Ms project ресурсы. Теория планирования ресурсов в Microsoft Project

Статья Алексея Просницкого, РМР, MVP (Компания Leo Consulting), первоначально опубликованная .

Данная статья посвящена теории назначения ресурсов на задачи в проекте и представляет из себя логическое продолжение статьи «Теория планирования ресурсов в Microsoft Project» .

Теория назначения бюджетных ресурсов

Главной особенностью назначения бюджетных ресурсов является возможность их назначения только на суммарную задачу проекта.

Назначение бюджетных ресурсов осуществляется по следующему принципу:

1. Необходимо переключится в представление «Использование задач»;
2. Выделить суммарную задачу проекта;
3. На вкладке «Ресурс», в области «Назначение» следует нажать кнопку «Назначить ресурсы»;
4. В окне «Назначение ресурсов» раскрыть «Параметры списка ресурсов» и после того, как будет поставлена галочка в области «Фильтр:», можно выбрать фильтр «Бюджетные ресурсы», Рисунок 1 ;
5. После этого, выделить отфильтрованные бюджетные ресурсы и нажать кнопку «Назначить».

Рисунок 1. Назначение бюджетных ресурсов на суммарную задачу

Для того, чтобы указать сумму выделяемых бюджетных ресурсов есть два варианта:

1. Указать итоговую сумму;
2. Указать повременную (ежемесячную, ежеквартальную) сумму.

Для того, чтобы указать итоговую потребность в бюджете нужно в представлении «Использование задач» вывести колонки «Бюджетная стоимость» и «Бюджетные трудозатраты» и на пересечении колонок и назначенных ресурсов указать размер бюджета, Рисунок 2 .

Рисунок 2. Определение итогового бюджета

Для того, чтобы указать сколько средств/часов выделено в тот или иной период времени, нужно:

1. Перейти в представление «Использование задач»;
2. Щелкнуть правой кнопкой мыши в правой части диаграммы;
3. В меню выбрать «Стили подробных данных»;
4. В доступных полях выбрать «Бюджетная стоимость» и «Бюджетные трудозатраты», перенести их вправо и нажать «ОК»;
5. Из правой части окна «Стили подробных данных» перенести в левую част все поля, за исключением только что перенесенных полей и поля «Все строки назначений», Рисунок 3 ;
6. Для того, чтобы в повременном представлении выбрать нужную детализацию по времени (месяц, квартал, полугодие и пр.), необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на шкале времени и выбрать в меню «Масштаб». В появившемся окне «Масштаб» вы выбираете нужный вам масштаб, Рисунок 3 .
7. В повременном представлении, напротив каждого бюджетного затратного ресурса, вводится определённая сумма бюджета. В этом случае, в колонках «Бюджетная стоимость» и «Бюджетные трудозатраты» происходит суммирование всех значений по конкретной статье.

Рисунок 3. Определение бюджета проекта

Теория назначения трудовых ресурсов

Назначение трудовых ресурсов

Назначение имеющихся трудовых ресурсов в Microsoft Project возможно следующими способами:

1. В одном из представлений — или «Диаграмма Ганта» или «Использование задач» — нужно на закладке «Ресурс» нажать кнопку «Назначить ресурс» и в области «Ресурсы из проекта …» выделить необходимые ресурсы и нажать кнопку «Назначить».

Если необходимо, в колонке «Единицы» нужно указать требуемое количество конкретного ресурса для исполнения работы, так как по умолчанию ресурс всегда назначается в единственном числе.

Если нужно, чтобы ресурс уделял конкретной задаче половину своего времени, нужно в единицах указать 0,5 или 50% в зависимости от настроек.

В случае если список ресурсов очень большой или необходимо выбрать (отфильтровать по фильтру или группе) определенные ресурсы, можно воспользоваться фильтром в «Параметрах списка ресурсов» окна «Назначение ресурсов», Рисунок 4 .

Рисунок 4. Окно «Назначение ресурсов»

Единицы назначений на ресурсы могут быть меньше 1 (меньше 100%), например, 0,8 (или 80%) и могут быть больше единицы (2,4 или 250%).
В первом случае, это значит, что ресурс загружен на данной работе на 80%, т.е. если задача по времени занимает 40 часов, то ресурс будет занят на данной работе 32 часа. Во втором случае, это значит, что на работе будет занято или три ресурса с загрузкой 80% каждый или два ресурса будут загружены на 100%, а третий на 40%.

Не изощряйтесь в тонкостях назначения. Т.е. не пишите, что ресурс на задаче будет занят 18,5% своего рабочего времени. Ставьте те единицы, которые вы реально сможете проконтролировать.

Если вам нужно отфильтровать ресурсы, свободные (доступные) определенное количество часов, нужно поставить галочку «Доступные не менее:» и указать необходимое доступное время.

Окно «Назначение ресурсов», если вам нужно назначить какие-либо ресурсы на задачи, можно не закрывать, а просто выделить другую задачу.

Окно «Назначение ресурсов» можно вызвать, щелкнув правой кнопкой на задаче и в меню выбрав пункт «Назначить ресурсы». В случае, если вы вспомнили о каком-то ресурсе, которого нет среди списка имеющихся ресурсов, а вам нужно его назначить на задачу, в окне «Назначение ресурсов», в области «Ресурсы из проекта…», нужно встать мышкой на пустую ячейку колонки «Название ресурса» и вписать в нее имя нового ресурса.

Созданный ресурс будет иметь тип «Трудовой», Рисунок 5 .

Рисунок 5. Создание нового ресурса в окне «Назначение ресурсов»

В случае, если вам нужно назначить несколько ресурсов, выделите нужные вам ресурсы в окне «Назначение ресурсов» и нажмите кнопку «Назначить».

2. В окне «Сведения о проекте» на закладке «Ресурсы» в колонке «Название ресурса» нажать на треугольник, и в выпавшем меню выбрать нужный ресурс и указать, при необходимости, требуемое количество ресурсов для исполнения работы, Рисунок 6 .

Недостатком данного метода, является то, что вы не можете отфильтровать ресурсы по каким-либо признакам и назначить сразу несколько ресурсов.

Рисунок 6. Назначение ресурсов через сведения о задаче

3. Вывести колонку «Названия ресурсов» и выбрать напротив каждой задачи нужные ресурсы для ее исполнения (в выпавшем списке ресурсов поставить галочки напротив необходимых ресурсов), Рисунок 7.

В случае, если нужно указать количество ресурсов (единицы назначения) нужно перейти в окно «Сведения о задаче», Рисунок 6 .

Рисунок 7. Назначение ресурсов через колонку «Название ресурсов»

4. В представлении «Визуальный оптимизатор ресурсов»:

• Или перенести левой кнопкой мыши задачу, на которой еще нет назначений (область «Не назначенные задачи:») на ресурс;
• Или, щелкнув правой кнопкой мыши на задаче, на которой еще нет назначений и выбрать в меню «Кому переназначить» нужный ресурс, Рисунок 8 .

Рисунок 8. Назначение ресурсов в представлении «Планирование групп»

5. На закладке «Вид» в области «Комбинированный режим» поставить галочку «Детали», выбрать «Форму задач» и в нижней части окна выбрать ресурсы в колонке «Название ресурсов, Рисунок 9 .

Преимуществом данного способа, является то, что при работе в комбинированном режиме, вы сможете указать не только единицы назначения конкретного ресурса, а и его личные трудозатраты на конкретной задаче.

Рисунок 9. Назначение ресурсов в комбинированном режиме

Если вам нужно заменить назначенный ресурс на другой, в окне «Назначение ресурсов», Рисунок 10 , нажмите на кнопке «Заменить» и в окне «Замена ресурсов» выберете нужный ресурс.

Рисунок 10. Окно замены ресурса

Перед назначением трудового ресурса рекомендуется провести анализ с точки зрения его доступности или других показателей. Для этого нужно в окне «Назначение ресурсов» выделить ресурс и нажать на кнопке «График», после чего представление «разделится» и внизу появится график «Пиковые единицы» на котором можно увидеть загрузку ресурса, Рисунок 11 .

Рисунок 11. Анализ доступности ресурса

По умолчанию, трудозатраты ресурса распределяются по задаче равномерно, но если вам необходимо, чтобы ресурс был больше загружен, т.е. больше часов уделял задаче в ее начале, в конце или по другому варианту, вы можете воспользоваться профилем загрузки ресурсов.

Для этого нужно в представлении ресурсов вывести колонку «Профиль загрузки» и выбрать напротив нужного ресурса необходимый, один из восьми, профиль загрузки, Рисунок 12 .

Рисунок 12. Профиль загрузки ресурса

В случае выбора профиля загрузки отличного от предложенного по умолчанию «Плоский», в колонке информация (i) будет отображаться графические представление профиля.

Кроме имеющихся восьми профилей загрузки, можно задать пользовательский профиль, т.е. руками в строке «Трудозатраты» ввести планируемые часы по каждому ресурсу. Например, если вам нужно, в плане-графике смоделировать неравномерное выполнение объемов работ или расходование материала, вы в представлении «Использование задачи» или «Использования ресурсов» задаете в строке «Трудозатраты» неравномерный планируемый график освоения объемов работ/материалов.

В Microsoft Project 2013 есть возможность через поле «Пиковая загрузка», увидеть максимальную загрузку ресурса на задаче.

Как показывает Рисунок 13, в Microsoft Project 2013, в поле «Единица назначения» отображается сколько данного конкретного ресурса назначено на конкретную задачу, а в поле «Пиковая загрузка» отображается максимальная загрузка ресурса на задаче или другими словами, сколько человек максимально в единицу времени нужно на выполнении задачи.

Например, если вы назначили ресурс на задачу длительностью 5 дней, то в полях «Единица назначения» и «Пиковая загрузка» будет цифра «1», но если вы, например, во временном представлении, поставите больше часов (10) в какой-то день, чем рассчитали Microsoft Project 2013, то в поле «Единица назначения» по-прежнему будет единица, а в поле «Пиковая загрузка» значение равное 1,25 (10/8 = 1,25).

Суммарная задача и назначение на нее ресурсов

Иногда можно встретить ситуацию, когда пользователи назначают ресурсы на суммарные задачи.

Не считаю это особо правильным, по следующим причинам:

1. Назначение ресурсов на суммарную задачу приводит к искажению трудозатрат в проекте, Рисунок 14 .
2. Назначение ресурсов на суммарную задачу приводит к искажению информации о доступности/загрузке ресурса.

Рисунок 14. Назначение на суммарную задачу

Поэтому если очень хочется, то можно при назначении ресурса на суммарную задачу указать единицы назначения равными нулю.

А вообще, лучший вариант, это создать поле «Ответственный» с таблицей подстановки и произвести сопоставление с задачами.

Отдельно, не касаясь вопроса суммарных ресурсов и задач, нужно знать, что вы не можете указать сколько человек для выполнения работы в тот или иной день вам нужно. Можно редактировать только трудозатраты (см. Рисунок 14). Т.е. если у вас стоит задача, считать сколько человек должно быть на задаче (план/факт), то...

Техника назначения материальных ресурсов

Назначение материалов на работы служит для определения потребности в материалах на каждой работе и в проекте в целом.

Расход материалов должен назначаться согласно нормам расхода материала на единицу объема работ, принятым в компании. Если в компании такие нормы не утверждены, то можно использовать нормы расходов, отраженные в государственных нормах.

Назначение материалов происходит аналогично назначению трудовых ресурсов, теми же методами, в тех же окнах, за одним маленьким исключением.

Есть два способа назначения расхода материалов на операциях:

1. Фиксированный расход на операции - это расход материала, не зависящий от характеристик операции (длительность, объем) и назначенных на ее выполнение ресурсов;
2. Расход в час (день, месяц, год) - расход материала в единицу длительности операции, т.е. при изменении длительности операции итоговое количество материала будет прямо пропорционально изменяться, Рисунок 15 .

После назначения материального ресурса на задачу в колонке «Трудозатраты» напротив назначенного ресурса будет отображаться итоговая потребность в данном материальном ресурсе с указанием единицы измерения материала.

Рисунок 15. Расход материального ресурса в единицу времени

Теория назначения затратных ресурсов

Назначение затрат и затратных ресурсов на работы служит для определения стоимости той или иной задачи и проекта в целом.

Расходы затрат и затратных ресурсов должны назначаться согласно нормам расхода на конкретную задачу, только для затратного ресурса, и/или только единицу длительности задачи для затрат, моделируемых через материальные ресурсы. Как правило, нормы расхода утверждаются внутри каждой компании.

Техника назначения затрат и затратных ресурсов не отличается от техники назначения других ресурсов, за следующими нюансами:

• Для затратных ресурсов нельзя выбрать профиль распределения.
• В окне назначения ресурсов указывается конкретная сумма затрат на задачу, Рисунок 16 .
• Затратные ресурсы не зависят от объема работ по задаче, то есть, если у вас в результате анализа (или переделки проекта) какую-то задачу нужно будет увеличить вдвое, вам нужно будет, при необходимости, вручную переназначать стоимость затратного ресурса.
• Не есть хорошо, когда назначение затратных ресурсов происходит на задачи, на которых есть назначенные ресурсы. Другими словами, затратный ресурс должен быть один на задаче.

Рисунок 16. Назначение затратного ресурса

Всецело понять тему ресурсов, их назначений, принципов расчетов Microsoft Project назначений можно окончательно только после того как прочувствуете:

• принципы работы трех типов задач (Фиксированная длительность, фиксированные трудозатраты, фиксированные единицы назначений);
• принципы работы Microsoft Project при множественном назначении ресурсов на задачи;
• принципы расчетов процентов завершения.
  

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.

Работа со списком ресурсов в MS Project

Определившись с потребностями в ресурсах, Вам необходимо добавить их в план проекта.

Список ресурсов включает в себя:

• Имя ресурса.
• Ежедневный объем времени, в течение которого ресурс может быть задействован в выполнении задач.

Некоторые задачи требуют, что бы их выполнение проводилось более чем одним ресурсом. Для большего удобства при назначении ресурсов на такие задачи можно создавать группы ресурсов. Объединение ресурсов также делает более удобным составление отчетов. Группа ресурсов может представлять собой любую комбинацию отдельных ресурсов. Обычно используется для классификации ресурсов в целях контроля и отчетности.

В системе управления проектами MS Project Professional 2013 используются следующие типы ресурсов:

• Материальные. Данные тип используется для описание материалов или бригад участвующих в проекте.
• Трудовые. Данный тип ресурсов используется для описания сотрудников компании или оборудования.
• Затраты. Данный тип ресурса может быть использован для описания подрядных организаций участвующих в проекте

Чтобы создать список ресурсов:

1. В поле «Название ресурса» введите имя ресурса.
2. Если Вы хотите включить ресурс в группу, укажите имя группы в поле «Группа». Если Вы хотите добавить несколько ресурсов в одну и ту же группу, укажите одно и то же имя группы для нескольких ресурсов.
3. Если необходимо, укажите число доступных единиц ресурса в поле «Макс. Единиц».
4. Для материальных ресурсов вводится размерность в поле «Единицы измерения материалов».
5. Укажите календарь для трудовых ресурсов проекта. Для трудового ресурса Вы можете использовать только один календарь.

Подробное описание ресурсов в MS Project

Для более подробного описания ресурсов Вам необходимо:

1. Перейти на представление «Лист ресурсов» и зайти на окно «Ресурс».
2. Станьте на интересующий Вас ресурс и нажмите кнопку «Сведения » или два раза кликните мышкой. После чего откроется окно «Сведения о ресурсе».

• В поле «Адрес эл. почты» вводится электронная почта ресурса, по которой возможно связаться с ресурсом.
• В поле «Учетная запись Windows» вводится логин пользователя и имя домена, в котором состоит пользователь, для синхронизации данного пользователя с корпоративным пулом ресурсов компании.
• В поле «Тип резервирования» устанавливается тип резервирования для ресурса: выделенный или предложенный. Если установлен тип резервирования «выделенный», после публикации назначения на сервере, ресурсам будет разослан список задач, на которые он назначен в данном проекте. Если установлен тип резервирования «предложенный» рассылка не будет осуществляться.
• В поля «Код:» указывается код ресурса по внутренней корпоративной классификации.
• Для установки типа ресурса как роль, установите пункт «Универсальный», после чего возле ресурса в списке ресурсов выводится значок "нескольких лиц".
• Нажав на кнопку «Изменить рабочее время… » Вы можете изменить календарь работы ресурса. Подробнее о создании календарей описано в материале «Календарь проекта »
• Для настройки заметок перейдите на закладку «Заметки». Описание работы с заметками приведено в материале «Описание задач проекта ».

Назначение затрат на ресурс в MS Project

Для назначения затрат на ресурс:

1. Перейдите в представление «Лист ресурсов».
2. Выберите ресурс, которому Вы хотите назначить тариф или величину единовременного платежа.
3. Введите информацию в поля «Стандартная ставка», «Ставка сверхурочных» и «Затраты на использование».

Таблица норм затрат - это набор ставок или цен ресурса, а также размеров единовременных платежей за использование ресурса. Таблицы норм затрат ресурса можно использовать для того, чтобы описывать изменения ставок и единовременных платежей по ходу выполнения проекта. Например, с использованием таблиц норм затрат можно описать постепенное увеличение заработной платы сотрудников по мере завершения проекта. Всего можете описать до 25 изменений ставок и единовременных платежей за использование ресурса с указанием времени проведения изменения. MS Project будет применять новые ставки при достижении срока очередного изменения.
Вы можете использовать до пяти таблиц норм затрат для одного ресурса. Практическое значение этой возможности в том, что таким образом Вы можете использовать разные способы оплаты труда для разных типов работ. Таблицы норм затрат связываются с назначениями.
За исключением единовременных затрат за использование ресурсов, которые приходится нести в начале выполнения задачи, MS Project использует равномерное накопление затрат пропорционально выполненной работе. Однако Вы также можете использовать оплату в начале или в конце выполнения задачи.

Типы затрат для различных типов ресурсов:

• Трудовые:"Стандартная ставка", "Сверхурочная ставка", "Затраты на использование"
• Материальные: "Стандартная ставка", "Затраты на использование"
• Затратные: Затраты назначенные на выполнение конкретных задач проекта

Чтобы создать таблицу норм затрат:

1. Перейдите в представление «Лист ресурсов» и на страницу «Ресурс».
2. Выберите ресурс, для которого надо создать таблицу затрат.
3. На панели инструментов нажмите на кнопку «Сведения о ресурсе ».
4. В окне «Сведения о ресурсе» перейдите на закладку «Затраты».

Выберите таблицу при помощи закладок A-E, поэтому вы можете назначить не более пяти типа ставок затрат. Таблица A является таблицей по умолчанию. Если Вы не укажете специально, какую таблицу норм затрат использовать для конкретной задачи, MS Project будет использовать таблицу A.
5. В полях «Стандартная ставка», «Ставка сверхурочных» и «Затраты на использование» укажите соответствующие значения. В поле «Дата действия» Вы должны указать дату, с которой изменения вступают в силу.
6. В поле «Начисление затрат» выберите способ выплат:

• Для выплаты всей суммы при начале работы укажите «В начале».
• Для постепенной выплаты укажите «Пропорциональное».
• Для выплаты всей суммы в конце работы укажите «По окончании».

7. Нажмите на кнопку «OK ».

• 
  Трудовые – это работники или коллективы, выполняющие запланированные в рамках проекта работы.
• 
  Материальные –материалы, которые потребляются при выполнении работ проекта.
• 
  Затратные – различные виды денежных расходов сопряженных с работами проекта, которые напрямую не зависят от объема, длительности работ и потребляемых ими трудовых или материальных ресурсов. Например, стоимость железнодорожных или авиационных билетов, командировочные расходы и т.п.

1. 
   График доступности. Задает периоды времени, когда ресурс может быть задействован для выполнения работ проекта. Этот график может учитывать отпуска, командировки, занятость ресурса в других проектах и т.п.
2. 
   Индивидуальный календарь рабочего времени. Задает график рабочего времени ресурса.
3. 
   Стоимость. Она складывается из двух составляющих: повременной оплаты (стандартная и сверхурочная ставки), которая начисляется пропорционально длительности работы ресурса в проекте, и стоимости использования, которая является разовой фиксированной суммой, не зависящей от времени работы;
4. 
   Максимальное количество единиц доступности. Устанавливает максимальный процент рабочего времени, которое ресурс может ежедневно выделять для выполнения работ данного проекта. Например, 50% – половина рабочего времени установленного в день по календарю. Данная величина не препятствует планированию большего процента участия ресурса в проекте, но используется для контроля его перегруженности. Так для ресурса с 50% максимальной доступности можно запланировать все 100% использования, но при этом он будет считаться перегруженным на 50%.

1. 
   Стандартная ставка. Задает стоимость единицы материала. Общая стоимость материала вычисляется как произведение потребленного количества на значение стандартной ставки.
2. 
   Стоимость использования. Фиксированная сумма, которая не зависит от количества потребляемых материалов. Например, стоимость доставки.

Ввод перечня ресурсов заключается в последовательном заполнении строк таблицы их названиями и выбором типа ресурса в колонке Тип. Для редактирования остальных параметров ресурса используется окно его свойств.

Рис. 5.1. Лист ресурсов проекта
^

5.2. Окно свойств ресурса

Рис. 5.2. Вкладка Общие окна свойств ресурса

График доступности задается только для трудовых ресурсов и вводится в таблицу, состоящую из трех столбцов:

1. 
   Доступен с – начальная дата периода доступности ресурса (значение НД означает неограниченный начальный срок);
2. 
   Доступен по – конечная дата периода доступности (НД означает неограниченный конечный срок);
3. 
   Единицы – максимально возможный процент рабочего времени от установленного по индивидуальному календарю, который ресурс может потратить ежедневно на выполнение работ проекта. При использовании ресурса свыше заданного процента он будет считаться перегруженным на величину превышения.

Тип резервирования принимает одно из двух значений:

1. 
   выделенный – ресурс принимает участие в проекте;
2. 
   предложенный – ресурс может принять участие в проекте, но окончательное решение еще не принято.

Вкладка Затраты предназначена для ввода стоимости как трудовых, так и материальных ресурсов. Она изображена на рис. 5.3.

Рис. 5.3. Вкладка Затраты окна свойств ресурса

Поскольку стоимость может изменяться в зависимости от каких-либо условий, система позволяет описать до пяти стоимостных схем и применять их для различных задач. Схемы соответствуют вкладки от A до E. Схема A используется по умолчанию. Например, при работе в офисе заработная плата сотрудника начисляется по схеме A, во время командировки на предприятие заказчика – по схеме B, а во время командировки за границу Российской Федерации – по схеме C.

Стоимость задается в таблице, состоящей из четырех столбцов.

1. 
   Дата действия. Дата, с которой начинает действовать указанная в строке стоимость. Прочерк означает начальное значение стоимости.
2. 
   Стандартная ставка. Для трудовых ресурсов задает ставку оплаты труда пропорционально отработанному времени. Интервал времени, для которого указана ставка обозначается сокращениями м (минута), ч (час), д (день), мес (месяц). Для материальных ресурсов эта ставка задает стоимость за использование единицы соответствующего материала.
3. 
   Ставка сверхурочных. Имеет смысл и доступна только для трудовых ресурсов. Задает порядок начисления оплаты труда пропор-ционально дополнительно отработанному времени, выходящему за пределы установленного графика рабочего времени.
4. 
   Затраты на использование. Могут указываться для трудовых и материальных ресурсов. Задают суммы, начисляемые при каждом использовании ресурса вне зависимости от объема выполненных трудозатрат. Например, стоимость использования компьютера не зависит от времени его работы и определяется разовыми затратами на его приобретение и установку программ.

Поле Начисление затрат определяет порядок распределения всей стоимости ресурса во времени реализации проекта. Этот параметр влияет на график финансирования проекта. Возможны три варианта начисления.

1. 
   В начале. Вне зависимости от продолжительности работы ресурса вся стоимость его эксплуатации должна быть профинансирована к началу эксплуатации;
2. 
   Пропорционально. К началу эксплуатации ресурса финансируются только затраты, указанные в графе Затраты на использование, а остальные распределяются во времени пропорционально его использованию;
3. 
   По окончании. Затраты на использование финансируются в начале эксплуатации, а остальные – по завершении эксплуатации ресурса.

Рис. 5.4. Вкладка Заметки окна свойств ресурса

На вкладке Настраиваемые поля отображаются значения определенных в проекте настраиваемых полей ресурсов. Подробно работа с такими полями будет рассмотрена в лекции 6.

1. В поле Название ресурса введите название ресурса.
2. В поле Тип определите тип ресурса: рабочий или материальный.
3. Чтобы обозначить группы ресурсов, в поле Группа в качестве названия ресурса введите название группы.
4. Для каждого рабочего ресурса (сотрудники или оборудование) в поле Макс. единиц введите в процентах максимальное число единиц, доступных для этого ресурса. Например, введите значение 300%, чтобы указать, что доступны три единицы полной занятости определенного ресурса.
5. Для каждого материального ресурса (расходного материала для проекта) в поле Единицы измерения материалов введите единицы измерения материального ресурса, например тонны.

Если производится работа с диаграммой Ганта или другими представлениями задач, можно ввести дополнительные названия ресурсов. Чтобы назначить дополнительные ресурсы, нажмите кнопку Назначить ресурсы и введите название ресурса в поле Название ресурса. Кроме того, чтобы импортировать ресурсы из Microsoft Exchange, Microsoft Active Directory или сервера Microsoft Project Server , можно нажать кнопку Параметры списка ресурсов, а затем кнопку Добавить ресурсы.

Кроме того, для быстрого создания списка ресурсов может быть использована боковая область Выбор ресурсов. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Ресурсы и щелкните ссылку Выбор людей и оборудования для проекта. Следуйте инструкциям в боковой области.

Изменение графика работы ресурса

Рабочие часы и выходные дни, указанные в календаре проекта, являются стандартными рабочими часами и выходными днями для каждого ресурса. Если отдельный ресурс работает совсем по другому графику или необходимо учесть отпуск или простой оборудования, можно изменить индивидуальный календарь ресурса.

1. В меню Вид выберите команду Лист ресурсов, а затем выберите ресурс, график которого требуется изменить.
2. В меню Проект выберите команду Сведения о ресурсе и откройте вкладку Рабочее время.
3. Выберите в календаре дни, которые требуется изменить. Чтобы изменить день недели для всего календаря, выберите сокращенное обозначение этого дня вверху календаря.
4. Выберите параметр стандартное время, нерабочее время или нестандартное рабочее время. Если выбран параметр стандартное время, для выбранных дней по умолчанию используется стандартный календарь Microsoft Project , т. е. работа с понедельника по пятницу, с 9:00 до 13:00 и с 14:00 до 18:00.
5. Если выбран параметр нестандартное рабочее время, введите время начала работы в поле С и время окончания в поле По.
6. Нажмите кнопку OK.

Если для группы ресурсов совпадают особые рабочие часы и выходные дни, например вторая смена или другие выходные, для этой группы можно создать новый базовый календарь. В меню Сервис выберите команду Изменить рабочее время. Нажмите кнопку Создать и введите название нового базового календаря. Чтобы начать формирование стандартного календаря, выберите параметр Создать новый базовый календарь.

Для быстрого изменения графика работы ресурса можно использовать боковую область Рабочее время проекта. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Ресурсы и щелкните ссылку Определение рабочих часов для ресурсов. Следуйте инструкциям в боковой области.

Назначение ресурсов задачам

Задаче можно назначить несколько ресурсов, а также определить, все или не все рабочее время ресурс работает над задачей. Если назначенная ресурсу работа превышает ежедневную полную занятость, указанную в календаре рабочего времени ресурса, в Microsoft Project в представлениях ресурсов название перегруженного ресурса выделяется красным цветом.

1. В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта .
2. В поле Название задачи выберите задачу, которой требуется назначить ресурс, а затем нажмите кнопку Назначить ресурсы.
3. В поле Название ресурса выберите ресурс, которой требуется назначить задаче.
4. Чтобы назначить неполную занятость ресурса, в столбце Единицы следует выбрать или ввести значение меньше 100 процентов, задающее долю рабочего времени, которую ресурс должен посвятить этой задаче.
5. Чтобы назначить несколько разных ресурсов, выберите названия этих ресурсов, удерживая клавишу CTRL .
6. Чтобы назначить несколько одинаковых ресурсов (например двух плотников), в столбце Единицы введите или выберите значение больше 100 процентов. При необходимости в поле Название ресурса введите название нового ресурса.
7. Нажмите кнопку Назначить.
8. Галочка слева от столбца Название ресурса указывает, что ресурс назначен выбранной задаче.
9. Нажмите кнопку Закрыть.

Один ресурс можно заменить другим. Выберите задачу, ресурсы которой требуется заменить. В диалоговом окне Назначение ресурсов выберите назначенный ресурс и нажмите кнопку Удалить. Выберите один или несколько ресурсов для назначения, а затем нажмите кнопку OK

Для быстрого назначения ресурсов можно использовать боковую область Назначение ресурсов. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Ресурсы и щелкните ссылку Назначение людей и оборудования задачам. Следуйте инструкциям в боковой области.

Проверка и изменение назначений ресурсов

В представлении "Использование ресурсов" отображаются ресурсы проекта и назначенные им задачи, сгруппированные под каждым ресурсом. С помощью представления "Использование ресурсов" можно определить количество часов, запланированных для работы ресурса над каждой задачей, а также ресурсы с превышением доступности. Кроме того, определяется время, которое может быть выделено каждому ресурсу для дополнительных трудозатрат.

1. В меню Вид выберите команду Использование ресурсов.
2. В столбце Название ресурса просмотрите назначения ресурсов.
3. Чтобы заменить для задачи один назначенный ресурс на другой, выберите нужную строку, установите указатель на поле "Идентификатор" (самый левый столбец), а затем перетащите задачу под новый ресурс.

Имеется возможность изменить единицы шкалы времени, например, с дней на недели. В меню Формат выберите команду Шкала времени и вкладку Нижний уровень. Выберите в поле со списком Единицы нужные единицы для шкалы времени. То же самое можно выполнить на вкладках Средний уровень и Верхний уровень.

Если название ресурса выделено красным жирным шрифтом, это означает, что ресурс перегружен.

В результате выполнения всех описанных действий к проекту добавлены сотрудники, оборудование и материалы, определены графики работы, а задачам назначены ресурсы. Если используется средство интерактивной совместной работы группы, например, сервер Microsoft Project Server , назначения будут опубликованы для принятия членами группы

Ввод затрат

Если требуется учесть расходы на каждую задачу или общие затраты на проект, ввод норм затрат на работу ресурсов над задачами или фиксированных затрат на задачи позволяет увидеть отклонения от бюджета.

Для ресурсов можно ввести нормы на использование и сверхурочную работу, планировать повышение оплаты ресурса и выбрать срок начисления затрат. Кроме того, сведения о затратах можно просматривать различными способами.

В Microsoft Project возможно назначение норм затрат на работу ресурсов и на материальные ресурсы, поэтому допускается точное управление затратами на проект. Для ресурсов можно назначить стандартные нормы затрат, нормы затрат на сверхурочную работу или нормы затрат на использование

Назначение затрат ресурсам

• В меню Вид выберите команду Лист ресурсов.
• В меню Вид выберите команды Таблица и Ввод.
• В поле Название ресурса выберите ресурс или введите название нового ресурса.
• В поле Тип выберите значение Трудозатраты, если ресурсом является сотрудник или механизм, или значение Материалы, если ресурсом являются расходные материалы или сырье (например цемент).
• Для рабочих ресурсов в полях Стандартная ставка, Ставка сверхурочных работ или Затраты на использование введите нормы затрат на ресурс. Для материальных ресурсов в поле Единицы измерения материалов введите единицы измерения материального ресурса (например тонны), а в полях Стандартная ставка или Затраты на использование введите норму затрат.
• Нажмите клавишу ENTER .

Для любого нового введенного ресурса можно установить стандартные ставки и ставки за сверхурочную работу по умолчанию. В меню Сервис выберите команду Параметры и откройте вкладку Общие. В полях Стандартная ставка по умолчанию и Ставка сверхурочных работ по умолчанию введите новые ставки. Если требуется использовать эти значения для всех будущих проектов, нажмите кнопку По умолчанию.

Для одного ресурса можно учесть различные нормы затрат. В примере рассматриваются: изменение нормы затрат для ресурса в ходе проекта, оплата ресурса по различным ставкам для разных назначений и различные разряды материальных ресурсов. В меню Вид выберите команду Лист ресурсов. В поле Название ресурса выберите ресурс и нажмите кнопку Сведения о ресурсе. Введите сведения на вкладке Затраты.

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.

Назначение и его основные характеристики в MS Project

Назначением называется связь между задачей и ресурсом, необходимым для завершения этой задачи. На одну задачу может быть назначено произвольное количество ресурсов, как рабочих, так и материальных (другими словами, с одной задачей может быть связано несколько назначений).
Основными характеристиками назначения (независимо от типа ресурса) являются:

• Выделяемое количество ресурсов.
• Работа.
• Профиль загрузки.
• Норма потребления (для материальных ресурсов).

Выделяемое количество ресурсов - количество единиц ресурса, которое может быть использовано при выполнении задачи. Материальный ресурс, может измеряться в любой размерности указанной в поле "Единица измерения ". Для рабочих ресурсов - соответствует количеству рабочего времени ресурса, которое может быть использовано при выполнении задачи.
Для назначения работа - это трудозатраты ресурса при выполнении задачи. Под трудозатратами ресурса понимается количество затрачиваемого рабочего времени ресурса. Работу следует отличать от длительности задачи.
Работа также определяется для задач и для ресурсов. Для задачи работа - это суммарные трудозатраты всех ресурсов, участвующих в выполнении задачи. Для ресурса - сумма трудозатрат ресурса по всем задачам, на которые назначен ресурс.
Профиль загрузки - это способ распределения работы по времени выполнения задачи. По умолчанию MS Project использует так называемый плоский профиль загрузки, т.е. на каждый рабочий день для ресурса планируются одинаковые трудозатраты. Наряду с плоским профилем загрузки MS Project позволяет использовать несколько предопределенных профилей загрузки. Кроме того, Вы можете самостоятельно отредактировать распределение работы по дням для любого назначения.

Работа с назначениями. Назначение ресурсов на задачи в MS Project

Назначение ресурсов в описании задачи
Для назначения ресурсов непосредственно при описании задачи необходимо:

1. Открыть окно «Сведения о задаче» для этого необходимо два раза нажать на названии задачи или выделить задачу и нажать на кнопку «Сведения» на закладке «Задача».
2. В открывшемся окне «Сведения о задаче» перейдите на закладку «Ресурсы».
3. В окне ввода Вы можете ввести название ресурса, если данное название совпадает с названием уже имеющегося ресурса, он автоматически будет назначен на задачу, если название не совпадает, будет создан новый ресурс типа «Трудовой». Во избежание дублирования станьте пустую строку, и нажмите на стрелку вниз в правой части строки, после чего из выпадающего списка выберите название ресурса.
4. В поле «Владелиц» выводится имя пользователя владельца ресурса, которому будет отправляться согласование использования данного ресурса. Для всех локальных и универсальных ресурсов это поле пустое.
5. В поле «Единицы» введите объем необходимого ресурса. Если вводите трудовой ресурс необходимо указать процент времени ресурса, которое он будет тратить на реализации данной задачи. Если Вы вводите материальный ресурс введите его количество в размерности указанной в представлении «Лист ресурсов». Если вводите затратный ресурс ничего не вводите.
6. В поле «Затраты» будет выведено стоимость использования данного ресурса. Для трудовых и материальных ресурсов данное значение будет подсчитано автоматически при нажатии кнопки «ОК». Для затратных ресурсов необходимо указать сумму которую планируете потратить на реализацию данной задачи этим ресурсом.

После ввода ресурса не забудьте уменьшить фиксированные затраты задачи проекта на сумму которую вы планируете потратить на введенные Вами ресурсы.

Чтобы назначить ресурс задаче:

1. Перейдите в представление Диаграмма Ганта и перейдите на страницу «Ресурсы ».
2. Выберите задачу, которой Вы хотите создать назначение ресурса.
3. Нажмите на кнопку «Назначить ресурсы ». Появится соответствующее диалоговое окно:
4. В поле «Название ресурса» выберите ресурс, который Вы хотите назначить на задачу. Если Вы хотите создать новый ресурс, перейдите на свободную ячейку в таблице диалогового окна и введите имя ресурса. Дважды щелкнув мышкой по имени ресурса, Вы вызовете окно «Сведения о ресурсе», при помощи которого Вы сможете ввести информацию о ресурсе. Вы также можете выбрать имя ресурса из адресной книги Вашей системы электронной почты. Для этого нажмите на кнопку "+" слева от «Параметры списка ресурсов». Затем нажмите на кнопку «Добавить ресурсы » и в выпадающем списке выберите пункт «From Adress Book» (Из адресной книги…). MS Project покажет Вам окно, в котором Вы должны будете из списка адресатов выбрать, требуемые Вам ресурсы. После того, как Вы нажмете на кнопку «OK », адресаты из адресной книги будут добавлены в список ресурсов проекта и для них будут созданы назначения.
5. В поле Единицы укажите выделяемое количество единиц ресурса в данном назначении. Для рабочего ресурса значение указывается в процентах (количество рабочего времени).

Для материального ресурса значение указывается с использованием единиц измерения для ресурса. По умолчанию для материального ресурса указывается фиксированная норма потребления. Если Вы хотите указать переменную норму потребления для материального ресурса, то укажите значение с использованием единиц измерения для ресурса, приведенного к единице времени. Например, для того чтобы указать для материального ресурса цемент норму потребления «1 тонна в сутки», а для цемента единица измерения указана как «т», то в поле Единицы необходимо будет указать значение «1 т/д».

При необходимости можно выбрать несколько ресурсов одновременно. Для этого, указывая на ресурс, пользуйтесь клавишей Ctrl.
Чтобы удалить назначение в окне «Назначить ресурсы» выберите ресурс, назначение которого необходимо удалить и нажмите на кнопку «Удалить ».
Чтобы заменить один ресурс в назначении на другой в окне «Назначить ресурсы» выберите ресурс, который Вы хотите заменить в назначении и нажмите на кнопку «Заменить ». В появившемся окне «Замена ресурса» выберите ресурс для замены.

При назначении ресурсов с корпоративного пула ресурсов в рамках ИСУП MS EPM необходимо перейти на закладку "Ресурсы" пункт меню "Пул ресурсов" подпункт "Корпоративный пул". После чего открывается специальное окно где будет выведено перечень ресурсов корпоративного пула и возможность перенести их в лист ресурсов проекта.

Назначение ресурсов через описание задач

1. Перейдите на закладку "Задача ". Нажмите на кнопку "Отобразить сведения о задаче ", после чего откроется нижняя часть экрана.
2. Нажмите левую кнопку на открывшейся панели и перейдите на закладку "Формат ". Нажмите на кнопку "Трудозатраты " для вывода нужного набора данных.
3. Укажите перечень ресурсов в списке в столбце "Название ресурсов ". После укажите объемы ресурсов в столбце "Единицы " или "Трудозатраты " (объемы материалов или работ для бригад указывайте также в столбце "Трудозатраты ").
4. После назначения ресурсов на задача нажмите кнопку "Ок ".