник с изменившейся фамилией вправе прийти к директору с соответствующим заявлением, указав замену фамилии. Затем предпринимается следующее:

руководитель визирует заявление работника;
на основании этого документа кадровик вносит на листы трудовой соответствующую запись;
после этого издают приказ о смене фамилии;
в конце работник, ответственный за изменения, выполняет остальные действия.

На титуле меняют фамилию. Для этого зачеркивают ту, которая была, и вписывают другую. Запись делают на внутр. стороне, обычно, на обложке, и указывают ссылки на иные бумаги. Свидетельством об окончании этого действия является подпись и печать компании. В аналогичном порядке вносят изменения в личную карту работника.

Запись о вкладыше

Важно! Правильнее всего для начала ввести все данные во вкладыш, и лишь после этого заполнять трудовую и делать подшивку. Тогда в случае допущения ошибок, не придется исправлять книжку. Стоит помнить о том, что на титуле мало места. Поэтому с исправлениями могут быть трудности.
Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!
Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:

Завершение страниц в одном из разделов трудовой книжки может застигнуть врасплох неопытного сотрудника отдела кадров. Окончание листов в трудовой – вовсе не такая редкость! Что делать, если закончилась трудовая книжка? На этот случай предусмотрен – нужно завести его, оформить, подшить и пронумеровать, а вовсе не начинать новую, как кто-то мог подумать.

Другие ситуации

Рассмотрим распространённые ситуации, возникающие со вкладышами:

Запись занесена не в тот раздел – тогда она нумеруется, затем вносится , указывается ФИО и должность написавшего это, ставится подпись. После этого она заново заносится уже раздел, где её настоящее место.
Смена фамилии работником – запись об этом факте должна быть внесена как в саму трудовую, так и во вкладыш. Потребуются такие документы, как свидетельство о рождении, паспорт, свидетельство о браке, если фамилия была изменена именно из-за замужества. Прежняя фамилия перечёркивается, а новая заверяется печатью компании.
Были внесены исправления непосредственно в текст – как уже упоминалось, делать это нельзя и, если такое всё же случилось, составляется акт об этом, после чего вкладыш уничтожается. Его номер перед этим вырезается и вклеивается в журнал учёта, чтобы подтвердить факт утилизации.

Оформляя вкладыши по всем правилам, можно сэкономить время как себе, так и сотрудникам, потому стоит их соблюдать. Если же вы, будучи работником, обнаружили неточность, обязательно стоит обратить внимание специалистов кадрового отдела на неё, поскольку в ином случае затем вам же придётся заниматься переоформлением документов.

Вам это будет интересно

Вкладыш в трудовую книжку может понадобиться в следующей ситуации — в период деятельности (трудовой) у некоторых работников зачастую бывает, что нет в трудовой книжке (далее по тексту книжке) свободного места для написания записи. «Как быть?» — актуальный вопрос, который возникает у многих людей, для того чтобы он как можно реже задавался, необходимо прочитать данную статью.

К книжке добавляется вкладыш, если нет чистого места для внесения новой позиции, которая оформляется в основном при приёме, перемещении или увольнении сотрудника. С января 2004 года действует новая форма трудовой книжки и вкладыша. 1974 года и 1938 года, книжки утвержденных образцов тоже действительны. В октябре месяце 2003 года утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек и вкладышей к ним.

Зачем нужен

Он выполняет те же функции, что и книжка. Если сотрудник администрации видит, что для внесения новой записи нет места, то запись вносится в вкладыш.

Как выглядит вкладыш к трудовой книжке

Присутствуют во вкладыше такие же поля как в книжке.

1. Должна ли быть голограмма

Если после прочтения данной статьи все вопросы исчерпаны, то желаю Вам удачи в трудовой деятельности.

На одном из предыдущих мест работы работнику, вместо вкладыша в трудовую книжку, оформили новую трудовую книжку.При приеме на работу в нашу организацию у работника, для учета, ведения и хранения, была принята именно эта трудовая книжка, содержащая записи с последнего места работы.Работник, уже работая в нашей организации, оформил в первую трудовую книжку вкладыш, в котором теперь имеются сведения о предыдущих местах работы, аналогичные сведениям во второй трудовой книжке. Записи оформлены установленным порядком организациями, где работник работал после оформления новой трудовой книжки.Теперь работник просит принять к учету, ведению и хранению первую трудовую книжку с вкладышем.Насколько это правомерно, если да, то как правильно это сделать?

Ответ

Ответ на вопрос:

Трудовое законодательство не предполагает возможности для работника иметь две трудовые книжки. В общем случае, отметки о трудовом стаже должны быть отражены в одном документе. В то же время законом не установлены санкции для работников, которые имеют более одной трудовой книжки.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек "под ключ" от Системы Кадры.

Следовательно, в связи с тем, что Вы уже внесли запись о приеме работника во вторую трудовую книжку, а также зарегистрировали ее в Книге учета движения трудовых книжек, то в данном случае у Вас есть все основания продолжать вести именно ее.

Также отметим, что действующее законодательство не предусматривает возможность оформления работника по двум местам работы, которые бы являлись для него основными, ни при каких обстоятельствах.

Если при приеме на работу сотрудник предъявил сразу несколько трудовых книжек, работодателю следует ту книжку, в которой значится последняя по времени запись об увольнении.

Материал из Системы Кадры
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru
Дата копирования: 20.01.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Самые важные изменения этой весны!

В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.