Разработка и внедрение информационных систем. Проблема выбора информационной системы

Любой владелец компании задумывается над тем, максимально ли эффективно работает его предприятие. Однозначный ответ на этот вопрос можно дать, проанализировав множество показателей. Получать эти данные вручную затруднительно и слишком дорого. Современная информационная система в состоянии за несколько минут сформировать любой показатель по заранее определенному алгоритму расчета.

Именно эффективность технологий и подталкивает руководителей принять решение о внедрении системы в деятельность предприятия. Но перед тем как закупать лицензии и нанимать известную компанию-интегратора для внедрения, необходимо получить основные понятия об этом процессе, чтобы контролировать ход внедрения на собственном предприятии.

С чего начинать внедрение информационной системы?

После сформировавшейся мысли о том, что компании необходимо внедрение информационной системы управления предприятием, нужно определиться, кто этим будет заниматься. Существует несколько подходов к запуску проектов такого рода на предприятии:

• Заключение контракта с крупной компанией, внедряющей ИС. К преимуществам можно отнести опыт компании-аутсорсера и отдельных ее специалистов, а также наличие собственных проектных наработок. К недостаткам относят стоимость работ, возможную текучку кадров и возможность того, что за громким именем могут стоять не самые лучшие специалисты;
• Приглашение небольшой, региональной IT-компании. Однозначным плюсом является высокая вероятность того, что внедрение автоматизированной информационной системы станет приоритетным проектом для нее. Если проект предстоит крупный, а значит долгий, стоит опасаться внезапных смен руководства, специалистов и приоритетов небольших фирм-внедренцев;
• Внедрение силами собственного IT-отдела. В этом варианте привлекает отсутствие дополнительных трат, постоянная связь со специалистами и возможность лично управлять проектом. Однако тут кроется и большая опасность – специалисты IT-отдела, зачастую зависящие от пользователей и руководства, полностью ориентируются их решения, в том числе не всегда правильные;
• Приглашение эксперта. Отличный способ сэкономить и получить специалиста в нужной области. К недостаткам можно отнести необходимость высокой организованности всех сотрудников компании, зависимость успеха от одного человека и формальную ответственность за проект.

Практика показывает, что управление внедрением информационных систем лучше доверить опытным специалистам. Именно поэтому, какой бы вариант команды внедрения вы не выбрали, обязательно проверяйте опыт – и не только количественный, но и качественный. Проверяйте отзывы о работе IT-компаний и экспертов, следите за квалификацией собственных специалистов.

Такой важный момент, как стратегический план внедрения и выбор типа взаимоотношений с внедренцами информационной системы, важен, но не является единственным критерием. Эффективность внедрения информационной системы на предприятии зависит от нескольких факторов и готовности персонала учитывать их в работе. Специалисты выделяют несколько основных правил, игнорирование которых с большой вероятностью приведет к печальным последствиям:

• Осознание необходимости внедрять современные технологические инструменты и готовность к внедрению всех сотрудников;
• Изучение основ построения системы;
• Грамотный выбор подходящей системообразующей программы и команды, отвечающей за ее внедрение;
• Выделение квалифицированных кадров для контроля проекта со стороны заказчика;
• Последовательная и четкая организация проекта;
• Желание меняться к лучшему.

Сложно определить какие-либо временные рамки запуска корпоративной информационной системы. Многое будет зависеть от того, существовала ли раньше разработка информационных систем предприятия или придется начинать с нуля. Следует приготовиться к тому, что внедрение займет достаточно много времени и существенно изменит некоторые бизнес-процессы в компании. Технология внедрения информационных систем может существенно отличаться у разных специалистов, но определенные этапы выделяются практически в каждом успешном проекте.

Успешные внедрения информационных систем включают в себя достаточно много важных и полезных для предприятия этапов. Помимо непосредственно начала работы в ИС, они помогают компании упорядочить ключевые бизнес-процессы и выявить проблемные места. Чем крупнее компания, тем больше принято сотрудников, чьи функции и квалификация вызывают вопросы. Грамотное внедрение информационной системы выявит их.

Если компания хочет не просто «для галочки» внедрить ИС, а действительно эффективно пользоваться всеми ее возможностями, предстоят следующие этапы:

1. В первую очередь необходимо определить цель внедрения. Многие руководители высшего звена поверхностно относятся к этому этапу, но на самом деле он задает направление всему внедрению ИС;
2. Обследование бизнес-процессов компании. В этот этап входят интервью с менеджментом, рядовыми сотрудниками, составление схем по каждому процессу. На выходе получается уточнение целей внедрения и возможность предварительно оценить объем работ и стоимость;
3. Составление проекта, технического задания и регламента. В этих документах должны быть описаны все бизнес-процессы, участвующие во внедрении ИС. Старайтесь составлять проект внедрения максимально подробно, с указанием необходимых данных, их структуры, алгоритмов действий, рабочих мест;
4. Подготовка специалистов. Сотрудники компании при начале внедрения должны знать, что от них требуется, чтобы не задерживать выполнение работы. Также администраторы и разработчики компании должны начать разбираться в информационной системе. То есть сотрудники расширяют свои знания на благо компании;
5. Настройка информационной системы в соответствии со спецификой предприятия. В этот этап включается:
   • Разграничение прав на функционал системы для сотрудников;
   • Начальное заполнение данных;
   • Настройка алгоритмов расчетов, создание необходимых отчетов.
6. Тестирование информационной системы. На этом этапе могут обнаружиться проблемы внедрения в разрезе алгоритмов или необходимость в новых отчетах;
7. Опытная эксплуатация с реальными данными. Чаще всего на этом этапе многие сотрудники компании выполняют больше работы. Им приходится не только работать, как раньше, но и отражать свои действия в информационной системе. Требуется максимальная дисциплина и сосредоточение усилий всех участников внедрения. Конечным результатом должно стать совпадение данных информационной системы с реальным положением дел;
8. Промышленная эксплуатация. На этом этапе осуществляется переход сотрудников на полноценную работу в информационной системе. Должна быть организована техническая поддержка пользователей;
9. Завершение проекта. Основным результатом этапа являются подписанные должностные инструкции, разграничение обязанностей подразделений и их взаимодействия. Корпоративная информационная система запущена на предприятии.

Только согласованные усилия сотрудников компании на всех уровнях гарантируют продолжительную успешную работу информационной системы на предприятии.

Обычно выделяют следующие этапы создания ИС:

1. формирование требований к системе,

2. проектирование,

3. реализация,

4. тестирование,

5. ввод в действие,

6. эксплуатация и сопровождение.

Начальным этапом процесса создания ИС, после определения цели создания системы, является моделирование бизнес-процессов – совокупности взаимосвязаны работ для решения определенной задачи, которые протекают в организации и реализующих ее цели и задачи. Модель организации, описанная в терминах бизнес-процессов и бизнес-функций, позволяет сформулировать основные требования к ИС.

Целью начальных этапов создания ИС, выполняемых на стадии анализа деятельности организации, является формирование требований к ИС , корректно и точно отражающих цели и задачи организации-заказчика. Чтобы специфицировать процесс создания ИС, отвечающей потребностям организации, нужно выяснить и четко сформулировать, в чем заключаются эти потребности. Для этого необходимо определить требования заказчиков к ИС и отобразить их на языке моделей в требования к разработке проекта ИС так, чтобы обеспечить соответствие целям и задачам организации.

На этапе проектирования прежде всего формируются модели данных. Проектировщики в качестве исходной информации получают результаты анализа. Построение логической и физической моделей данных является основной частью проектирования базы данных. Полученная в процессе анализа информационная модель сначала преобразуется в логическую, а затем в физическую модель данных.

Параллельно с проектированием схемы базы данных выполняется проектирование процессов, чтобы получить спецификации (описания) всех модулей ИС. Оба эти процесса проектирования тесно связаны, поскольку часть бизнес-логики обычно реализуется в базе данных (ограничения, триггеры, хранимые процедуры). Главная цель проектирования процессов заключается в отображении функций, полученных на этапе анализа, в модули информационной системы. Конечными продуктами этапа проектирования являются схема базы данных (на основании ER-модели, разработанной на этапе анализа) и набор спецификаций модулей системы (они строятся на базе моделей функций).

Кроме того, на этапе проектирования осуществляется также разработка архитектуры ИС, включающая в себя выбор платформы (платформ) и операционной системы (операционных систем). В неоднородной ИС могут работать несколько компьютеров на разных аппаратных платформах и под управлением различных операционных систем. Кроме выбора платформы, на этапе проектирования определяются некоторые характеристики архитектуры (файл-серверная или клиент-серверная, централизованная БД или распределенная, однородная БД или нет, будут ли использоваться параллельные серверы БД для повышения производительности). Этап проектирования завершается разработкой технического проекта ИС.

На этапе реализации осуществляется создание программного обеспечения системы, установка технических средств, разработка эксплуатационной документации.

Этап тестирования обычно оказывается распределенным во времени.

После завершения разработки отдельного модуля системы выполняют автономный тест, который преследует две основные цели: обнаружение отказов модуля и соответствие модуля спецификации (наличие всех необходимых функций, отсутствие лишних функций). После того как автономный тест успешно пройдет, модуль включается в состав разработанной части системы и группа сгенерированных модулей проходит тесты связей, которые должны отследить их взаимное влияние. Далее группа модулей тестируется на надежность работы, то есть проходят, во-первых, тесты имитации отказов системы, а во-вторых, тесты наработки на отказ. Затем весь комплект модулей проходит системный тест - тест внутренней приемки продукта, показывающий уровень его качества. Сюда входят тесты функциональности и тесты надежности системы. Последний тест информационной системы - приемо-сдаточные испытания. Такой тест предусматривает показ информационной системы заказчику и должен содержать группу тестов, моделирующих реальные бизнес-процессы, чтобы показать соответствие реализации требованиям заказчика.

2. Понятие «архитектура информационной системы»

Рассмотрим определение "архитектуры информационной системы", которое дают различные источники:

Архитектура – это организационная структура системы.

АрхитектураИС – концепция, определяющая модель, структуру, выполняемые функции и взаимосвязь компонентов информационной системы.

Архитектура – это базовая организация системы, воплощенная в ее компонентах, их отношениях между собой и с окружением, а также принципы, определяющие проектирование и развитие системы.

Архитектура – это набор значимых решений по поводу организации системы программного обеспечения, набор структурных элементов и их интерфейсов, при помощи которых компонуется система, вместе с их поведением, определяемым во взаимодействии между этими элементами, компоновка элементов в постепенно укрупняющиеся подсистемы, а также стиль архитектуры , который направляет эту организацию – элементы и их интерфейсы, взаимодействия и компоновку.

Архитектура – это структура организации и связанное с ней поведение системы. Архитектуру можно рекурсивно разобрать на части, взаимодействующие посредством интерфейсов, связи, которые соединяют части, и условия сборки частей. Части, которые взаимодействуют через интерфейсы, включают классы, компоненты и подсистемы.

Если все эти определения объединить, то получим следующее:

Архитектурой ИС называется принципиальная организация компонентов ИС, связей между ними и внешним окружением, а также принципы и средства разработки и поддержки систем.

Под архитектурой программных систем будем понимать совокупность решений относительно:

· организации программной системы;

· выбора структурных элементов, составляющих систему и их интерфейсов;

· поведения этих элементов во взаимодействии с другими элементами;

· объединение этих элементов в подсистемы;

· архитектурного стиля, определяющего логическую и физическую организацию системы: статические и динамические элементы, их интерфейсы и способы их объединения.

Архитектура программной системы охватывает не только ее структурные и поведенческие аспекты, но и правила ее использования и интеграции с другими системами, функциональность, производительность, гибкость, надежность, возможность повторного применения, полноту, экономические и технологические ограничения, а также вопрос пользовательского интерфейса.

По мере развития программных систем все большее значение приобретает их интеграция друг с другом с целью построения единого информационного пространства предприятия.

Программа профессиональной переподготовки для получения и совершенствования квалификации ИТ-менеджеров разного уровня в области проектирования информационных систем и применения лучших практик для управления проектами внедрения ИС.

Программа ориентирована на ИТ-специалистов, нуждающихся в приобретении и систематизации знаний, необходимых для решения задач, связанных с разработкой, внедрением и развитием корпоративных информационных систем.

Для желающих повысить свой статус, сделать карьеру, поменять профессию, приобрести новые знания в удобное для себя время, а также получить престижный диплом ведущего университета России, соответствующего профессиональным стандартам.

Программа реализуется с 2012 года.

За это время прошли обучение несколько сотен человек из Владивостока, Екатеринбурга, Тулы, Самары, Воронежа, Сочи, Новгорода, Читы, Москвы и других городов.

Программа разработана с учетом требований профессиональных стандартов:

• Руководитель проектов в области информационных технологий (Утвержден Приказом Минтруда России №893н от 18.11.2014)
• Системный аналитик (Утвержден Приказом Минтруда России № 809н от 28.10.2014)

Подайте заявку на обучение

ЦЕЛИ ПРОГРАММЫ

• Дать слушателям необходимые теоретические знания в области системного анализа и ИТ-менеджмента;

Научить системному подходу к решению задач в области разработки и проектирования информационных систем;

Изучить практику управления ИТ-проектами в российских компаниях и организациях;

• Способствовать практическому применению полученных знаний и умений, предоставляя слушателям необходимую консультационную помощь и поддержку.
• Предоставить слушателям возможность освоения образовательной программы в удобное время в любом месте.

Главная задача обучения по программе – не прохождение тестирования по дисциплинам, путем заучивания учебного материала, а получение слушателями навыков руководства проектами создания и внедрения информационно-технологических решений любого уровня сложности в деятельности реальных компаний c помощью консультаций от практиков-экспертов.

Структура и содержание программы

Стоимость внедрения и эффективность применения ИС в значительной степени определяются такими этапами жизненного цикла ИС как проектирование и внедрение. Именно на этих этапах правильно определяются бизнес-требования и функциональные требования к ИС, разрабатывается оптимальная архитектура ИС, выбираются наиболее эффективные методики внедрения ИС.

В программе рассматриваются методические основы проектирования, внедрения, развития корпоративных информационных систем, которые базируются на принципах системного анализа и применения CASE-технологий. Программа ориентирована на формирование знаний и умений, необходимых для создания и внедрения корпоративных информационных систем, функциональные и эксплуатационные характеристики которых соответствуют особенностям и потребностям автоматизируемых бизнес-процессов.

Программа разработана ведущими преподавателями НИУ ВШЭ и практиками-экспертами, имеющими большой опыт практической работы и обучения взрослых людей.

Для задания необходимой логики изучения, а также приобретения практических навыков, программа разбита на четыре блока с соответствующими контрольными практическими заданиями (КДЗ):

1. Анализ предметной области и формирование требований к ИС

• Информатизация предприятия
• Анализ требований к автоматизированным информационным системам
• Архитектура предприятия
• Моделирование бизнес-процессов
• Оптимизация бизнес-процессов
• Контрольное домашнее задание 1.

2. Разработка и проектирование ИС

• Модели жизненного цикла и методологии разработки корпоративных систем
• Технологии и средства разработки корпоративных систем
• Проектирование информационных систем
• Применение ГОСТ 34 в проектах создания современных автоматизированных систем
• Основы проектирования реляционных баз данных
• SQL и процедурно-ориентированные языки
• Контрольное домашнее задание 2

3. Внедрение ИС

• ИТ-стратегия
• Управление внедрением информационных систем
• Гибкая процессная методология Agile
• Управление проектами в соответствии со стандартом PMI PMBOK
• Управление проектами по технологии быстрого результата
• Контрольное домашнее задание 3.

4. ВЫПУСКНАЯ АТТЕСТАЦИОННАЯ РАБОТА

Особенности заочного (дистанционного) обучения

Материалы дисциплин представлены в виде видеофильмов или электронного текста.

Возможность обучения 24ч 7 дней в неделю: обучение и контроль знаний происходят полностью дистанционно в любое время суток и в любой стране мира. Для обучения слушателям нужны только компьютер и доступ в интернет.

Индивидуальный подход к слушателям. В процессе обучения слушатели смотрят, слушают или читают лекции. Каждый слушатель получает необходимые консультации и поддержку персонального куратора.

Гибкий график. Слушатель сам задаёт темп образовательному процессу, ориентируясь исключительно на себя и свою загруженность, а также распорядок дня.

Контроль знаний проводится после изучения каждой темы (лекции) и после завершения изучения каждой дисциплины. Это необходимое условие аттестации. Только этим задается определенная очередность изучения материала.

Большая практическая работа слушателя , с использованием информации, бизнес-процессов компании, в которой он работает. Для освоения полученных теоретических знаний и применения их на практике, по каждому блоку дисциплин слушатели выполняю контрольное домашнее задание . КДЗ – это письменная работа, в которой слушатели раскрывают выбранную тему, при желании используя реальную информацию своей практической деятельности. Или тема КДЗ может иметь аналитический аспект. Выполняется КДЗ под руководством научного руководителя, назначаемого из преподавателей и экспертов ВШБИ НИУ ВШЭ.

Стратегия построения информационной системы

Информационная система управления в той или иной степени уникальна для каждого проекта. ИСУП создается на стадии запуска проекта и прекращает свое существование с закрытием проекта. Таким образом, руководство проекта должно быть, способно создать эффективную информационную систему за относительно короткий период времени. Это возможно лишь в том случае, если общая структура ИСУП, ее основные элементы и методы развертывания системы заранее разработаны, согласованы и задокументированы. Другими словами, стандартные подходы к управлению проектами, элементы организации, управленческие процедуры и документы, инструментальные средства должны быть внедрены и освоены в организации в целом. Тогда менеджер проекта способен быстро создать систему управления конкретным проектом на основе стандартных подходов и элементов.

В общем виде три основных стратегии должны быть рассмотрены при выработке подхода к разработке системы управления проектами в организации:

· Разработка собственной специализированной системы или настройка существующих систем.

· Использование унифицированных систем календарного планирования и управления проектами, доступных на рынке.

· Интеграция существующих подсистем по функциям и по данным.

Разработка собственной специализированной системы, как правило, требует значительных капиталовложений, времени и высококвалифицированных специалистов. Данная стратегия может быть оправдана для специфических проектов и областей управления проектами, где применение универсальных систем не эффективно.

В любом случае, применение промышленных систем календарного планирования и управления проектами в рамках ИСУП требует их настройки на предметную область, а часто доработки специфических функций и интеграции с другими системами.

Независимо от выбранной стратегии, главная задача разработчиков состоит в том, чтобы максимально приблизить информационную модель, поддерживаемую системой к реальной организационной структуре и управленческим процедурам проекта.

Что же нужно знать пользователю о предлагаемом программном обеспечении и собственных потребностях для того, чтобы сделать правильный выбор?

Прежде всего, полезно ответить для себя на вопросы, связанные с функциями планирования и управления, которые должны быть реализованы, выбрать степень необходимой детальности планирования и контроля:

· только планирование или планирование и контроль хода проекта;

· планирование и контроль лишь сроков выполнения работ;

· планирование и контроль финансовых вложений без детального планирования использования ресурсов;

· детальное планирование использования ресурсов;

· многопроектное планирование и управление.

Полезно заранее определить примерные требования к размерности проектов и детальности планирования, организационной структуре управления и отчетности. Сколько проектов будет вестись одновременно и будут ли они взаимозависимыми? Каково примерное количество задач в одном проекте? Сколько видов ресурсов будет задействовано в одном проекте и как будут разделяться ресурсы между проектами?

Кроме того, на выбор пакетов могут повлиять специфические требования управления в конкретной предметной области. Например, специальные требования к отчетности или необходимость расчета дополнительных показателей, необходимость интеграции системы с другими приложениями или нормативными базами данных и т.п.

Немаловажными являются также соображения, связанные с квалификацией персонала, который будет использовать ПО. Пакеты, обладающие большими возможностями, требуют, как правило, более высокой квалификации пользователей и дополнительного обучения. Они ориентированы на пользователей профессионалов, т.е. специалистов основным видом деятельности которых является администрирование проекта. Для пользователей же использующих пакеты УП лишь время от времени при необходимости спланировать небольшой комплекс работ более важным является простота использования и скорость получения результата. Отметим также, что в крупных организациях, как правило, можно найти оба типа пользователей. И, значит, задача для таких организаций состоит не в том, чтобы стандартизироваться на каком либо одном пакете, а в том, чтобы подобрать оптимальную комбинацию пакетов поддерживающих процедуры обмена данными.

Разработка информационной системы

Можно выделить три основных стадии разработки информационной системы управления:

· Изучение и анализ возможностей автоматизации процедур управления;

· Проектирование и разработка системы;

· Тестирование и подготовка документации.

На первой стадии производится обследование существующих информационных систем и ресурсов организации, анализ информационных потребностей руководства на разных уровнях управления.

Команда, выполняющая обследование, должна включать как специалистов в области методов управления проектами, хорошо ориентирующихся в организационной структуре компании, так и технических специалистов, системных аналитиков.

Обследование предполагает проведение серии интервью со специалистами на разных уровнях управления. Интервью должны быть тщательно спланированы по содержанию и последовательности. Опросный лист должен содержать описание позиции интервьюируемого в организации и в реализуемых проектах, включая обязанности и ответственность, выполняемые задачи и контакты. Задачей интервью является выявить входную и выходную информацию для данной позиции, описать выполняемые процедуры, применяемые системы и подходы, существующие проблемы и предложения по их разрешению. Информация, полученная в результате проведенного обследования, обрабатывается и обобщается.

В итоге должна быть разработана общая организационная структура управления с описанием выполняемых процедур и существующих проблем. На основе данного документа разрабатывается концепция информационной системы управления, детальное описание подсистем, обеспечивающих поддержку тех или иных управленческих функций, план создания системы, включающий оценки по срокам, бюджету и потребностям в специалистах.

На второй стадии формируется команда разработчиков, включающая руководителя проекта разработки, постановщиков задач и программистов.

Проектирование включает разработку функциональной спецификации, спецификации обмена данными, технической спецификации, описывающей архитектуру системы, описание критериев и процедуры приемки системы.

Разработка включает поставку и настройку стандартных пакетов, доступных на рынке; разработку специализированных подсистем; поставку необходимого оборудования; интеграцию системы в целом.

На стадии тестирования проверяется работоспособность отдельных подсистем и системы в целом, оценивается соответствие полученных решений исходной спецификации и реальным потребностям пользователей.

Параллельно разрабатывается документация на ИСУП, которая включает в себя документацию для администратора системы и инструкции пользователям. Инструкции пользователям системы должны быть согласованы с принятыми в организации процедурами планирования и управления проектами.

Важно отметить, что затраты на разработку каждой конкретной ИСУП зависят от сложности системы, которая диктуется потребностями конкретного проекта, от количества времени и денег, отпущенных на создание информационной системы, а также от знаний и опыта ответственных за создание системы разработчиков.

Внедрение системы

Определенные трудности освоения системы управления проектами могут быть связаны с необходимостью внедрения и использования новых управленческих технологий. Таким образом, разработка и настройка программного обеспечения еще не дает гарантии, что данное ПО будет эффективно применено. Процедура внедрения системы призвана помочь в преодолении данной проблемы.

Масштабы использования систем управления проектами в различных организациях могут существенно варьироваться. Сложность задач по внедрению зависит от масштабов организации, имеющейся структуры управления и степени автоматизации, масштабов и типа реализуемых проектов, степени вовлеченности в управление проектами внешних организаций. Однако, даже в относительно простых ситуациях план внедрения системы может сыграть решающую роль для ее ввода в реальную эксплуатацию. Еще на стадии проектирования важно вовлечь потенциальных пользователей в процесс разработки и таким образом заручиться их поддержкой.

Можно сформулировать несколько наиболее часто встречающихся ошибок планирования внедрения систем для управления проектами, которые являются причинами неудач освоения подобных систем:

· Цели проекта и ожидаемые результаты не определены заранее или определены не в полном объеме. Жесткие временные ограничения, нетерпеливость или непоследовательность руководства могут не позволить реализовать цели проекта в полном объеме.

· Планирование ввода в эксплуатацию всех функций системы управления проектами одновременно. Внедрение системы для управления проектами в полном объеме может предусматривать использование целого ряда новых технологий (например, установку глобальной информационной сети и баз данных клиент-сервер), а реализация различных функций может влиять на работу разных подразделений и специалистов (например, разные отделы должны быть вовлечены в поддержку информационных потоков при реализации временного, ресурсного и стоимостного видов планирования работ). Все это может привести к значительному усложнению проекта и делает проблематичным стабилизацию работы системы в целом.

· Планирование перевода сразу всей организации на использование системы для управления проектами. Это подобно попытке связать сразу всех сотрудников крупной организации в локальную вычислительную сеть. вместо того, чтобы осуществлять подключение пользователей последовательно, отдел за отделом.

· Важно четко представлять преимущества, ожидаемые от внедрения новой системы. Результаты внедрения системы должны быть согласованы со всеми, кого это может касаться на разных уровнях управления в организации (как с непосредственными пользователями системы, так и с пользователями/поставщиками информации для системы).

· Последовательное внедрение в использование функций планирования и управления от простого к сложному. Рекомендуется начать с планирования и контроля временных параметров, затем освоить функции стоимостного планирования и контроля и только после этого переходить к ресурсному планированию. К интеграции системы управления проектами с другими системами лучше переходить после того, как процедуры использования основных ее функций освоены.

· Последовательное внедрение системы, начиная с отдельных небольших проектов и функциональных отделов. Начать лучше с небольшого проекта с достаточно квалифицированной командой исполнителей. Необходимо помнить, что в каждой организации есть сотрудники, более заинтересованные в использовании новых систем автоматизации и более способные в их освоении. Начать лучше именно с них. Получив первую группу пользователей, освоивших систему, можно переходить к распространению данной технологии на остальные проекты и отделы в организации. Когда система начнет реально работать в организации, противникам ее использования придется тоже перейти в ряды пользователей. Важно убедиться, что руководители отделов осведомлены о планах внедрения новой системы и действуют в соответствии с планом.

План внедрения системы не должен ограничиваться лишь настройкой программного обеспечения и обучением пользователей функциям системы. Проекты по установке новых систем автоматизации управленческой деятельности традиционно охватывают гораздо более широкий спектр задач от дополнительной формализации процедур сбора и хранения управленческой информации до осуществления изменений в организационной структуре управления и перераспределения обязанностей. В общем, проекты по внедрению подобных систем можно отнести к классу организационных проектов - проектов, в той или иной степени ведущих к развитию структуры организации. Отличительной особенностью данного типа проектов является то, что от успеха или провала проекта может зависеть эффективность функционирования организации в целом или ее отдельных подразделений. По этой причине тщательное планирование и контроль не только технических, но и человеческих аспектов внедрения системы приобретает особую важность.

Литература

[I]. Л Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), PMI, 1994.

. Andersen E, Grude K, Haug T, Turner J, Goal Directed Project Management, Kogan Page, 1995.

. Morris P, Managing Project Interfaces - Key Points for Project Success, Project Management Handbook, edited by D. Cleland and W. King, Van Nostrand Reinhold, 1988.

. Meredith J., Mantel S., Project Management, Managerial Approach, Wiley, 1989.

. The Implementation of Project Management: The Professional Handbook, Wesley, 1991.

[б]. Полковникова Е.В., Полковников А.В., Планирование и управление проектами с использованием Time Line, Диалог-МИФИ, 1994.

. Thuman J, Development and Implementation of Project Management Systems, Project Management Handbook, edited by D. Cleland and W. King, Van Nostrand Reinhold, 1988.

. Badiru A, Whitehouse G, Computer Tools, Models and Techniques for Project Management, TAB Professional and Reference Books, 1989.

. Levine H A, Project Management Using Microcomputers, McGraw Hill, 1986.

. Wall A, Project Planning and Control Using Micros, NCC Publications, 1988.

SQL (Structured Query Language) - стандартный, структурированный язык построения запросов к базам данных.

ODBC (Open Data Base Connectivity) - стандарт доступа к базам данных различных форматов.

Web - всемирная сеть, построенная по технологии Internet.

ASCII - формат сруктурированного текстового файла.

Управление информационными системами

Практически в любой современной организации мы можем наблюдать тесное переплетение информационных технологий и бизнес-процессов основной деятельности. Поэтому внедрение (замена) информационной системы оказывается серьезным преобразованием, зачастую затрагивающим разнообразные сферы деятельности предприятия. Как следствие, во многих случаях оно становится сложным и болезненным процессом. Тем не менее проблемы, возникающие при внедрении системы, уже достаточно хорошо изучены, и в настоящее время созданы эффективные методики их решения, объединенные в соответствующих стандартах (методологиях).

Внедрение информационной системы – это не просто инсталляция ПО, а также и комплекс трудоемких мероприятий как по реинжинирингу бизнес-процессов предприятия и доработке внедряемых программных средств, так и обучению сотрудников предприятия работе с системой.

Начиная рассматривать вопросы, связанные с организацией внедрения информационных систем, следует прежде всего уточнить значение термина "информационная система". К сожалению, до сих пор под информационной системой зачастую подразумевают программный пакет, что совершенно не соответствует истине и не позволяет сформировать правильное представление о задачах проекта внедрения.

Информационная система представляет собой сложный комплекс разнородных составляющих, которые взаимодействуют между собой и создают необходимые потребителю свойства системы. Информационную систему следует рассматривать как всю инфраструктуру предприятия, задействованную в процессе управления информационно-документальными потоками и включающую в себя:

Технологические элементы, обеспечивающие функционирование системы:

Информационную модель предметной области;

Кадровые ресурсы, отвечающие за формирование и развитие информационной модели;

Программный комплекс;

Кадровые ресурсы, отвечающие за конфигурирование программного комплекса;

Аппаратно-техническую базу;

Эксплуатационно-технические кадровые ресурсы;

Управленческие элементы, обеспечивающие организацию эксплуатации системы:

Регламент развития информационной модели и правила внесения в нее изменений;

Регламент технической и пользовательской поддержки программного комплекса;

Регламент внесения изменений в конфигурацию программного комплекса и состав его функциональных модулей;

Регламент использования программного комплекса и пользовательские инструкции;

Регламент обучения и сертификации пользователей.

Задача проекта внедрения информационной системы включает в себя создание (адаптацию) и запуск в продуктивную эксплуатацию всех перечисленных выше элементов. О сложности этой задачи свидетельствует известная из результатов исследований Standish Group неутешительная статистика по успешности ИТ-проектов: в 1998 году только 26% проектов завершились в срок, не превысили бюджет и обеспечили реализацию предусмотренных функций.

Источники проблем при внедрении информационной системы охватывают различные аспекты частного проекта и деятельности компании в целом. К ним можно отнести:

Отсутствие постановки менеджмента на предприятии;

Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;

Необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;

Сопротивление сотрудников предприятия;

Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы;

Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.

Кроме того, в процессе внедрения существует необходимость в реализации единой ИТ-стратегии предприятия, которая позволит адекватно сочетать развитие (создание) программной и аппаратной частей системы параллельно с комплексом работ по развитию существующей ИТ-инфраструктуры компании.

Значительная часть проблем проектов внедрения обусловлена довольно типичными ошибками, которые известны, но тем не менее часто повторяются:

Проектирование систем без учета стратегии развития бизнеса - необходимо представлять структуру и масштабы бизнеса в перспективе как минимум на 3 года;

Нарушение принципа построения системы "сверху-вниз" и, как следствие, отсутствие информационной поддержки принятия управленческих решений на верхних уровнях управления;

Чрезмерное увлечение реинжинирингом бизнес-процессов и порой неоправданное их подчинение требованиям стандартной функциональности базовой ERP-системы;

Кардинальная переработка базовой функциональности ERP-системы;

Нереалистичные ожидания вследствие неверной оценки экономической эффективности внедрения ERP-системы.

В то же время накопленный опыт внедрения информационных систем свидетельствует о наличии устойчивой группы факторов успеха таких проектов, и, как следствие, о возможности формирования технологии успешного управления проектом внедрения с учетом этих факторов. Рациональная организация проектов внедрения информационных систем описывается в стандартах (международных, государственных, корпоративных), которые часто называют методологиями внедрения.

Факторы успеха проекта внедрения

Тетодологии внедрения обычно разрабатываются ведущими производителями информационных систем с учетом особенностей их программных продуктов, а также сферы внедрения. Положительная сторона таких стандартов - их практическая направленность. Они представляют собой глубоко проработанные, проверенные, многократно апробированные рабочие инструкции и шаблоны проектных документов. Такие стандарты обычно далеки от теоретических абстракций, ориентированы на особенности конкретных систем, содержат наилучший опыт. Но у стандартов есть и отрицательные стороны: даже методологии, предназначенные для систем, близких по классу, не взаимозаменяемы. Например, методология внедрения системы Microsoft Axapta направлена во многом на управление настройками модулей и доработками; а при внедрении функционально подобных модулей SAP или ORACLE EBS превалирует идеология бизнес-реинжиниринга, при котором организации предлагается изменять свои бизнес-процессы, адаптируя их под "лучший опыт", зафиксированный в системе. В качестве наиболее известных примеров методологий можно привести следующий, далеко не исчерпывающий перечень:

Разработки компании Microsoft - методологии "OnTarget", "MSF (Microsoft Solutions Framework)", "Business Solutions Partner Methodology";

Разработки компании SAP - методологии "Процедурная модель SAP", "ASAP (Accelerated SAP)";

Разработки компании Oracle - комплекс методологий "Oracle Method".

Такое разнообразие стандартов позволяет организациям выбрать на их основе рациональную стратегию и сформировать собственные процедуры внедрения, т. е. не "изобретать велосипед" и в то же время обеспечить конкурентные преимущества. Адаптация методологий к нуждам конкретного предприятия заключается не столько в переводе текстов и шаблонов документов на русский язык, сколько в корректировке подходов с учетом российских условий. При этом обычно пересматриваются рекомендуемые стандартами сроки и последовательность задач, создаются методики сбора, верификации и преобразования исходных данных, разрабатываются решения по интеграции с унаследованными системами.

Для Заказчика информационной системы основными результатами использования методологии являются:

Создание решения, оптимально соответствующего требованиям клиента;

Максимально эффективное использование ресурсов проекта;

Минимизация сроков и затрат на внедрение;

Уменьшение рисков проекта.

В то же время организация работы в соответствии с документально зафиксированной методологией оказывается полезной и для разработчика системы:

Появляется методическая база для обучения новых сотрудников стандартным методам внедрения;

Сокращаются внутренние расходы на организацию и реализацию проектов;

Улучшается взаимодействие и взаимопонимание между членами проектной группы;

Повышается эффективность совместного использования ресурсов между проектами, командами.

Несмотря на разнообразие существующих методологий, их содержание включает в себя следующие компоненты: описание состава и структуры комплекса работ проекта внедрения, правила управления таким проектом, организационную структуру команды внедрения.

Структурирование комплекса работ заключается прежде всего в выделении фаз (этапов) проекта. Разбиение проекта на фазы (длительностью 3-4 месяца) обусловлено высокой сложностью проектов и значительными затратами времени на внедрение информационных систем, позволяет получить значимые результаты в более сжатые сроки и реализовать следующие преимущества в организации проекта:

Данные проектной документации не устаревают;

После выполнения каждой фазы проекта появляется возможность уточнить или скорректировать задачи к решению на последующих фазах;

Снижаются проектные риски, обусловленные организационными изменениями на предприятии Заказчика в ходе проекта;

Оптимизируются бюджет проекта и график платежей.

Состав этапов проекта и распределение работ по этапам зависит от конкретной методологии, однако можно выделить типовой состав этапов, которые в той или иной степени присутствуют во всех методологиях и определяются самой логикой внедрения. Это этапы определения проекта, обследования объекта автоматизации, анализа результатов обследования и разработки дизайна системы, создания (настройки) системы, запуска системы в эксплуатацию, сопровождения системы.

Следующим шагом является выделение процессов (комплексов работ), выполняемых на различных этапах проектов. Состав и последовательность исполнения процессов определяются конкретной методологией и служат основой для планирования проекта - для построения иерархической структуры работ.

Таким образом, методология внедрения строится как пересечение двух различных областей знаний: специфической технологии создания продукта - информационной системы - и достаточно универсальной технологии управления проектной деятельностью.

Составляющие методологии внедрения

Основные этапы внедрения информационной системы

1. Выявление основных информационных потоков на предприятии, формирование базы основной нормативно_справочной документации и ее сверка.

В ходе данного этапа определяются основные информационные потоки предприятия и проблемы, которые могут возникнуть при внедрении (например, отсутствие первичных документов, нормативно-справочной документации, стандартов и др.). Формируется и сверяется база основной нормативно справочной документации. По результатам данного обследования формируется подписываемый всеми участниками проекта внедрения документ, который описывает все выявленные проблемы и намечает пути их ликвидации. От качества проведения данного этапа и полноты подготовленного документа часто зависит успех всего проекта в целом. Следует сказать, что необходимым условием успешности всего проекта внедрения является его подробное документирование.

2. Построение информационно_функциональной модели деятельности предприятия (IDEF), описание и оптимизация процессов, подвергающихся автоматизации.

Кроме построения информационно-функциональной модели деятельности предприятия, на данном этапе разрабатывается и согласовывается настройка справочников и классификаторов системы. При необходимости принимаются решения об изменении существующих практик учета или функциональных моделей. Здесь очень важно наличие корпоративных стандартов (которых в Украине, обычно, не существует). На данном этапе обязательно должны быть созданы или проанализированы на полноту корпоративные стандарты учета. Эту задачу может выполнить только хорошо обученный персонал или внешние консультанты. Главным требованием в данном случае является наличие всех необходимых для функционирования системы справочников и классификаторов (единого классификатора продукции, товаров и материалов; плана счетов и аналитических признаков бухгалтерского учета; справочников дебиторов и кредиторов, справочника основных хозяйственных операций, стандартов учета движения материальных и денежных ценностей и т.д.) и соответствие принципов их организации требованиям системы.

Моделирование бизнес_процессов предприятия также крайне желательно, так как оно позволяет хорошо подготовиться к внедрению. Моделирование должно проводиться хорошо обученными сотрудниками предприятия_заказчика с привлечением высококвалифицированных консультантов и с привязкой созданной модели к стандартам бизнеса и к будущей системе. После обучения внедренческая группа разрабатывает детальный план проекта внедрения, в который включены такие вопросы, как обязанности участников проекта, сроки начала и окончания работ, а также другие, вытекающие из них, параллельно решаемые задачи. Работа проводится совместно группой внедрения и внешними консультантами.

3. Выполнение пилотного проекта.

На этой стадии полностью моделируется вся деятельность предприятия. В отдельных подразделениях предприятия в систему вводятся фактические данные (в ограниченном объеме) и последовательно тестируются бизнес_функции путем моделирования реальных ситуаций деятельности предприятия (в условиях, максимально приближенных к действительности). Отрабатывается взаимная работа подразделений на основе тестовых пилотных примеров. На основе результатов выполнения пилотного примера руководством предприятия принимается решение о полномасштабном внедрении системы.

4. Адаптация системы на предприятии.

В ходе этапа осуществляется настройка системы в соответствии с планом проекта внедрения и тестирование отдельных модулей и функций группой внедрения. Конечные пользователи обучаются работе с настроенной системой непосредственно на своих рабочих местах. При этом должна уже быть установлена и настроена система разграничения доступа конечных пользователей к информации. Обучение проводится членами группы внедрения – сотрудниками предприятия-заказчика.

5. Опытная эксплуатация ERP_системы.

В ходе данного этапа заказчик должен убедиться в полном соответствии функциональности, полученной в результате настройки системы, требованиям предприятия. На этом этапе сохраняется двойной ввод данных в старую и новую системы. В ходе опытной эксплуатации: генерируются стандартные отчеты (с помощью ERP_системы и обычными способами) и производится верификация данных; система постепенно вводится в эксплуатацию, по отдельным участкам учета или управления; документируются инструкции по ведению рабочих мест и корректируются должностные инструкции участников учетного процесса и т.д.

6. Ввод системы в промышленную эксплуатацию.

Составляется план перевода внедренной системы в промышленную эксплуатацию, а также определяются процедуры работ и план-график перехода конечных пользователей на работу в новой системе. Затем эти планы последовательно реализуются. Конвертируются наиболее необходимые данные из унаследованных систем.

7. Сопровождение промышленной эксплуатации.