Замена эклз порядок действий какие документы. Эклз расшифровка понятия, процедура замены
При замене ЭКЛЗ старой на новую в какой срок необходимо подать заявление в ИФНС?
Замена ЭКЛЗ: порядок действий 2016 не урегулирован законом. У компаний замена ЭКЛЗ часто вызывает трудности. Порядок действий мы подробно разобрали.
Замена ЭКЛЗ порядок действий 2016 законодательно не урегулирован. Точно установленного срока для подачи заявления в налоговую нет, однако заявление лучше будет подать одновременно с уведомлением ЦТО о замене ЭКЛЗ.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Ситуация: Замена ЭКЛЗ порядок действий 2016
ЭКЛЗ нужно заменять в следующих случаях:
- при заполнении памяти ЭКЛЗ;
- по истечении установленного срока эксплуатации ЭКЛЗ (независимо от степени заполнения памяти);
- при перерегистрации ККТ;
- при неисправности блока ЭКЛЗ (ремонт ЭКЛЗ как в составе ККТ, так и вне ККТ не допускается).
Работы, связанные с заменой ЭКЛЗ, могут выполнять только поставщики и ЦТО. Самостоятельно менять ЭКЛЗ организации (предприниматели) не вправе. Об этом сказано в пункте 3.1 Методических указаний, утвержденныхпротоколом ГМЭК от 25 июня 2002 г. № 4/69-2002 .
Организация (предприниматель) обязана своевременно информировать ЦТО о необходимости замены ЭКЛЗ в случаях, перечисленных выше (п. 10 Положения, утвержденного решением ГМЭК от 6 марта 1995 г. № 2/18-95).
Порядок замены ЭКЛЗ законодательно не урегулирова*. По разъяснениям финансового ведомства, до принятия нормативных актов по этому вопросу следует руководствоваться временными разъяснениями налоговой службы.
Если производится замена ЭКЛЗ порядок действий 2016 следующий:
- уведомить ЦТО за месяц до истечения срока;
Если ККТ выдала сообщение о заполнении памяти ЭКЛЗ более чем на 90 процентов, нужно немедленно:
- уведомить об этом ЦТО;
- направить гарантийное письмо-заявку в ЦТО на установку и активацию новой ЭКЛЗ.
Перед тем как заменить ЭКЛЗ, необходимо:
- снять краткий отчет за период с момента активации ЭКЛЗ до последней закрытой смены;
- снять итоги текущей смены;
- провести закрытие архива в соответствии с эксплуатационной документацией ККТ.
При этом в налоговую инспекцию нужно представить:
- заявление о регистрации ККТ (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470). В нем указывается заводской номер нового блока ЭКЛЗ, а также номер действующего паспорта ККТ (до утверждения нового образца паспорта ККТ), а при отсутствии паспорта ставится прочерк (письма ФНС России от 3 апреля 2012 г. № АС-4-2/5537 и от 21 марта 2012 г. № АС-4-2/4767);
- карточку регистрации ККТ, на которой будет меняться ЭКЛЗ;
- форме № КМ-4 ;
- техническое заключение ЦТО о причине замены ЭКЛЗ;
- акт по форме № КМ-2 , заверенный печатью ЦТО (составляется в двух экземплярах). В акте должны быть отражены показания контрольных счетчиков до замены ЭКЛЗ. Акт по форме № КМ-2 заполняется в присутствии налоговых инспекторов (указания , утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 , письмо ФНС России от 20 сентября 2011 г. № АС-4-2/15390).
Если происходит замена ЭКЛЗ порядок действий 2016 и документы следующие:
- паспорт ККТ. При этом в графе «Особые отметки» должна быть указана дата замены и активации ЭКЛЗ с указанием ее регистрационного номера;
- дополнительный лист к паспорту ККТ с отметкой об активации ЭКЛЗ;
- акт ввода ЭКЛЗ в эксплуатацию;
- журнал по форме № КМ-8 .
Перечисленные документы оформляет ЦТО, проводивший замену ЭКЛЗ, и передает их организации (предпринимателю) для представления в налоговую инспекцию.
После проверки документов налоговая инспекция возвращает их организации (предпринимателю). Одновременно инспекция должна вернуть:
- карточку регистрации ККТ с отметкой об активированной ЭКЛЗ;
- журнал кассира-операциониста по
Также современные ККМ оборудованы ЭКЛЗ. Термин «ЭКЛЗ» расшифровывается как «электронная контрольная лента защищенная».
Основное предназначение ЭКЛЗ: дополнять фискальную память ККМ, фиксировать каждый чек / операцию. Данные, записываемые в ЭКЛЗ, шифруются: «открутить» пробитый ранее чек не получится.
Сроки замены ЭКЛЗ
ЭКЛЗ рассчитана на работу в течение 13 месяцев с момента активации. Если в течение 13 месяцев с момента активации был пробит только один чек – ЭКЛЗ все равно заблокируется и потребуется ее замена. За 2-3 месяца ККМ начнет выдавать системное сообщение: «ЭКЛЗ близка к заполнению». Выдавать это сообщение ККМ будет при снятии X- и Z-отчетов, распечатывая сообщение в самом начале кассовой ленты. 
Когда нужно менять ЭКЛЗ
Замена ЭКЛЗ производится в следующих случаях:
- При заполнении ЭКЛЗ (более чем на 90%)
- При истечении установленного срока эксплуатации (13 месяцев)
- При перерегистрации ККМ на другое юр. лицо или ИП
- При неисправности ЭКЛЗ
Процедура замены ЭКЛЗ
Итак, пришло время менять ЭКЛЗ. Как выглядит процедура замены ЭКЛЗ?
Все операции по обслуживанию ККМ выполняет и ремонта кассовых аппаратов (далее – ЦТО), с которым у Вас должен быть заключен договор. Мы надеемся, что этим ЦТО будет лучшее крымское ЦТО — Аллат
Самое сложное при замене ЭКЛЗ – это выбрать время.
В среднем, на замену ЭКЛЗ требуется день. И в этот день у Вас в офисе кассир не сможет принимать наличные денежные средства (кассовой машины не будет на месте). Если ККМ несколько – то проблема снимается (сначала будет замена ЭКЛЗ на одной машине, потом на другой). А если ККМ только одна в офисе? Можно выбрать утро пятницы или утро понедельника – то время, когда у Вас меньше всего клиентов.
Итак, Вы выбрали день. Вы обращаетесь в свой ЦТО с просьбой провести замену ЭКЛЗ в удобное для Вас время. ЦТО выделяет механика, который будет проводить замену, выставляет счет на оплату.
(RNDIS, по USB кабелю)
Находясь на рабочем столе нажмите правой кнопкой мыши на значек сети (выделенный красным квадратом)
2.Откроется контекстное меню, где..
Лента, сохраняющая информацию обо всех кассовых операциях, имеет конечный ресурс. Когда он исчерпывается, а также при некоторых других условиях ЭКЛЗ нужно заменять. Процесс этот предприниматель не может осуществить собственными силами и средствами, он регламентируется определенными правилами и проходит по общепринятой процедуре.
Почему ЭКЛЗ нужно менять
ЭКЛЗ – это блок флэш-памяти объемом около 16 мегабайт, в который входит система генерации криптографического кода. Все операции, производимые на контрольно-кассовом механизме, заносятся в эту память, их невозможно корректировать или стереть. Очевидно, что рано или поздно ресурс памяти будет исчерпан. Производители ЭКЛЗ лимитируют запас информации, подлежащей хранению, 100 тыс. чеков.
У ЭКЛЗ есть также временной ресурс, который не зависит от объема заполнения памяти.
Любая ЭКЛЗ рассчитана на работу в течение года плюс один дополнительный месяц.
По истечении этого времени после активации система автоматически блокируется.
Обязательное условие для законного использования ЭКЛЗ – своевременная замена этого блока. Порядок и условия замены регламентированы п.10 «Положения о порядке продажи, технического обслуживания и ремонта контрольно-кассовых машин в Российской Федерации».
Условия замены ЭКЛЗ
Предпринимателю важно знать, что менять блок ЭКЛЗ нужно не тогда, когда он уже перестал функционировать, а заблаговременно.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы это время не оказалось упущенным, устройство ЭКЛЗ заранее выдает на чеках предупреждающую надпись о том, что память близка к заполнению. После первого появления такого уведомления обычно у предпринимателя есть около 3 месяцев для того, чтобы осуществить необходимую процедуру.
Кроме заполнения ресурса, есть и другие факторы, влекущие за собой обязательную замену ЭКЛЗ. Рассмотрим все обстоятельства, требующие немедленной замены ЭКЛЗ.
- Заполнение блока памяти на 9/10 или выше. При такой информации, выданной кассовым аппаратом, нужно незамедлительно предпринять шаги по замене, чтобы блокировка не произошла в самый неожиданный момент.
- Истечение эксплуатационного срока записывающего устройства. Даже если память не заполнена, после года службы устройство надо заменять, для этого предпринимателю и дается еще один дополнительный месяц, гарантирующий работу ЭКЛЗ.
- Проблемы с работой ЭКЛЗ. Если обнаружены неисправности или отказ оборудования, после первого же сбоя в работе предписывается обратиться в центр технического обслуживания. Работать на кассовом аппарате с недействующим или некорректно работающим устройством ЭКЛЗ запрещается.
- Перерегистрация кассового аппарата. Если ККМ сменил владельца, ЭКЛЗ должна быть заменена вне плана: новый предприниматель – новая история движения средств.
Заменяем по плану и по гарантии
Все операции с ЭКЛЗ уполномочены производить только специалисты, имеющие сертификат на подобные действия. Самостоятельно что-либо предпринимать по отношению к ЭКЛЗ предприниматель или кассир не имеет права.
Просто пришло время
О том, что настало время побеспокоиться о замене ЭКЛЗ, система проинформирует вас самостоятельно:
- когда истечет 11 месяцев с начала эксплуатации;
- кода блок памяти окажется близким к заполнению.
Определенный временной ресурс после появления предупреждений у хозяина ККМ имеется, но лучше не затягивать и своевременно начать процедуру, ведь она не так уж проста.
В случае плановой замены все расходы ложатся на плечи предпринимателя, которому придется оплатить:
- стоимость нового устройства ЭКЛЗ;
- услуги специалиста;
- дополнительно – по желанию заказчика, можно заказать выезд специалиста к месту установки кассового аппарата (тогда не придется везти ККМ в центр технического обслуживания), а также услуги по согласованию перерегистрации в налоговой инспекции.
ВАЖНО! Специалист приступит к работе только после погашения всех необходимых платежей. Имеющаяся задолженность или несвоевременный платеж могут сорвать плановую замену ЭКЛЗ, что обернется дополнительными неприятностями в налоговой и в итоге выльется в гораздо большие расходы в виде штрафа.
Процедура плановой замены
Итак, аппарат после распечатки Z-отчета выдал фразу о том, что память устройства скоро будет заполнена. Какие шаги нужно последовательно предпринять?
- Связаться с ЦТО и подать заявку на замену, согласовав день и время.
- Счет на оплату, выставленный руководством ЦТО, должен быть полностью погашен.
- С помощью информации, содержащейся в последнем Z-отчете, специалистом ЦТО формируются акты о техническом освидетельствовании ККМ, а также акт передачи аппарата на ответственное хранение (в случае замены в ЦТО).
- Составленные акты передаются ответственным лицам заказчика для передачи в налоговую инспекцию для перерегистрации.
- Обращение в налоговую, где необходимо получить подпись и печать на (1 часть), что и явится официальным разрешением на осуществление замены ЭКЛЗ. При визите к налоговикам необходимо иметь при себе определенный пакет документов.
- Само проведение замены техническим специалистом.
- Второй визит в налоговую для получения подписи на второй части акта КМ-2 (не забудьте предоставить все необходимые документы). 3 экземпляра этого акта распределяются следующим образом: один остается в ИНФС, второй остается у предпринимателя, а третий заказчик возвращает в ЦТО.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! С момента подписания ч.1 КМ-2 и до получения второй подписи (между пунктами 5 и 7) работать на кассовом аппарате со снятой ЭКЛЗ строго запрещено.
Фирма гарантирует
Изготовитель предоставляет на проданные им блоки ЭКЛЗ гарантию. Если устройство выйдет из строя до истечения 12 месяцев после активации, и в этом не будет вины использующего его предпринимателя, поставщик осуществит гарантийную замену. При этом должны соблюдаться все следующие условия:
- блок, записывающий информацию, был активирован правильно;
- память ЭКЛЗ заполнена не до 100%;
- не производилось самостоятельных попыток манипулировать с блоком ЭКЛЗ;
- заявка на замену подана в течение 12 месяцев со дня активации (дополнительный 13 месяц работы уже не подлежит гарантии);
- техническая экспертиза, проведенная производителем, вынесла положительное решение о гарантийной замене.
Порядок действий при гарантийной замене
Обнаружив неисправность в работе ЭКЛЗ до истечения гарантийного срока, необходимо предпринять следующие шаги.
- Немедленно известить центр технического обслуживания либо самому привезти туда вышедший из строя аппарат. С собой иметь последний Z-отчет и паспорт ЭКЛЗ, заверенный подписью и печатью организации.
- Тестирование проблемного блока ЭКЛЗ (производят специалисты ЦТО). При этом вся фискальная информация из него копируется на дополнительный внешний носитель.
- При подтверждении неисправности составляется акт технического освидетельствования и заполняется ч.1 формы КМ-2.
- На основании этих документов составляется заявка на экспертизу, которую проводит Генеральный поставщик (на это потребуется 3-5 дней). Положительное решение дает право на гарантийную замену ЭКЛЗ.
- Форма КМ-2 и техническое заключение передаются заказчику для согласования в налоговой.
- Действия по получению разрешения в налоговой и произведению работ по замене аналогичны п.5-7 плановой замены ЭКЛЗ.
Пакет документов для налоговой для замены ЭКЛЗ
Отправляясь к налоговикам для оформления разрешения на замену ЭКЛЗ, предпринимателю необходимо взять с собой:
- формуляр кассового аппарата (паспорт ККМ);
- дополнительный лист, характеризующий версию ККМ;
- паспорт ЭКЛЗ, требующей замены;
- журнал кассира (форма КМ-4);
- печать предприятия или ИП (если таковая имеется);
- бланк заявления на замену (получить в ЦТО);
- договор на техническое обслуживание кассового аппарата;
- документ, полученный после первого обращения в ЦТО, который и необходимо завизировать в налоговой (ч.1 формы КМ-2).
После того, как замена произведена, это нужно зафиксировать еще одной визой налоговиков, для чего при себе необходимо будет иметь:
- формуляр ККМ;
- паспорт вашей версии аппарата с дополнительным листом;
- паспорт ЭКЛЗ, которая теперь стоит в вашем аппарате;
- журнал по вызовам технических специалистов (форма КМ-8).
ПОМНИТЕ! При любой замене ЭКЛЗ снятые ленты останутся у предпринимателя. Он должен сохранять их в неприкосновенности в течение предусмотренных законом 5 лет, для чего нужно строго соблюдать условия хранения, обозначенные в паспорте ЭКЛЗ.
→ Замена ЭКЛЗ: последовательность действий
Также современные ККМ оборудованы ЭКЛЗ. Термин «ЭКЛЗ» расшифровывается как «электронная контрольная лента защищенная».
Основное предназначение ЭКЛЗ: дополнять фискальную память ККМ, фиксировать каждый чек / операцию. Данные, записываемые в ЭКЛЗ, шифруются: «открутить» пробитый ранее чек не получится.
Фотография ЭКЛЗ
фотографии
Сроки замены ЭКЛЗ
ЭКЛЗ рассчитана на работу в течение 13 месяцев с момента активации. Если в течение 13 месяцев с момента активации был пробит только один чек ЭКЛЗ все равно заблокируется и потребуется ее замена. За 2-3 месяца ККМ начнет выдавать системное сообщение: «ЭКЛЗ близка к заполнению». Выдавать это сообщение ККМ будет при снятии X- и Z-отчетов, распечатывая сообщение в самом начале кассовой ленты.
Процедура замены ЭКЛЗ
Итак, пришло время менять ЭКЛЗ. Как выглядит процедура замены ЭКЛЗ?
Все операции по обслуживанию ККМ выполняет Центр технического обслуживания и ремонта кассовых аппаратов (далее ЦТО), с которым у Вас должен быть заключен договор.
Самое сложное при замене ЭКЛЗ это выбрать время.
В среднем, на замену ЭКЛЗ требуется день. И в этот день у Вас в офисе кассир не сможет принимать наличные денежные средства (кассовой машины не будет на месте). Если ККМ несколько то проблема снимается (сначала будет замена ЭКЛЗ на одной машине, потом на другой). А если ККМ только одна в офисе? Можно выбрать утро пятницы или утро понедельника то время, когда у Вас меньше всего клиентов.
Итак, Вы выбрали день. Вы обращаетесь в свой ЦТО с просьбой провести замену ЭКЛЗ в удобное для Вас время. ЦТО выделяет механика, который будет проводить замену, выставляет счет на оплату.
В среднем, стоимость замены ЭКЛЗ в Москве составляет порядка 9500 рублей.
Счет оплачен, механик выделен, время с ЦТО и с ИФНС согласовано, поехали.
Замена ЭКЛЗ. Шаг 1 едем в ЦТО
Везем ККМ с блоком питания (если он есть) в ЦТО.
Помимо ККМ, берем с собой документы:
карточка регистрации контрольно-кассовой техники
журнал кассира-операциониста (КМ-4)
журнал учетов вызова технического специалиста ЦТО (КМ-8)
паспорт версии с дополнительным листом
паспорт старой ЭКЛЗ (которая пока еще в ККМ)
паспорт ККМ (именно паспорт, а не руководство)
оригинал последнего Z-отчета
копию последнего Z-отчета в трех экземплярах
доверенность на замену ЭКЛЗ для ИФНС
фотографии
В офисе ЦТО механик, после ознакомления с ККМ, подготовит следующие документы:
техническое заключение о причине замены ЭКЛЗ
акт по форме КМ-2 в трех экземплярах
Замена ЭКЛЗ. Шаг 2 едем в ИФНС
Вы берете документы (которые привезли с собой и которые Вам дали в ЦТО) и направляетесь в ИФНС. Можно захватить еще коробку конфет.
Сотрудник ИФНС (девушка или парень) бегло просматривает документы и ставит штамп на всех трех актах КМ-2. Обычно механики просят позвонить в этот момент в ЦТО, сообщить, что все прошло нормально и ИФНС дала добро на замену.
После Вашего звонка механик приступает к замене ЭКЛЗ, а Вы едете в офис ЦТО.
В этом случае на замену ЭКЛЗ у Вас уйдет половина дня. Если же не звонить в ЦТО из налоговой, то к замене ЭКЛЗ механик приступит после того, как Вы приедете к нему в офис и покажете ему акт КМ-2; на замену ЭКЛЗ уйдет целый день.
Замена ЭКЛЗ. Шаг 3 возвращаемся в ЦТО
Приезжаете в офис ЦТО. ЭКЛЗ уже заменена в ККМ.
Вам дают новый паспорт ЭКЛЗ.
Вы расписываетесь с том, что приняли на ответственное хранение старую ЭКЛЗ.
Вам дают новый Z-отчет на 1 рубль 11 копеек (1,11) (этот Z-отчет пробивает механик ЦТО для тестирования новой ЭКЛЗ).
Могут дать распечатку об активации новой ЭКЛЗ.
ККМ уже можно пользоваться. Забираете все документы и едете к себе в офис.
Передаете заждавшемуся кассиру ККМ с новенькой ЭКЛЗ и направляетесь в ИФНС.
Замена ЭКЛЗ. Шаг 4 завершающий визит в ИФНС
Да, да в ИФНС надо побывать два раза.
Сотрудник ИФНС:
еще раз бегло просматривает документы и ставит штамп на всех трех актах КМ-2 и возвращает Вам два акта (один забирает себе)
расписывает на обороте карточки регистрации ККМ о вводе новой ЭКЛЗ
ставят печать в журнале учетов вызова технического специалиста ЦТО (КМ-8)
Замена ЭКЛЗ. Шаг 5 конец
Вы, уставшие, но веселые, едете в офис.
И начинаете отсчитывать 13 месяцев до новой замены ЭКЛЗ.
Один из двух актов КМ-2 Вы потом вернете в ЦТО (это не срочно, можно вернуть, когда к Вам придет механик для планового осмотра ККМ).
Старая ЭКЛЗ хранится у Вас 5 (пять) лет.
Вопрос
Добрый день
Подскажите, пожалуйста, какие кассовые документы необходимо оформить при замене ЭКЛЗ на кассовом аппарате?
Ответ
При замене ЭКЛЗ пользователь ККТ представляет в налоговый орган следующие документы:
- карточку регистрации ККТ, на которой будет производиться замена ЭКЛЗ;
- техническое заключение о причине замены ЭКЛЗ, выданное ЦТО;
- акт по форме N КМ-2, заверенный печатью ЦТО.
ЦТО, проводивший технологическую процедуру, оформляет соответствующие документы и передает их пользователю для представления в налоговый орган.
К указанным документам должны быть приложены оформленные с помощью ККТ отчетные документы, на основании которых производилось заполнение документов.
Налоговый орган после получения всего комплекта документов и проверки правильности их оформления возвращает их пользователю вместе с карточкой регистрации ККТ с отметкой об активизированной ЭКЛЗ. Налоговый орган подписывает акт по форме N КМ-2 в разделе «При возвращении (приеме) из ремонта». Акт подписывается в трех экземплярах и заверяется штампом налогового органа. Один экз. остается в налоговом органе. 2-й экз. акта передается пользователю для передачи в ЦТО. 3-й экз. остается у пользователя.
Обратите внимание: снятые ЭКЛЗ подлежат хранению у пользователей ККТ в течение 5 лет с момента снятия. При этом пользователь должен обеспечить сохранность ЭКЛЗ с зарегистрированной в ней информацией в течение указанного срока, соблюдая установленные в паспорте ЭКЛЗ условия хранения. Ответственным за хранение ЭКЛЗ является должностное лицо организации.
Смежные вопросы:
-
В штате имеется торговый представитель с разъездным характером работы. Раньше в его обязанности входило ознакомление покупателей с нашей продукцией и прием заказов. Отпуск заказов осуществлялся с центрального склада различными…... -
Добрый день! Подскажите пожалуйста основные средства (кассовый аппарат) стоимость 11000 рублей, каким образом отражается в учете. Сначала на 08 затем на 01 и списывается вся стоимость на 26…... -
Добрый день! Нужен ответ — СРОЧНО! Какие бланки строгой отчетности существуют для применения их при Основной системе налогообложения.. (Как пример: допустим, водитель поехал с товаром в салон красоты (шампуни,…... -
Мне нужно закрыть фирму. Прошу Вас подробно объяснить, что я должна делать.
✒ Вариант 1 — законная ликвидация Ликвидация подразумевает под собой прекращение деятельности компании в соответствии с законом…...
