Корпоративный интранет. Создание корпоративных порталов и интранет-решений

Что такое интранет

Сеть интранет - это внутрикорпоративная сеть, созданная по принципу глобальной паутины, но закрытая от посторонних пользователей. Получается, что ее используют только внутри организации, а доступ к ней получают трудоустроенные в фирме сотрудники. Сеть подходит для общения, работы, хранения информации, в нее могут быть интегрированы различные приложения и дополнительные площадки.

Интранет отличается от обычной локальной сети тем, что в нем предусмотрена возможность входа пользователей через интернет-браузер. Обычно портал создают на базе известных платформ, например, «Битрикс24», Jive, Yammer, CyberCloud, Podio, Microsoft SharePoint.

Пример интранета

Интранет-системы внедряют в крупных организациях, в которых не один филиал, так как они облегчают взаимодействие сотрудников. Основная идея порталов - объединение элементов корпоративной информации. Сети используют технологию VPN для защиты от несанкционированного доступа.

Какие функции выполняет интранет

Функции сети напрямую зависят от содержания сайта. Вы можете добавлять на него информационные виджеты, папки с документами, прочими файлами, внедрять чаты и многое другое.

12 направлений, с которыми призван справляться корпоративный портал

1. Удобная социальная сеть

Общение персонала по рабочим вопросам в сети, в которой отсутствуют посторонние люди и ненужная информация, способствует увеличению производительности труда. Сотрудников ничто не отвлекает, они понимают, что за ними все равно следит руководитель, поэтому они стараются не тратить время напрасно.

1. Решение ежедневных вопросов

Любая работа - череда задач, по мере решения которых удается достичь конечной цели. Интранет позволяет не просто давать поручения, но и контролировать результат, качество работы. Устанавливайте сроки и отражайте их на портале, стройте графики эффективности труда, работайте с диаграммой Ганта, прочими отчетами. Создавайте чек-листы, универсальные шаблоны, чтобы сократить сроки выполнения проектов.

1. Коммуникации, совместная работа

Скорость коммуникации отражается на гибкости организации, поэтому работники ищут способы общение, начинают пользоваться мессенджерами. Собрать, проанализировать их переписку сложно, поэтому появляется угроза утечки информации. Внедрите единый инструмент - интранет. Так как к порталу будет доступ только у ваших подчиненных, посторонние не смогут войти в систему. При увольнении работников блокируйте пользователя.

Какие потребности можно закрыть с помощью корпоративного портала

1. Документы

Загружайте шаблоны и образцы документов на сайт, чтобы подчиненные имели к ним доступ. Вы ускорите процесс создания бумаг, минимизируете количество ошибок. Сотрудники, работающие над одним проектом, будут иметь совместный доступ к нужным файлам, смогут координировать действия друг друга. При необходимости ограничивайте права пользования отдельными папками.

1. Хранилище файлов

Сеть интранет часто используют для хранения файлов. Имея сайт, не нужно пользоваться накопителями, которые часто теряются. Рассылайте прямые ссылки на файлы, а не отправляйте документы по почте.

1. Календари

Синхронизируйте календари с порталом, помечайте даты, на которые запланированы важные дела, сроки сдачи проектов и т.д. Создавайте мероприятия, на которые приглашайте участников из календаря. Проводите собрания, планерки в онлайн-формате, формируйте протоколы, ставьте задачи. Объясните подчиненным важность интранета. Если они будут понимать, зачем им заходить на портал, они станут им пользоваться.

1. Почта

С почтой эффективнее работать, если она интегрирована с интранетом. База контактов всегда будет под рукой, а переписка прикрепится к личным карточкам клиентов или партнеров, сделкам. Так вы избежите потери данных, систематизируете информацию и сократите время на ее поиск.

1. Телефония

Настройте телефонию в интранет, чтобы повысить продажи, если деятельность вашей компании напрямую связана с ними. Вам не придется постоянно переключать клиентов на другого менеджера - система сама определит, кто с ним работает, выполнит переадресацию. Для контроля качества записывайте разговоры, а после прослушивайте, оценивайте их.

1. Бизнес-процессы

Неавтоматизированные процессы отнимают время работников. При создании интранета необходимость в долгом согласовании, походах из кабинета в кабинет пропадает. Специалисты оперативно решают задачи внутри сети, а вы контролируете их действия. На сайт может быть внедрена и система оповещения работников, ответственных за выполнение определенной задачи.

1. HR-операции

Единая база контактов в интранете упрощает коммуникацию. Сотрудники быстро находят коллег, информацию о них. Они тратят минимум времени на заполнение документов, в которые нужно вносить персональные данные, что положительно сказывается на процессах.

1. База знаний

Работа организации построена на знаниях, компетенциях. Используйте корпоративный портал в качестве базы данных в формате Wiki. Документируйте знания, создавайте тематические разделы. Зафиксировав все необходимые сведения, разместив памятки и чек-листы, вы ускорите процесс обучения сотрудников, познакомите их с . На чем сделать акцент рассказали эксперты «Системы Кадры».

1. Интеграция

Вы можете интегрировать в портал нужные для работы инструменты, приложения. Сотрудники будут пользоваться ими непосредственно на портале или установив на ПК.

Темы для публикации в корпоративных изданиях

Кому поручить создание сети интранет

Если вы хотите начать пользоваться интрасетью с минимальными финансовыми вложениями, обратите внимание на готовые решения или «облачные» сервисы. Вне зависимости от выбранного типа сети для создания и внедрения портала обращайтесь в компании, в которых работают опытные разработчики, выполнившие не один проект. Специалисты расскажут о плюсах и минусах готовых и индивидуально созданных решений, подберут оптимальный вариант, опираясь на потребности компании, планы развития, ресурсы и выделенный бюджет.

Примеры интранет-порталов

TopS BI внедрила корпоративный портал Oracle на АвтоВАЗе

В 2006 году на АвтоВАЗе работало около 80 информационных систем, а в центре обработки данных было сосредоточено 150 серверов. При внедрении портала в корпоративную сеть включили более 10 тысяч автоматизированных рабочих мест. Основной целью проекта был поиск решений, обеспечивающих интеграцию ИС организации и нужный уровень информационной безопасности. В результате Tops BI внедрил на АвтоВАЗе продукт - корпоративный портал на базе пакета Oracle AS Portal с многоуровневой настройкой прав доступа, интеграцией сервисов и т.д.

«Ай-Теко» внедрила Oracle AS Portal в Счетной палате Российской Федерации

В ходе проектирования ИТКС в качестве решения для построения портала компанией «Ай-Теко» был предложен программный продукт Oracle Application Server Portal (Oracle AS Portal), который предоставляет поддержку новых технологий. Он базируется на открытых стандартах, спецификациях, включает готовые средства разработки и внедрения приложений. Использование компонентов, интерактивных средств позволило снизить объем ручного программирования. Весьма привлекательной оказалась возможность дорабатывать, поддерживать корпоративный сайт собственными силами.

Как привлечь внимание сотрудников к интранету

№1. Делайте удобный, красивый и интересный портал

Скучный ресурс не будет пользоваться популярностью среди сотрудников, как и портал со сложной навигацией. Постоянно публикуйте не только официальную информацию, но и сведения развлекательного характера, интересные факты.

№2. Привлекайте сотрудников к наполнению портала

Распределите обязанности среди сотрудников по наполнению колонок портала. Давайте доступ к редактированию только тем, кому доверяете, иначе на сайте может появиться нежелательная и даже провокационная информация. Пресекайте появление сплетен и недостоверных фактов.

№3. Своевременно удаляйте неактуальные посты, документы и файлы или перемещайте их в архив

Если в интранете много ненужных файлов, неактуальных данных, сотрудникам тяжело находить важную информацию. Постепенно они теряют интерес к порталу и перестают им пользоваться. Назначьте ответственного за удаление ненужных сведений. Лучше, если это будет один из руководителей, который хорошо разбирается в том, что актуально, а что - нет.

№4. Установите полезные виджеты

Пусть разработчики настроят импорт информации из интернета, тогда HR-менеджеру не придется ежедневно копировать на сторонних сайтах сведения о погоде, курсе валют, новости. Кроме того, работникам, у которых есть личные страницы в социальных сетях, не придется заполнять профиль. Корпоративный портал сам перенесет все данные из соцсетей.

№5. Не размещайте на сайте информацию о взысканиях

Публичное порицание - отличный инструмент управления поведением и эффективностью персонала, но его нужно использовать грамотно и аккуратно. Если вы начнете размещать на корпоративном портале информацию о злостных нарушителях, вы добьетесь только того, что сотрудники перестанут им пользоваться. Отношения к вам тоже изменится не в лучшую сторону.

Если вы решили внедрить интранет, научите подчиненных пользоваться им, чтобы у них не возникало вопросов. Периодически просматривайте темы переписки, иначе работа превратится в увлекательное, но бессмысленное общение. Контроль должен быть ненавязчивым, чтобы не подавлять персонал и не вызывать недовольства.

Рано или поздно практически любая компания начинает задумываться об организации своего интранет-портала - единой "точки входа" в IT-инфраструктуру для своих сотрудников. Такой портал позволяет обеспечить удобный доступ к централизованному хранилищу всей полезной информации, связанной с операционной деятельностью компании - различным документам, регламентам и справочникам, а также к IT-сервисам - электронной почте, телефонии и так далее. Помимо этого, интранет-портал может выступать в качестве своеобразной "социальной сети" внутри компании - с его помощью можно узнать, у каких коллег сегодня день рождения, или, к примеру, обсудить на форуме сегодняшнее меню кафетерия.

Если всё так хорошо, почему такие порталы есть не у всех?

Тем не менее, многих отталкивает высокий "порог вхождения" в построение такого портала, существующий из-за того, что практически все существующие на рынке решения обладают рядом общих недостатков:

• Часть таких порталов строится на базе коммерческих решений (например, SharePoint), стоимость внедрения и сопровождения которых оправдывает себя только для очень крупного бизнеса (десятки тысяч сотрудников).
• Оставшаяся часть таких порталов делается "на коленке" на базе CMS, для этого не предназначенных (например, WordPress). В итоге получается не единая точка входа, а зоопарк "костылей и велосипедов", который постоянно пытается развалиться.
• Сложность администрирования такого портала зачастую не оправдывает приносимую им выгоду . Если ваша компания сама не занимается информационными технологиями, то ваш системный администратор вряд ли разберётся в хитросплетениях конфигурационных параметров SharePoint.

Чем ваше решение отличается от других?

Наша компания уже почти 20 лет занимается разработкой и сопровождением информационных систем для заказчиков самого разного масштаба и профиля - от небольших юридических бюро до федеральных телеком-операторов. За это время мы видели множество примеров построения интранет-порталов (причём, как позитивных, так и негативных). Поэтому предлагаемое нами решение свободно от большей части недостатков существующих альтернатив:

Оно бесплатное

Мы не берём денег за использование нашего портала - вы можете скачать, установить и использовать его абсолютно бесплатно.

Оно современное

Адаптивность, поддержка различных DPI, медиа-плеер, векторные иконки и прочие прелести современного веба входят в комплект поставки.

Оно дружелюбно к администратору

Установка портала производится в несколько кликов (или команд в консоли). Всё дальнейшее администрирование осуществляется с помощью простой и удобной панели управления.

Оно мощное и расширяемое

Наш портал базируется на Liferay - ведущей мировой платформе для построения корпоративных порталов. Он сможет расти и развиваться вместе с развитием вашего бизнеса.

Что умеет ваш портал?

Наш портал уже "из коробки" умеет очень многое. Сразу же после установки вы сможете использовать следующие компоненты:

Справочник сотрудников

Удобный агрегатор контактной информации, адресов и телефонов всех сотрудников компании.

Интеграция с IP-телефонией

Вы можете позвонить любому сотруднику, просто кликнув по иконке на его карточке в справочнике.

Встроенный клиент Webmail

Все ваши сотрудники могут пользоваться корпоративной электронной почты без необходимости настройки почтового клиента.

Вики-справочник

Централизованное хранилище для всей информации, необходимой сотрудникам для решения их повседневных задач.

Интеграция с сервером печати

Печать и сканирование документов через прямо веб-интерфейс портала - без необходимости установки драйверов принтера на компьютеры сотрудников.

Файловое хранилище

В портал встроено файловое хранилище с поддержкой версионирования файлов. Каждый пользователь имеет свой домашний каталог, доступный как через веб-интерфейс, так и через проводник Windows.

Мультимедиа-возможности

Встроенные фото- и видеогалерея позволяют просматривать фотографии и видео прямо на портале.

Социальные коммуникации

В портал встроена полноценная корпоративная социальная сеть. Сотрудники могут обмениваться сообщениями, файлами и общаться в форуме.

Кроме того, вы можете воспользоваться любым из сотен плагинов, доступных на Liferay Marketplace .

Сколько это будет стоить?

Как уже было сказано выше, вы можете использовать наш интранет-портал абсолютно бесплатно и без каких-либо ограничений на количество пользователей или параллельно запущенных сессий. Единственное, чего вы не получите в бесплатной лицензии - это техническая поддержка.

Существует несколько уровней технической поддержки, отличающихся друг от друга SLA и стоимостью.

OK, мне всё это нравится. Где я могу скачать ваш портал?

В настоящий момент портал находится в стадии бета-тестирования. Когда мы закончим, ссылка на скачивание и инструкция по установке появятся вот здесь

Если вы заинтересовались решением, или хотите поучаствовать в бета-тестировании - пожалуйста, !

Корпоративный интранет-портал - это единое виртуальное информационное пространство компании, проще говоря - вся внутренняя жизнь организации на одном сайте. К «секретному» ресурсу имеют доступ исключительно сотрудники и руководство компании. Внедрение в рабочие процессы этого инструмента увеличивает не только производительность труда. Создав интранет-портал, компания значительно ускоряет свои бизнес-процессы. Портал Rabota.ru решил поинтересоваться, какую информацию содержат интранет-порталы крупнейших российских корпораций.

Компании, принявшие решение в пользу создания корпоративного интранет-портала, значительно увеличивают эффективность работы своего персонала, ведь при помощи этого инструмента буквально за считанные секунды вся необходимая информация становится доступной сотрудникам, что, в свою очередь, существенно экономит время.

Единое информационное пространство - это удобное рабочее поле с широким спектром функций. В интранете, помимо сведений обо всех работниках (фотографии, должности, названия отдела, в котором трудится специалист, номера рабочего телефона, электронной почты), содержатся доступные для всех новости компании, справочная информация - номера телефонов всех подразделений и отделов, информация об открытых вакансиях, о днях рождения сотрудников и знаменательных датах. Кроме того, интранет может содержать различные фотоотчеты о мероприятиях, маркетинговые планы организации. В нем могут размещаться шаблоны оформления документов (например, заявления на отпуск) и инструкция по их заполнению, образцы деловых писем и т. д.

Разумеется, содержание внутреннего информационного ресурса не ограничивается приведенным списком. Мы решили узнать у представителей ведущих компаний о функционале и содержании их интранет-порталов.

Кейс 1. LG Electronics RUS

Александр Карпов, директор по персоналу LG Electronics RUS:

«Главная цель интранет-портала нашей компании - создать максимум возможностей для любого сотрудника получить важную для него информацию.

Информационную открытость мы рассматриваем как важнейший элемент нашей корпоративной культуры, как безусловно необходимое условие для формирования доверия между сотрудниками и компанией.

Цели, которые преследуют руководители, помимо описанной выше общей цели формирования доверия, состоят в устранении внутренних информационных барьеров, обеспечении беспрепятственного и оперативного доступа к информации и повышении скорости и качества коммуникаций для решения любых вопросов - как производственных, так и социальных.

Наше интранет-пространство формирует некую общую для всех сотрудников среду, виртуальное пространство, которое адекватно и полно отражает реалии компании. Задачи, решаемые этим пространством, очень многогранны и постоянно расширяются по мере развития технологий и нашего понимания возникающих дополнительных прикладных возможностей.

Многие процессы, которые раньше было сложно или невозможно реализовать из-за трудоемкости и издержек потери информации, теперь стали частью нашей привычной производственной жизни. Приведу несколько примеров. На заводе работает около 3000 человек из десятков населенных пунктов. Обеспечить их доставку на работу и с работы нам помогает созданная на портале система заказа транспорта, через которую каждый сотрудник прямо со своего рабочего места бронирует себе место в корпоративном автобусе. Другой пример. На портале любой работник может почитать новости компании в корпоративном блоге, а также высказать свое мнение по насущным вопросам на форуме. Ежеквартально мы выбираем и награждаем лучших сотрудников. Портал сделал этот процесс максимально открытым, демократичным. Каждый специалист может узнать, каких выдающихся результатов добился претендент, и проголосовать за наиболее достойного кандидата. Есть на портале и каталог нашей заводской библиотеки, в которой уже более 500 книг. Каждый работник может заказать интересующее его издание. Обращение за поддержкой наших IT-специалистов тоже происходит через портал. Мы придаем очень большое внимание мнению клиентов о нас и нашей продукции. Для многих подразделений клиентами являются другие подразделения. И ежеквартально через портал происходит оценка качества услуг, предоставляемых внутренним клиентам. Через портал мы оцениваем вовлеченность сотрудников. На сайте также размещен наш заводской фотоальбом - в нем можно посмотреть, например, фотографии строительства завода в 2005 году, фото нашего традиционного майского спортивного фестиваля, фото, запечатлевшие участие наших сотрудников в Днях донора, или фото, предоставленные нашими сотрудниками на заводской фотоконкурс. На портале размещены описания всех действующих политик и процедур, которые касаются каждого специалиста, формы и бланки всех стандартных документов. И это далеко не полный перечень того, для чего мы используем наш внутренний сайт. И количество таких ресурсов и сервисов постоянно увеличивается.

Преимущества внедрения корпоративного интранет-портала - это, как я уже сказал, возможность мгновенно получать любую важную информацию как производственного, так и социального характера. Это формирует у сотрудников чувство причастности, вовлеченности в дела компании, ответственности за ее будущее. А эти эмоции мы считаем ключевыми для нашего долговременного развития и процветания.

Как и любой новый канал коммуникации, интранет-портал требует определенной культуры общения. И если все участники такой культурой обладают, то компания получает от портала только плюсы. А культуре общения можно и нужно обучать. И мы это делаем, в том числе с помощью специальных тренингов.

Помимо описанных выше основных сервисов нашего внутреннего сайта, на нем содержится информация о сотрудниках, их контактные телефоны и адреса корпоративной почты. Мы размещаем на портале информацию обо всех открытых на заводе вакансиях, приглашая сотрудников либо сообщить о своей заинтересованности в открытой позиции, либо предложить на вакантную должность кого-то из своих друзей или знакомых. С помощью портала мы информируем сотрудников о возможности приобретения уцененной продукции, проводим ее розыгрыш среди желающих.

В целом же хочу подчеркнуть, что портал является очень мощным инструментом демонстрации всем сотрудникам единства слов и дел компании, уважения компании к сотрудникам, ее стремления создать все условия для того, чтобы каждый ощущал себя членом большой корпоративной семьи».

Кейс 2. УК «Альфа-Капитал»

Юрий Григорьян, директор по управлению персоналом УК «Альфа-Капитал»:

«Учитывая, что интранет постепенно эволюционирует из простого телефонного справочника в мощный "мультифункциональный" рабочий инструмент, то выделить какую-то одну его цель весьма сложно.

С точки зрения корпоративной культуры, цель нашего интранет-портала - это создание единого корпоративного информационного пространства. Здесь все просто. Мы - компания средних размеров, но при этом наши сотрудники работают в крупнейших городах страны от Южно-Сахалинска и Владивостока до Калининграда и Ростова-на-Дону. И иногда получается, что до ближайшего коллеги - расстояние в сотни километров. Если еще добавить, что часть сотрудников работает в имплант-офисах, на территории других организаций, то задача трансляции корпоративной культуры, миссии и ценностей компании без наличия качественного информационного ресурса будет просто недостижимой. Вот и первая рабочая цель - внутренний сайт позволяет каждому сотруднику ощущать себя частью единого целого, быть активным участником жизни компании вне зависимости от расстояния до центрального офиса, каждый день из различных рубрик проникаться идеей компании.

С точки зрения нашей ежедневной работы, интранет полностью решает вопрос внутренних коммуникаций - это и удобный телефонный справочник с фотографиями коллег, выполняемыми функциями, интересами, и расширенная библиотека документов, информация о новых сотрудниках, днях рождения, календарь отсутствий, многочисленные чаты и форумы, внутренняя программа обмена информационными сообщениями и, конечно, новостной блок. Как мы видим, спектр и направленность коммуникативной составляющей - широкие, что позволяет эффективно решать задачи по внутренним коммуникациям любого уровня сложности.

Главное - это единый инструмент трансляции миссии и корпоративных ценностей компании. Далее полностью решается вопрос создания эффективных внутренних коммуникаций, то есть мы именно управляем информационными потоками, что позволяет их постоянно изменять под актуальные бизнес-задачи. Среди других целей внутреннего сайта: создание и управление рабочими группами, причем здесь нет ограничений по темам - это и группа по оптимизации процессов, и футбольная команда. Но основная цель - создание профессиональных сообществ внутри компании, информационное обеспечение всем спектром инструментов и документов любого сотрудника (от стандартов выполнения работы до клиентских презентаций и тарифов), что особенно актуально для новичков. На внутреннем портале мы создали библиотеку всех документов и сопроводили каждый из них памяткой по заполнению. Например, если вы хотите написать заявление на отпуск - находите в перечне документов трудовые документы, выбираете рубрику "Заявления", открываете нужный вам шаблон, а к нему уже приложена инструкция по заполнению. Также с помощью интранета мы вовлекаем сотрудников в корпоративную жизнь через проведение различных опросов, конкурсов и т. д.

Преимуществ у интранета много, но главное из них - это качественно другой уровень внутренних коммуникаций, что, безусловно, сильно облегчает решение многих как ежедневных, так и стратегических задач. А если идти дальше, то уровень развития внутренних коммуникаций напрямую коррелируется с уровнем развития корпоративной культуры компании, отражает ее подлинные интересы и приоритеты. Как пользователь этой системы, могу сказать, что открываю преимущества каждый день. При этом каждый раз говорю: "Как хорошо, что у нас есть интранет". И несмотря на то, что с момента внедрения прошло более года, посещаемость портала растет. Мы начинали с того, что внутренним сайтом пользовались 50% сотрудников. Благодаря постоянной работе с конечным пользователем мы довели эту цифру до 90%-95%.

Корпоративный портал нередко путают с корпоративным сайтом. На самом деле, это абсолютно разные инструменты и функции портала намного шире. По сути, портал - это некий виртуальный офис компании, позволяющий всем сотрудникам обмениваться документами и информацией, а также автоматизировать основные бизнес-процессы. А вот понятия корпоративного портала и интранета традиционно используются как синонимы.

Что представляет собой интранет?

Интранет, или корпоративный портал, - весьма объемный и сложный инструмент, позволяющий справиться с решением большого круга задач. Это не просто самостоятельный сайт, а целая совокупность разных продуктов, например, система работы с документами, таск-трекер, ERP-система и множество других в зависимости от потребностей конкретной организации. Портал объединяет функции хранилища файлов и документов, социальной сети и информационного ресурса. При этом главных задач у любого портала всего две: дать сотрудникам возможность коллективно работать над поставленными задачами и обеспечить эффективные внутренние коммуникации.

Для решения этих задач в типовой корпоративный интранет могут входить следующие блоки:

• сведения о компании: устав, структура, должностные инструкции, миссия и мировоззрение компании, корпоративный стиль и т.д.;
• сведения о сотрудниках: персональные данные и страницы, контакты, занимаемая должность, подразделение, достижения;
• обновляемая информация: приказы, распоряжения, объявления о событиях в компании, взыскания и благодарности, новости компании;
• единая база знаний: справочная информация (каталоги продукции, прайс-листы), документы, шаблоны, архив файлов;
• инструменты общения: форумы, опросы, анкеты, связь с руководящим аппаратом и коллегами;
• служебные механизмы: проекты, постановка задач и контроль их выполнения, заявки на приобретение оргтехники, заказ пропусков, транспорта и тому подобное.

Как показывает практика, корпоративный портал способен эффективно решать вопросы рабочего плана, такие как постановка и контроль выполнения задач, аналитика, создание системы хранения важной информации, автоматизация бизнес-процессов и системы управления взаимоотношений с клиентами (CRM).

Достаточно успешно реализуется на порталах и быстрая связь между разными подразделениями компании. Исчезает необходимость, например, уведомлять каждое подразделение о нововведении или важном событии - достаточно разместить информацию на портале, и она тут же станет достоянием общественности. Персонал, кроме того, имеет постоянный доступ к базе знаний компании.

На заметку
Один из главных трендов развития интранета - это его упрощение. Если несколько лет назад разработчики пытались оснастить его максимальным количеством функционала, то сегодня они все чаще отказываются от таких решений в пользу более простых социальных интранетов.

Что касается эффективных коммуникаций между сотрудниками, то в теории портал, конечно, дает им возможность мгновенного общения через интегрированную социальную сеть, обсуждения как рабочих, так и личных вопросов на форумах и в группах. Каждый может пообщаться с каждым, задать вопрос, передать и получить нужную информацию... На практике, к сожалению, это работает далеко не всегда или не работает вовсе. Интранет хорош для автоматизации различных операций, упрощения системы документооборота и отчетности, поиска нужной информации, но… не для общения.

Кстати, успешность взаимодействия сотрудников с помощью портала во многом зависит от степени их вовлеченности в общение на всех управленческих уровнях. Открытая организация, где любой может напрямую обратиться к руководителю, намного привлекательнее для действующих и потенциальных сотрудников. Это создает у персонала дополнительную уверенность в том, что топ-менеджмент относится к членам коллектива как к полноправным партнерам и формирует лояльность к компании.

Каким компаниям нужен корпоративный портал

Интранет - это очень удобный, а порой и жизненно необходимый инструмент для компаний, в которых имеются удаленные сотрудники. Для них портал может служить настоящим мобильным рабочим местом. Полезен портал и для крупных фирм, имеющих филиалы в рамках одного населенного пункта или даже в разных городах. Но даже и в том случае, если у фирмы нет филиалов, но имеется большой штат сотрудников, а отделы расположены на разных этажах, портал может стать средством объединения всех в одну команду. При наличии портала исчезает необходимость ходить с бумажными документами из кабинета в кабинет, тратя на это драгоценное рабочее время и отвлекая других сотрудников, или искать клиентскую базу где-то на просторах 1С, с которой работать умеет далеко не каждый. Конечно, если в организации работают два-три человека и в течение рабочего дня они находятся в одном кабинете, то портал в этом случае будет ненужной роскошью.

Иногда руководители компании искренне не понимают, зачем может понадобиться корпоративный портал, считая его установку пустой тратой денег. На самом деле, портал необходим компании, если:

Очень полезен будет портал и тем компаниям, где нужна быстрая адаптация сотрудников или обучение персонала. При наличии интранета новичок гораздо быстрее входит в курс своих обязанностей, поскольку получает доступ ко всей основной информации, имеет возможность получать консультации по любому вопросу у опытных коллег. Для обучения сотрудников не потребуется организовывать очные курсы или тренинги - все это можно сделать онлайн на территории портала. Не придется и надолго отрывать работников от трудового процесса и тратить дополнительные средства на организацию.

Как внедрять интрасеть

Процесс внедрения интранета в компании достаточно сложный и многоэтапный. Первый этап - это всегда решение «сверху». Именно руководство должно принять решение о внедрении и способствовать его продвижению. Но психология людей такова, что любые нововведения и изменения привычного хода работы воспринимаются в штыки, независимо от того, насколько полезными и эффективными они окажутся в будущем.

Итак, допустим, что решение принято. С чего начать?

• Этап 1. Сбор требований и планирование проекта. На этом этапе определяются главные цели внедрения и собираются мнения всех заинтересованных лиц.
• Этап 2. Создание информационной архитектуры портала. Под этим понимается структурирование всех данных на портале, то, как они будут представлены пользователям. Главное назначение структуры - ускорение поиска, самая важная информация должна быть получена не более, чем в три «клика» мышкой.
• Этап 3. Оптимизация бизнес-процессов. Это нужно для того, чтобы портал был не просто складом информации, но и автоматизировал самые трудоемкие бизнес-процессы компании.
• Этап 4. Создание дизайна портала. В данном случае дизайн - не просто картинка, он серьезно влияет на удобство портала для пользователей. Работа над дизайном обычно ведется параллельно с программной реализацией.
• Этап 5. Информационное наполнение. По мнению специалистов, инициаторами публикаций в начале работы интранета должны быть топ-менеджеры, но от них должно поступать не более 20% постов. Остальное - публикации рядовых сотрудников. Если их количество в дальнейшем окажется менее 80%, то, возможно, портал не является инструментом для персонала. К сожалению, на деле за наполнение обычно отвечает администратор.
• Этап 6. Продвижение среди сотрудников и обучение пользователей. Пожалуй, самый сложный и ответственный этап. Как бы идеально не был создан портал с точки зрения программного обеспечения или дизайнерского оформления, если он не будет востребован сотрудниками компании, ценность его будет равна нулю. Чтобы проинформировать коллектив о запуске интранета, можно разослать информационное письмо с оповещением о сервисе и его самых полезных возможностях, советами по переходу на новую систему. В процессе функционирования портала каждая компания находит свои решения для его популяризации среди работников, например, у кого-то доступ в интернет или электронную почту открывается только через интранет, а кто-то материально поощряет тех, кто регулярно использует портал в работе. Мотивация к использованию этого инструмента - едва ли не самая сложная часть работы по внедрению портала.

Сравниваем решения: топ-3 лучших интранет-портала

Yammer. По заявлению разработчиков, этот корпоративный портал будет полезен всем подразделениями компании - от руководителей до рядовых сотрудников. На сегодня он доступен только в составе еще одного продукта ― Microsoft-Office365 ― и легко интегрируется с SharePoint. При этом они во многом схожи, но Yammer - это облачное решение, а SharePoint - серверное.

Структура портала несколько напоминает популярный Twitter, интранет позволяет сотрудникам обмениваться мгновенными сообщениями, включая текстовые файлы и изображения, формировать рабочие группы, просматривать онлайн-контакты, искать людей, группы или тексты, использовать общую базу данных и принимать участие в ее формировании. Интерфейс портала достаточно прост, разобраться в нем сможет каждый, кто имеет хоть небольшой опыт работы с социальными сетями.

Кроме создания внутренних коммуникаций между сотрудниками, Yammer также помогает решать бизнес-задачи, такие как создание коммуникаций для руководителей, управление проектами, взаимодействие с бизнес-партнерами, формирование мотивации у персонала, обучение и адаптация сотрудников, повышение эффективности продаж.

Поскольку Yammer на сегодня является составной частью Office365, то установить его отдельно от последнего не представляется возможным. Но зато от добавления Yammer во все тарифы онлайн-офиса цена последнего не изменилась. Кстати, именно невозможность самостоятельной установки Yammer и можно считать одним из его главных недостатком наряду с тем, что Yammer подойдет лишь тем компаниям, которые хотят разработать свой индивидуальный корпоративный портал, поскольку не является готовым коробочным решением.

«Битрикс24» - корпоративный портал с функциями социальной сети. Он содержит микроблоги, мессенджер, хранилище файлов, фотогалереи. С помощью «Битрикс24» можно не только общаться и совместно работать над проектами, но и вести свой CRM, планировать и учитывать рабочее время, автоматизировать бизнес-процессы, управлять персоналом. Всего предлагается 12 рабочих инструментов.

«Битрикс» выглядит как корпоративный Facebook, во всяком случае, интерфейсы у них очень похожи. На главной странице имеется привычная лента, в которой каждый пользователь может писать свои сообщения и комментарии к постам других участников. Эта же лента отражает и все события компании. Существует как коробочный, так и облачный варианта портала. «Битрикс» можно установить как на стационарный компьютер, так и на ноутбук или любое мобильное устройство. Кроме того, интранет легко интегрируется с Google, Apple, Microsoft. Цена ПО зависит от вида выбранного тарифа: пакет «Проект» на 12 пользователей можно установить бесплатно, «Проект+» - за 990 рублей в месяц, «Компания» - за 10 990 рублей. Количество пользователей в двух последних пакетах не ограничено.

По отзывам пользователей - главные минусы портала - неинформативный интерфейс и перегруженность функционалом.

Jive - это готовое решение, которое дает возможность создавать собственный внутрикорпоративный портал в компании. Здесь имеются готовые шаблоны для отдела маркетинга, отдела продаж, HR, службы технической поддержки - запустить и развить портал можно в максимально сжатые сроки Пользователи могут настроить свое индивидуальное рабочее пространство при помощи стартовой страницы. Приложение содержит все необходимые инструменты для управления проектами, корпоративным контентом и задачами.

Для пользователей доступны блоги, профили, обсуждения, группы, календари, умный поиск и многое другое. Jive можно интегрировать с Google и Office365, доступ к порталу возможен с любых устройств, включая мобильные.

Цена приложения зависит от выбранного пакета, на сегодня их предлагается три: Select, Premier или Premier+. Главный недостаток портала - отсутствие локализации на русском языке и отличие навигации от привычных пользователю соцсетей. Из-за большого количества возможностей, процесс адаптации пользователей к интранету может вызвать трудности.

На рынке сегодня представлено достаточно большое количество решений. Понять, какое из них подойдет конкретной компании достаточно сложно. Именно поэтому в разделе об интеграции особое место занимает необходимость постановки четкой цели. Конечно, рабочий функционал представлен практически везде одинаково хорошо, что касается социального - вопрос остается открытым.

Индивидуальный инструмент vs готовое решение

Что предпочесть: разработку индивидуального инструмента или готовое решение? Об этом мы поговорили с Дмитрием Бенцем, разработчиком корпоративной социальной сети LOQUI BUSINESS :

«Если руководство будет понимать, зачем и для кого нужен интранет, то станет ясно и какой именно портал лучше всего установить. Не последнюю роль в выборе, конечно, играют финансовые возможности. Индивидуальное решение всегда будет дороже, чем коробочный вариант, но иногда компании и не нужно это решение. Готовые порталы успешно справляются с возложенными на них задачами, и большинство из них позволяют настроить все функции под специфику компании.

Но очень часто, к сожалению, встречается ситуация, когда портал становится только хранилищем информации, а делу укрепления внутренних коммуникаций он никак не помогает. Это происходит потому, что портал все же официальный рабочий инструмент, а человек психологически не расположен к общению с его помощью. Если компания видит своей основной целью именно укрепление внутренних коммуникаций, то внедрять нужно корпоративную социальную сеть. Именно КСС становится той площадкой, где персонал компании начинает активно общаться по всем вопросам, решать рабочие задачи, обмениваться мнениями, делиться информацией. Сети становятся все более востребованными, и одной из первых отечественных разработок стал наш LOQUI BUSINESS. Мы надеемся, что его ждет большое будущее. По крайней мере, мы постарались внедрить в него самое лучшее от социальной сети и корпоративного портала, чтобы LOQUI стал инструментом, способным решить любые вопросы и задачи компании».