МегаФон: Электронный документооборот. С контрагентом какой страны был организован ЭДО? Какими документами обменивались: формализованными или неформализованными? Это был тестовый обмен или уже полноценная эксплуатация готового решения

27 февраля 2018 г. 12:21

Недавно компания «Мегафон» заявила о проведении первой операции трансграничного обмена документами. Сегодня мы представляем вам эксклюзивное интервью для ECM-Journal с Михаилом Берстеневым, директором по закупкам и логистике. У экспертов было много вопросов технического, нормативно-организационного и общего рыночного характера.

С контрагентом какой страны был организован ЭДО? Какими документами обменивались: формализованными или неформализованными?

– «МегаФон» стал первой компанией в России, которая реализовала проект международного электронного документооборота с нерезидентом – компанией Huawei. Это наш поставщик из Китая, данная страна не является членом ЕАЭС. Мы обмениваемся неформализованными документами: актами приёмки-передачи лицензий и оборудования, заказами – по законодательству формализованных документов с нерезидентами быть не может. С форматом мы определились на этапе согласования договоров. В дальнейшем мы планируем подписывать с помощью ЭДО договоры, дополнительные соглашения, уведомления, а также вести официальную переписку с данным контрагентом.

Это был тестовый обмен или уже полноценная эксплуатация готового решения?

– Можно сказать, что это первый случай трансграничного обмена, но уже не единственный. Заказы на лицензии мы начали подписывать с августа 2017, а акты – с декабря, так как ждали, пока оператор доработает систему. В декабре был подписан первый комплект первичных документов по поставке технологического оборудования, а в январе этого года – первый заказ на поставку оборудования. То есть это уже не тестовая среда, а полноценный обмен. Но готового решения изначально не было, оно разрабатывалось специально под этот кейс.

Мы давно понимали потребность в реализации подобного проекта и вели активную работу в этом направлении. Huawei стал первым партнером, с которым нам удалось создать прецедент на рынке. Безусловно мы не планируем останавливаться на достигнутом. У нас большие планы по масштабированию решения, мы хотим перевести взаимодействие со всеми поставщиками-нерезидентами в электронный формат. По срокам – ориентируемся на первый квартал 2018 года. В целом, ситуация будет зависеть от потребностей бизнеса, мы всегда открыты для новых проектов. Уверен, что это позволит оптимизировать бизнес-процессы и сделать взаимодействие еще эффективнее.

На базе какого ПО был организован обмен?

– Оператором ЭДО выступила компания «СКБ Контур», обмен осуществляется с помощью разработанной ими платформы «Контур Диадок». На стороне «МегаФона» платформа интегрирована в ERP систему SAP, на стороне Huawei – посредством доступа через веб-интерфейс. В ближайшее время коллеги планируют интеграцию модуля в свою систему SAP.

С точки зрения законодательства организация трансграничного обмена всегда очень затруднительна. Какими нормами права вы руководствовались, организуя такой обмен?

– Основное право в данном случае – право Российской Федерации. В рамках проекта мы заключили лицензионное соглашение с оператором ЭДО, точно такое же соглашение заключила с оператором и вторая сторона – компания Huawei. Так как весь процесс регулировался правом РФ, сложностей с точки зрения законодательства не возникло.

Какой срок ушел на все подготовительные мероприятия?

– Точный срок назвать сложно, об организации трансграничного ЭДО мы задумались давно. В целом, на полную реализацию проекта ушло около 6 месяцев, включая ожидание ответа от государственных органов и доработку системы оператором.

Как было организовано подписание ЭП при трансграничном ЭДО?

– При трансграничном ЭДО так же, как и при внутрироссийском, документы подписываются с двух сторон. Если говорить о технической стороне, то кратко процесс подписания выглядит следующим образом – документ проходит согласование сначала в нашей системе SAP и подписывается нашей ЭП, затем по интеграционной шине через оператора передается в личный веб-кабинет контрагента, проверяется им и подписывается его ЭП. В результате и мы и контрагент видим в системе подписанный с двух сторон документ.

Благодаря доработкам, которые оператор внес в свою платформу специально для проекта, «МегаФон» подписывает документы с использованием квалифицированной ЭП, а Huawei - неквалифицированной ЭП. Как я уже говорил ранее, весь процесс регулируется правом РФ.

Обе стороны используют российские сертификаты ключа проверки ЭП. Со своей стороны, мы получили ЭП самостоятельно через собственный удостоверяющий центр, нерезидент – через оператора ЭДО.

Задействована ли в процессе подписания третья доверенная сторона или механизм работы выстроен по-другому?

– В данном случае третьей стороной является оператор ЭДО. Именно он проверяет, чтобы в пересылаемый документ не вносились изменения и контролирует валидность используемых ЭП.

С правовой стороны рисков по признанию ЭП не было, так как мы подписали дополнительное соглашение с контрагентом об использовании ЭП, где обговорен весь процесс. В документе четко зафиксировано, что с нашей стороны КЭП выдается удостоверяющим центром, а с их стороны – оператором ЭДО. В законодательстве также прописано требование о «бумажном» подтверждении, то есть печатной версии сертификата, который необходимо приложить к пакету документов в процессе получения НЭП. Процедура крайне прозрачна, все подписи легитимны.

Как сейчас Вы оцениваете перспективу развития рынка трансграничного ЭДО в целом и свои возможности в частности?

– Электронный документооборот среди российских контрагентов уже не является чем-то новым, все больше компаний переходят на такой формат взаимодействия. Между тем, пока у российских компаний есть какие-либо договорные отношения с нерезидентами, будет потребность и к усовершенствованию процесса трансграничного обмена.

Желание перейти на электронный документооборот – вполне логичное, ведь у ЭДО есть целый ряд преимуществ перед традиционной системой обмена документами. Среди основных плюсов перехода на электронную подпись – исключение затрат на формирование, архивное хранение и международную экспресс-доставку бумажных документов, упрощение процесса согласования, возможность подписания документов из любого места, где есть интернет, а также исключение рисков утери документов. На мой взгляд, у направления большое будущее.

Чего, на Ваш взгляд, операторы ЭДО ждут от государства? Возможна ли в дальнейшем монополизация рынка ЭДО со стороны государства?

– Анализируя ситуацию на рынке, могу с уверенностью сказать, что сейчас государство активно идёт нам навстречу и помогает прогрессу в сфере ЭДО. Но хотелось бы, чтобы регуляторы отрасли – таможня, налоговая – тоже переходили на ЭДО, поддерживали обмен документами через личные кабинеты на сайтах, работали в этой же среде. Что касается монополизации, не исключаю, что когда-нибудь всех независимых операторов ЭДО могут объединить «под крылом» единого роуминг-центра.

ПАО «МегаФон» представило новый сервис для корпоративных клиентов «Электронный документооборот» (ЭДО). Сейчас услуга доступна для корпоративных клиентов в Столичном и Центральных филиалах оператора.

Услуга дает возможность организации юридически значимого документооборота с электронной подписью. С помощью «Электронного документооборота» компании могут формировать электронные акты, накладные и счета-фактуры, подписывать электронной подписью документы, созданные в системе или загруженные сотрудниками, и обмениваться ими с другими компаниями-пользователями услуги. Кроме того, система обеспечит доступ к отчетным документам за услуги связи корпоративным клиентам «МегаФона».

Раньше электронные подписи и документооборот были доступны лишь крупным компаниям в силу стоимости и технических требований. Сегодня системой может пользоваться любое юридическое лицо. Это стало возможным благодаря переносу системы в облако.

Как комментирует директор по развитию корпоративного бизнеса «МегаФона» Влад Вольфсон:

Электронная подпись вошла в жизнь предприятий в 2002 году, когда появилась возможность сдавать налоговую отчетность через Интернет, и сегодня стала важным инструментом, благодаря которому значительно ускорилось делопроизводство. Мы предложили новый уровень скорости и мобильности, и уверены, что наши клиенты оценят этот сервис. С помощью сервиса «Электронный документооборот» в облако вслед за многими корпоративными ресурсами уходит, пожалуй, самый консервативный процесс рабочей деятельности компании - документооборот.

Кто именно из операторов ЭДО обеспечил сервис для Мегафон, мы узнаем в ближайшее время. Предварительно можно предположить, что это сразу несколько операторов. информировал о начале подключения клиентов Мегафон еще в декабре 2014 года. Заявлял об этом и Такском , но по каким-то причинам на его сайте исчезла информация об этом проекте. И СКБ Контур также не остался в стороне.

Компания ПАО «МегаФон» проводит обмен электронными документами через следующих операторов:

ООО «Такском»

ЗАО «ПФ «СКБ Контур»

ЗАО «Калуга Астрал»

ООО «КОРУС Консалтинг СНГ»

ООО «Компания «Тензор»

При этом клиенту предлагается оплатить услуги ЭДО прямо в Личном кабинете перечислением денег непосредственно на расчетный счет Мегафон. Если наши предположения подтвердятся и оператор действительно один, то в скором времени вопросы межоператорского роуминга начнут активно обсуждаться вновь и примут еще большее значение.

Подобные проекты активно идут и у других . Надеемся, что в ближайшее время будет информация об успехах других проектов.

Ещё в 1960-е организации в США и Европе начали обмениваться электронными данными. Но электронным документооборотом пользовалось всего лишь несколько крупных компаний, которые могли себе это позволить. Ведь единых стандартов электронного обмена документами не было. Пока в конце 1970-х не заговорили об электронной подписи.

Электронная подпись - это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
Статья 2 Федерального закона «Об электронной подписи»

Проще говоря, это реквизит электронного документа, позволяющий проверить его подлинность (авторство), аутентичность и целостность.

Криптографический алгоритм для создания примитивных цифровых подписей был разработан в 1977 году. А спустя семь лет утвердили единый общеевропейский стандарт обмена данными EANCOM (EDI).

В 1990-х во многих европейских странах были приняты специальные законы об электронных документах и юридически значимый документооборот стал осуществляться в электронной форме. В России такой закон приняли в 2011 году.

Электронный документооборот

Всё больше компаний автоматизируют внутренние бизнес-процессы, внедряют информационные системы и хранят данные в облаке. На смену бумажным договорам и актам приходят электронные документы. Закон времени.

И если с внутренней оптимизацией большинство компаний справляются более-менее успешно, то электронный документооборот с контрагентами часто откровенно хромает.

Электронный документооборот (ЭДО) - это юридически значимый документооборот в электронном виде между юридическими и/или физическими лицами.

Типичная ситуация: бухгалтер составляет в своей учётной системе акт выполненных работ, распечатывает и отправляет его с курьером контрагенту. Через несколько дней бухгалтер фирмы-партнёра получает и сканирует этот документ, а затем вручную делает проводку в своей учётной системе. При этом обе стороны должны хранить бумажные версии акта.

Электронный документооборот в разы упрощает и ускоряет этот процесс.

Плюсы ЭДО

Не нужно платить зарплату курьеру или оплачивать почтовые услуги.
Работать с электронными документами быстрее и удобнее, а риск, что они потеряются по пути, равен нулю.
Не нужно хранить тонны бумаг в офисе.
Все документы находятся на расстоянии клика, получить доступ к любому из них можно везде, где есть интернет.

Как настроить ЭДО

Существует два основных способа обмена электронными документами: напрямую и через посредника.

В первом случае компании должны заключить между собой соглашение, где будет детально описан порядок и условия обмена, либо каждый из контрагентов должен обладать квалифицированной электронной подписью. Для её получения необходимо обратиться в удостоверяющий центр, аккредитованный Минкомсвязи России.

Однако даже при наличии квалифицированной электронной подписи далеко не все документы можно пересылать напрямую, например по email. Согласно действующему законодательству, счета-фактуры могут быть направлены в электронном виде только в утверждённом Федеральной налоговой службой формате XML.

Поэтому гораздо удобнее настроить электронный документооборот через посредника. Компания «МегаФон» разработала веб-интерфейс для формирования, подписания и обмена бухгалтерскими и другими документами между юридическими лицами. С его помощью ваш бухгалтер, менеджер или секретарь сможет оперативно заключить контракт с новым партнёром, выставить счёт поставщику или принять смету от подрядчика.

При этом все документы будут систематизированы и надёжно сохранены в личном кабинете компании.

Для использования ЭДО вам необходимо иметь квалифицированную электронную подпись.

В личном кабинете портала «Электронный документооборот» от «МегаФона» можно создавать новые документы (без подписи и отправки) и выгружать их на рабочий компьютер.

Там же можно запрашивать отчётные документы на связь: счета, счета-фактуры и акты. Документы, полученные таким способом, являются юридически значимыми и не требуют распечатки или дублирования на бумажных носителях.

Даже договор об оказании услуг мобильной связи с «МегаФоном» можно заключить дистанционно. Корпоративным клиентам, у которых есть электронная подпись, не обязательно тратить время на посещение офиса компании. Всё можно сделать через личный кабинет. Быстро, а главное, абсолютно бесплатно.

Ещё один плюс электронного документооборота от «МегаФона» в том, что он легко интегрируется с 1С. Если вы работаете с этой системой учёта, то сможете загружать документы на портал прямо из 1С.

Чтобы начать пользоваться услугой «Электронный документооборот», нужно:

Зарегистрироваться на соответствующем портале .
Подключить к системе действующую электронную подпись.
Заполнить заявление на присоединение к Регламенту системы электронного документооборота.

Первые 14 дней вы сможете пользоваться базовым пакетом «Промо». Он предусматривает бесплатную отправку до двух тысяч формализованных и до тысячи неформализованных документов. Две недели - достаточный срок, чтобы ощутить все плюсы электронного документооборота. После этого вы сможете выбрать тарифный план, исходя из своих бизнес-целей.

Сервис «Электронный документооборот» экономит средства и время на оформление сделок и обмен документами. Преимущества услуги в полной мере оценят агенты, дистрибьюторы, франчайзи, организации с филиальной структурой, а также компании, планирующие повысить эффективность обмена документами как внутри организации, так и при работе с партнёрами. Чем быстрее бизнес-процессы, тем больше прибыль. Согласитесь, глупо пройти мимо такого решения.

Один из мировых автопроизводителей посчитал, что печать и доставка курьером в дилерский центр одного пакета документов стоит порядка 580 рублей. В центрально офисе оператора мобильной связи из большой четвёрки провели исследования и оказалось, что они используют в месяц примерно 420 пачек бумаги. В то же время даже самый обычный интернет-стартап тратит за месяц около 11 пачек. Не сложно посчитать, что расходы на документооборот для любой компании это значительная сумма, которую любой руководитель с радостью бы сократил.

При этом в исследованиях никто не учитывал время, которое тратят сотрудники на поиск необходимых для работы документов. Эта проблема актуальна даже если в документообороте задействован всего один человек. При коллективном использовании документов она усугубляется в разы и, наконец, становится практически нерешаемой в том случае, если организация является территориально-распределенной. Между тем, по расчетам AIIM (Association for Information & Image Management), предприятие, которое производит в среднем по 100 папок с документами в неделю, тратит $18,7 тыс. в год на восстановление потерянных документов. Также по статистике AIIM, среднестатистический исполнитель тратит по 2,5 часа в неделю на поиск необходимых документов, а у делопроизводителей на это уходит 20-30% рабочего времени.

Не стоит забывать, что правительство России с каждым годом вводит всё больше усовершенствований в свою работу, законодательно закрепляя нормы передачи отчётности в электронной форме с использованием электронной цифровой подписи. Например, приказом ФНС РФ от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@ была введена новая обязательная форма отчетности для организаций и индивидуальных предпринимателей - 6-НДФЛ. Причём предоставлять в бумажном виде 6-НДФЛ могут исключительно те организации и индивидуальные предприниматели, которые выплатили доходы не более чем 25 сотрудникам. Остальным исключительно в электронной форме. Это означает, что электронные цифровые подписи (ЭЦП) сейчас есть практически во всех серьёзных организациях. Мы сделали опрос в нашей предыдущей статье (Что есть подпись. От капли крови до ЭЦП) и больше половины наших читателей уже работали с цифровой подписью.

На этом фоне исключительно актуальны становятся сервисы сдачи электронной отчётности и системы электронного документооборота (СЭД). Рост IT-технологий и повсеместная компьютеризация позволили задуматься о переходе на принципиально новые методы управления. В некоторых странах внедрение СЭД стало задачей государственного масштаба. Так в правительстве Эстонии программа электронного правительства была запущена уже в 2002 году, когда доступ в Интернет в целом по Эстонии не превышал 30% населения. К настоящему времени 98% граждан Эстонии используют ЭДО при общении с госорганами. Даже голосовать на выборах в парламент и в президенты можно с использованием цифровой электронной подписи. Также можно получить «электронное резидентство» и, например, если вы являетесь соучредителем российско-эстонской компании, то можете удаленно получить ЭЦП и юридически-значимо подписывать документы все документы. Это не только удобство и экономия времени людей, но и значительное сокращение издержек для правительства. По средним подсчётам экономия же от внедрения СЭД в более-менее крупной организации может достигать 95-97%. Например, отправка документа по ЭДО стоит всего несколько рублей.

Несмотря на существенное отставание России от западных компаний в этом вопросе, ежегодные темпы роста российского рынка СЭД по мнению аналитиков , составляют не менее 30%. Принятие закона об электронной цифровой подписи создало правовую основу для повсеместного распространения электронного документооборота. По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают приобретение СЭД критически важным для успешного ведения бизнеса.

В России уже давно существуют системы СЭД, но это в основном масштабные операторы, типа ЗАО ПФ СКБ Контур, которые поддерживают работу федеральных структур и крупных предприятий и с которыми сложно работать малому и среднему бизнесу. Учитывая современные реалии, компания «МегаФон» разработала свой сервис Электронного документооборота (ЭДО) для формирования, подписания и обмена бухгалтерскими и иными документами внутри компании и между юридическими лицами. С помощью ЭДО вы можете упростить работу документооборота на предприятии и повысить эффективность работы отделов.

Услугу «Электронный документооборот» (ЭДО) ПАО «МегаФон» запустили в 2015 году для корпоративных клиентов в Столичном и Центральных филиалах оператора, а дальнейшем ей смог воспользоваться любой клиент компании. Сегодня с облачным сервисом может работать любое юридическое лицо, чем и воспользовались более 500 организаций. Раньше из-за стоимости и технических требований электронные подписи и юридически значимый документооборот были доступны лишь крупным компаниям. С помощью ЭДО можно формировать электронные акты, накладные и счета-фактуры согласно требованиям и рекомендациям ФНС, а так же подписывать их ЭЦП и обмениваться с другими компаниями-пользователями.

В России имеются стандарты на все необходимые операции для использования ЭДО: шифрование, хэширование, электронная подпись.

1. Электронная подпись и хэширование используются для обеспечения юридической значимости электронных документов посредством использования электронной подписи (ЭП):

ГОСТ Р 34.10-2012: Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи
ГОСТ Р 34.11-2012: Функция хэширования

Криптостойкость алгоритма шифрования основывается на проблеме дискретного логарифмирования в группе точек эллиптической кривой. На данный момент нет метода решения данной проблемы хотя бы с субэкспоненциальной сложностью. Для нас важно, что государство признает его достаточно криптостойким.

2. Шифрование. Обеспечение конфиденциальности и контроля целостности информации посредством ее шифрования:

ГОСТ 28147-89: Алгоритм криптографического преобразования

Это блочный шифр с простой структурой Файстеля, с размером блока 64 бита, 256-битным ключом и 32 раундами, разработанный ещё в Советском Союзе. Алгоритм был широко исследован ведущими экспертами в области криптографии, и все исследователи высказывались, что всё выглядит так, что он может быть или должен быть безопасным. Есть ряд замечаний к его работоспособности, Николя Куртуа даже сообщал об успешных атаках на этот алгоритм, но эксперты из КриптоПро реабилитировали его в глазах общественности.

3. Защита каналов передачи данных в сети Интернет. Для этой задачи используется TLS – протокол безопасности транспортного уровня, в котором могут применяться описанные выше ГОСТовые алгоритмы шифрования ГОСТ 28147-89, и хеширование по ГОСТ 34.11-2012. Такая комбинация позволяет сертифицировать его в ФСБ и ФСТЕК, что было сделано компаниями КриптоПро, Криптоком, и VipNet в своих СКЗИ.

Мы активно развиваем Электронный документооборот только в WEB-интерфейсе, потому что веб защищён сертификатами безопасности и обмен файлами через эти протоколы (относительно) безопасен. Требования, предъявляемые к операторам электронного документооборота, очень высоки и каждая компания обязана иметь соответствующую лицензию Федеральной службы безопасности, дающую право разрабатывать информационные системы и оказывать услуги по шифрованию данных. Отдельная лицензия выдается на оказание услуг связи и передачи данных. Наш базовый оператор – Калуга Астрал, он используется для обеспечения юридически значимого ЭДО. Все данные хранятся внутри сети МегаФон (не в Интернете), на всем сайте используется шифрование, что гарантирует безопасность ваших персональных данных. Наши технологии безопасности соответствуют всем требованиям, все данные резервируются и мы гарантируем бесперебойную работу сервиса в режиме 24/7. Максимальная недоступность сервиса при очень серьезных авариях не превышает 15 минут.

ЭЦП

Для использования ЭДО вам необходимо завести квалифицированную электронную подпись и настроить свой компьютер для работы с ним. Электронная подпись является юридическим аналогом собственноручной подписи, регулируется законом N63-ФЗ и предназначена для определения лица, подписавшего электронный документ. Получить сертификат ЭЦП в России можно в любом из Удостоверяющих центров. Они есть в каждом городе. Актуальный список УЦ можно найти на сайте Минкомсвязи России .

После получения ЭЦП вам необходимо приобрести и установить программное обеспечение, которое реализует описанные выше алгоритмы защиты информации. Мы рекомендуем «Крипто-Про». Это средства криптографической защиты, с помощью которого осуществляется подписание документов на компьютерах.

КриптоПро – лидер по распространению средств криптографической защиты информации и электронной подписи в России. Основные продукты компании – средства криптографической защиты информации (СКЗИ) КриптоПро CSP и удостоверяющий центр КриптоПро УЦ. За счет поддержки большинства мобильных платформ и носителей ЭП, СКЗИ встроен большинство мобильных решений на базе iOS, Android, и Windows8, использующих криптографию.

Цены на лицензию вы можете найти на официальном сайте . Установить и настроить КриптоПро, а так же зарегистрировать в ней вашу ЭЦП не сложно. Об этом уже написано очень много инструкций. Кстати, компания МегаФон продолжает модифицировать свои SIM-карты путем оснащения их электронной цифровой подписью, которые позволят быстро подписывать документы любого рода.

В нашем интерфейсе принимаются любые квалифицированные сертификаты, не зависимо от того, каким удостоверяющим центром они выпущены.

Проблемы использования ЭЦП

Мошенничество при работе с ЭЦП связано в основном с кражей или физическим использованием сертификата другими лицами. Это чаще всего происходит из-за неправильного хранения токена с сертификатом и пароля от него. Также злоумышленники часто используют внедрение вирусов на ПК пользователей ЭДО, например, подменяют на экране текст документа, который пользователь хочет подписать.

Однако, все эти факторы зависят от защищенности интерфейса, в котором пользователь работает, и от того, соблюдает ли сам пользователь элементарные меры безопасности при работе с ЭЦП.

Работа с ЭДО

Регистрация

Для регистрации в ЭДО (doc.megafon.ru) вам необходимо заполнить анкету и получить подтверждение на указанный вами адрес электронной почты. Это занимает пять минут.

Вы можете воспользоваться тестовым периодом и за 14 дней попробовать сервис.

После установки ЭЦП вам необходимо её зарегистрировать. Для этого зайдите в «Документы» и нажмите «Получить и отправить» или в «Настройки» и «Управление услугами».

Выберите вашу электронную подпись:

И заполните реквизиты вашей компании:

Добавление пользователей и распределение ролей

После регистрации сертификата ЭЦП завести в сервис всех сотрудников организации через меню «Моя Компания», а так же там можно добавить уже известных контрагентов, которые работают в электронном документообороте.

В ЭДО есть три роли пользователей: Администратор, Оператор и Подписант. Вы можете сделать так, чтобы часть сотрудников могла только создавать необходимые документы, а подписывать их и отправлять контрагентам доверить только уполномоченным лицам. Например, главному бухгалтеру или коммерческому директору.

Администратор заполняет и редактирует реквизиты Компании на Портале, распределяет роли и формирует приглашения между сотрудниками и контрагентами, управляет сертификатами электронной подписи в компании, а также тарифами и набором услуг.

Оператор формирует и подписывает извещения и уведомления о получении документов.

Подписант подписывает документы для отправки или отклоняет их. Так же подписант может удалять ошибочно подписанные документы.

Администратор может пригласить пользователя.

Или найти его среди уже добавленных в систему ЭДО.

Создание документов

Рассмотрим процесс создание обмена документов, ради которого, собственно, вы и заводите себе систему ЭДО. Есть два варианта отправки документов контрагенту: либо загружать их, либо самому создать в интерфейсе. Система сама подскажет вам, если вы что-то сделаете неправильно.

Попробуем создать счёт-фактуру, товарную накладную или акт в интерфейсе. Из меню «Загрузить» можно так же прикрепить договор и любой другой сопроводительный документ для отправки его контрагенту.

Если в системе ещё нет вашего контрагента, то вы можете его добавить из соответствующего меню.

После подготовки документа он выглядит так. Если всё правильно, то можно отправлять через оператора ЭДО. Для запуска процесса подписания компании необходимо подключить услугу спецоператора ЭДО.

Кроме того можно посмотреть и распечатать бумажную версию документа, а также видна вся его история. Полезная опция для руководителя.

Если вы в организации работаете с системой 1С, то можно использовать специальный модуль автоматизации процесса обработки формализованных документов (ТОРГ-12, актов выполненных работ и счетов-фактур), полученных или выставленных в электронном виде.

Контакты

В меню Контакты собираются все ваши контрагенты, сотрудники и просто контакты людей, которые работают в системе ЭДО и с которыми вы обмениваетесь документами.

Итог:

Мы постарались сделать систему «Электронный документооборот» ПАО «МегаФон» максимально простой и понятной для пользователей. Вам будет достаточно лишь осуществить первоначальную настройку и начать с ней работать. Конечно, все ваши контрагенты также должны подключиться к ЭДО.

К плюсам использования ЭДО можно отнести:

отказ от бумажных носителей и связанную с этим экономию времени и средств на расходные материалы и содержание оргтехники;
безопасный способ обмена и хранения информацией, а так же организацию многоуровневого доступа любого из сотрудников компании;
оперативный способ поиска нужных данных, что особенно важно для организаций, работающих с большими объемами документации.

Что же тормозит развитие электронного документооборота в организации:

устоявшееся мнение о большей надежности бумажного документа
закрытие документов задним числом
необходимость обучить персонал электронной работе.
неготовность других контрагентов

Операторы ЭДО стараются подтолкнуть компании, предлагая удобный инструмент поиска контрагентов, уже готовых обмениваться документами электронным способом. МегаФон не отстаёт и у нас продолжается работа над улучшением сервиса и упрощением интерфейса. Уже сегодня процесс отправки документа достаточно прост, но мы не останавливаемся на достигнутом и продолжаем свои исследования, стремясь сделать свой продукт максимально простым и удобным.

Управление проектами