Расписание отпусков сотрудников. Составление графика отпусков: требования и рекомендации

Закон определяет, что работник, который трудится в соответствии с оформленным трудовым соглашением, должен в течение года хотя бы один раз сходить в отпуск. Для того, чтобы определить, когда какой из работников собирается отдыхать, субъект бизнеса оформляет специальный график. Как правило, для этих целей используется бланк графика отпусков по форме Т-7. Его нужно оформить за 2 недели до завершения календарного года.

Этот документ необходимо иметь на каждом предприятии по нескольким причинам. Для начала, это требует действующее законодательство. Кроме этого, необходимо распланировать время отпусков ключевых сотрудников, чтобы не было остановки производства из-за их одновременного отсутствия в компании.

Обычно созданием документа занимается сотрудник кадровой службы. Он опрашивает о желаемой дате руководителей всех подразделений субъекта бизнеса, а они, в свою очередь, собирают сведения у своих подчиненных. Последние должны сообщить даты, когда они хотят отправить в отпуск в будущем году.

Если компания большая, и в ней трудится много работников, то заниматься оформлением графика лучше всего с самой осени. В график вносятся все оформленные работники, в том числе и весь административный персонал.

Внимание: утвердить оформленный график необходимо за 2 недели до завершения нового года. Провести ознакомление с работниками можно уже после этого дня.

В график необходимо внести все виды отдыха, предоставляемые работникам:

1. Ежегодный отпуск;
2. дополнительный отпуск;
3. Отпуска, которые не были использованы работниками ранее.

В последнее время идет множество споров о том, сгорает или нет неиспользованное ранее время отпусков. Нет, оно не сгорает, и работник может им пользоваться в последующие годы в полном объеме. Однако это не выгодно для работодателя. Во-первых, ему необходимо будет выплачивать солидные отпускные выплаты, если работник затребует отдых сразу за несколько лет. Во-вторых, не предоставление отпуска вовремя является нарушением закона, и при выявлении этого факта трудовая инспекция может наложить штраф до 50 тысяч руб.

Является ли график отпусков обязательным документом

Важно: в ТК закреплено, что субъекты бизнеса любой формы собственности, как компании, так и предприниматели с сотрудниками, обязаны оформлять график отпусков. И это необходимо соблюдать, в противном случае может быть наложен штраф согласно КОАП.

Если у предпринимателя нет привлеченных работников, то график отпусков он может не оформлять. Также освобождены от составления данного документа физические лица, которые являются работодателями.

Когда он составляется

ТК определяет, что если у субъекта бизнеса, как компании, так и предпринимателя, есть привлеченные работники, то они должны оформить и утвердить график отпусков на будущий календарный год не позднее двух недель до окончания текущего года.

Чтобы успеть подготовить документ в срок, его лучше всего начинать составлять еще осенью. При этом нужно учитывать, что крайней датой, когда график нужно утвердить, из года в год является 17 декабря.

Если сроки, в которые график должен быть оформлен и утвержден нарушаются, то субъект бизнеса будет привлекаться к административной ответственности в виде штрафа.

На какой период

Важно: график составляется в компаниях и у предпринимателей на срок в один год. При этом составление и утверждение нового документа необходимо производить ежегодно.

Это связано с тем, что право на получение отпуска и его длительность определяется в пределах одного календарного года. Кроме этого, ежегодное составление графика дает возможность контролировать - все ли сотрудники воспользовались правом пойти в отпуск в данном году.

Скачать бланк графика отпусков на 2018 год

Файлы для скачивания:

Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 в 2018 году

Рассмотрим подробный процесс как составить график отпусков.

В первую очередь необходимо записать полное либо сокращенное наименование организации, либо указать Ф.И.О. предпринимателя. Правее от этой графы расположена таблица, куда нужно внести .

В организации может быть создан орган профсоюза. Данные о его письменном мнении необходимо отразить в графах, расположенных в левой половине бланка.

Следующим шагом нужно записать номер графика, а также дату, когда он был составлен. Рядом также находится поле, в каком требуется отразить год действия документа.

Внимание: график отпусков утверждается руководителем фирмы либо предпринимателем. Для этого в правой части есть специальные графы, в каких он ставит Ф.И.О., подпись, занимаемую должность. Рядом он записывает дату, в какую производится утверждение графика.

Сам документ содержит таблицу, в которую построчно вносятся сведения об отпусках сотрудников. Заполнение таблицы производится таким образом, чтобы сначала записывалось наименование подразделения, а после этого - шел перечень трудоустроенных в нем работников.

В графу 1 нужно занести название подразделения.

В графе 2 проставляется наименование должности согласно сведениям из штатного расписания.

В графах 3 и 4 указываются Ф.И.О. работника, а также его табельный номер.

Графа 5 должна содержать суммарное число дней отдыха, которые предоставляются сотруднику в данном году.

В графу 6 записывается дата, в которую работник желает получить отпуск. А в следующую графу 7 нужно вносить день, когда он был действительно предоставлен.

Если производится перенос отпуска на другую дату, то в графе 8 отмечаются реквизиты распоряжения, которым такой перенос был согласован. В графу 9 вносится новая дата начала отпуска.

Графа 10 - свободное место, в котором можно делать отметки о том, что отпуск был перенесен, работника пришлось отозвать от предоставленного отпуска, либо иную аналогичную информацию.

Полностью составленный документ должен быть подписан руководителем кадровой службы.

Порядок утверждения графика

Рассмотрим подробнее как осуществить процедуру его утверждения:

1. При наличии профсоюзного органа, составленный график отпусков на следующий год необходимо передать ему для согласования, приложив к нему сопроводительное письмо.
2. Профсоюзный орган рассматривает его, а по завершении этого процесса он должен вынести свое мотивированное решение по представленному документу.
3. Мнение, которое вынесет профсоюз может быть как положительным, так и отрицательным. При несогласии данного органа с разработанным графиком, проводятся переговоры, в результате которых должно быть достигнуто согласие сторон.
4. График отпусков на следующий год утверждается не позднее двух недель до окончания текущего года, то есть не позднее 17 декабря.
5. Производится утверждение графика отпусков. Его можно утвердить либо, издав , либо путем проставления специального грифа на самом графике отпусков. Составление приказа является более удобным способом ввода. Так как в тексте данного распоряжения можно обозначить должностных лиц, которые ответственны за его исполнение, источники финансирования отпусков, а также каким образом сообщать сотрудникам о начале и окончании отпуска. Так как для графика утверждения отпуска существует срок, то и приказ на его утверждение должен быть издан за две недели до окончания текущего года.

В каком случае вносятся изменения в график

Существующие положения законодательных актов предусматривают возможность внесения изменений в ранее утвержденный график отпусков.

Но каждой стороне нужно помнить, что такое событие является мерой необходимости. Перенос отпуска может быть связан с обязанностью работодателя предоставить отпуск новым работникам предприятия в установленные законодательством сроки.

Нормы трудового права определяют случаи, когда изменения в графике отпусков должны пройти в обязательном порядке:

• При наступлении у работника периода временной нетрудоспособности.
• Работник организации в момент нахождения в отпуске привлекался к исполнению им гражданской обязанности, когда законодательством предусмотрено для этого случая освобождение от работы.

Кроме этого, существующие нормы устанавливают обязанность работодателя по желанию сотрудника произвести перенос отпуска, если администрация не проинформировала его о начале этого периода за две недели. Чтобы это осуществить, сотруднику компании достаточно подать на имя руководства заявление с новыми датами такого периода.

Также руководству компании предоставлено право произвести перенос отпуска своего сотрудника, если будет установлено, что его отсутствие приведет к нарушению хозяйственной деятельности компании. Однако, работник в этом случае обязательно должен дать на это свое согласие.

Порядок внесения изменений в график

Изменения в график, по которому предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, могут вноситься как по инициативе сотрудника компании, так и быть инициированы со стороны руководства.

В первом случае необходимо сделать следующее:

• Сотрудником составляется заявление, в котором отражается причина осуществления переноса его отпуска.
• Заявление передается на рассмотрение руководству компании, которое в соответствии с производственной обстановкой разрешает или запрещает перенос отпуска.
• Заявление, содержащее положительное решение директора передается в кадровую службу, где формируется приказ о внесении изменений в график отпусков.
• На основании заявления в графике отпусков в графе «Примечание» проставляется отметка о переносе - отражается входящий номер и дата заявления.

Когда изменения в графике происходят по производственной необходимости, порядок действий отличается от выше рассмотренного:

• Информирование работника о возникшей производственной необходимости и обсуждение возможности переноса отпуска.
• Получение у сотрудника, у которого переносится отпуск, письменного согласие на это.
• Подписанный документ отправляется в кадровую службу, чтобы ответственный специалист подготовил приказ на перенос отпуска.
• В графике отпусков в графе «Примечание» отражается отметка, включающая в себя реквизиты полученного от работника согласия на перенос.

Применение унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом России, не является обязательным. Однако если вы приняли решение вести график отпусков по форме, разработанной Госкомстатом, то использовать надо унифицированную форму Т-7.

Она утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Составлять график отпусков является законодательно установленной обязанностью работодателя.

Каждый работник, который оформлен по трудовому договору, имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск . При составлении графика отпусков вы должны предусмотреть ежегодные оплачиваемые отпуска всех работников. Кроме основных оплачиваемых отпусков, которые предоставляются ежегодно, в унифицированную форму Т-7 необходимо вносить ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска.

Работодатель имеет право самостоятельно принять решение о том, учитывать ли желание работников воспользоваться отпуском в определенный месяц или период календарного года. В некоторых сферах деятельности существуют периоды повышенной загруженности. В таком случае, уход работников в отпуск может быть нежелателен.

Если в период составления графика сотрудники или сам работодатель затрудняются определить длительность и даты предоставления отпуска, то в графике в таком случае можно указать не конкретные даты, а просто месяц предоставления отпуска.

Образец заполнения унифицированной формы Т-7

Если вы решили составлять график отпусков по унифицированной форме Т-7, подписать его должен руководитель отдела персонала. Финально график отпусков утверждает руководитель компании.

В шапке бланка вам необходимо заполнить обязательные реквизиты: название организации, дату составления, год, на который составляется график отпусков, далее должна стоять подпись руководителя и отметка о том, что мнение профсоюзного органа учтено.

Сам график отпусков состоит из таблицы с 10 графами:

• структурное подразделение;
• должность работника, как указано в штатном расписании;
• ФИО сотрудника;
• табельный номер сотрудника;
• количество календарных дней отпуска;
• запланированная дата отпуска;
• фактическая дата начала отпуска;
• основание перенесения отпуска, если такое имело место быть (например, сотрудник взял больничный во время отпуска);
• дата предполагаемого отпуска;
• примечания.

Должны ли работники быть ознакомлены с финальным графиком отпусков? Бланк утверждается только руководством, такой обязанности у работодателя законодательно не предусмотрено (ст. 123 Трудового кодекса РФ). Однако лучше работников ознакомить с графиком под подпись. Например, это можно сделать в листе ознакомления или в журнале ознакомления с локальными актами.

Какие категории работников не учитываются при составлении графика отпусков? Обычно к таким работникам относятся те, кому не положен отпуск в будущем году или кто заведомо не воспользуется отпуском: например, сотрудники, которые трудятся по договорам гражданско-правового характера или сидят в отпуске по уходу за ребенком.

Учитывайте тот факт, что график отпусков сотрудников стоит утвердить заранее: на следующий календарный год график необходимо подписать его не позже чем за две недели до начала календарного года, то есть фактически не позднее 17 декабря. Сотрудники также должны быть предупреждены о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

Образец заполнения графика отпусков по унифицированной форме Т-7.

Применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"

В ноябре у кадровиков появляется новая забота - составление графика отпусков на следующий календарный год. Грамотно составленный график отпусков обеспечит не только четкую работу всех служб организации, но и предотвратит конфликты в коллективе. В статье вы найдете образец заполнения графика отпусков на 2018 год.

Графа «Количество календарных дней»

Заполняя эту графу, учтите:

• Продолжительность основного отпуска не может быть меньше 28 календарных дней. А есть категории работники, которым полагается и больше. Кроме педагогов, госслужащих и врачей, удлиненный основной отпуск нужно предоставить несовершеннолетним (31 календарный день, статья 267 ТК РФ) и инвалидам (не менее 30 календарных дней).
• В графике отпусков мы планируем не только основной отпуск работника, но и дополнительный (если он есть). Ведь статья 120 ТК РФ предусматривает, что эти отпуска предоставляются вместе, суммируются. Поэтому к количеству дней основного отпуска обязательно добавьте дни дополнительного.
• Неиспользованные за прошлые годы отпуска тоже можно запланировать в графике.

В график отпусков не включают:

1. Учебные отпуска.
2. Отпуска по уходу за ребенком, по беременности и родам.
3. Отпуска без сохранения заработной платы.

Графа «Дата начала отпуска (запланированная)»

В этой графе нужно указать точную дату - число и месяц. Если внести только месяц, то у вас не будет четкого плана ухода работников в отпуск. Вы неизбежно столкнетесь с накладками. Именно неконкретные даты в графиках отпусков порождают большинство споров и конфликтов.

Графа «ФИО»

В каком порядке следует располагать фамилии сотрудников в графике отпусков? На этот вопрос в законе нет четкого ответа. Работодатель может выбрать его сам и прописать в локальном акте организации (ст. 8 ТК). На практике применяют 2 варианта оформления:

1. Алфавитный порядок. Его используют небольшие организации.
2. Хронологический порядок. То есть первые записи в графике будут о сотрудниках, которые уходят в отпуск в январе, а последние - о тех, кто уходит в отпуск в декабре.

Если у компании есть структурные подразделения, то график можно составить по каждому из них. Такой вариант подходит для организаций с большой численностью сотрудников.

Важно! График отпусков - обязательный документ. Он должен быть в любой компании, где есть наемные сотрудники. Если его нет или нарушен порядок составления графика отпусков на следующий год, компанию привлекут к административной ответственности (часть 1 статьи 5.27. КоАП РФ). В этом случае, должностное лицо оштрафуют на сумму от 1 до 5 тыс. руб., а для организацию от 30 до 50 тыс. руб.

Эксперты «Системы Кадры» постарались сделать работу кадровика немного легче. Чтобы спланировать отпуска сотрудников на следующий год, воспользуйтесь их разработкой - умным графиком отпусков в таблице Excel . Он посчитает окончание отпуска с учетом праздников, предупредит, когда сотрудника нужно уведомить о начале отпуска, покажет пересечение отпусков сотрудников и сформирует унифицированную форму графика.

Как сделать график отпусков: используем электронный помощник

Чтобы оформить график, используйте унифицированную форму № Т-7 или самостоятельно разработанную форму. В графике укажите очередность ухода сотрудников в ежегодный оплачиваемый отпуск.

Учитывайте специфику деятельности организации и пожелания некоторых категорий сотрудников, когда составляете график.

При заполнении графика отпусков укажите общее количество дней отпуска каждого сотрудника и конкретные даты, когда он планирует пойти в отпуск в следующем году (ст. 123 ТК).

После того, как составите проект графика отпусков: образец, внимательно его проверьте. Поможет вам в этом специальная таблица , которую разработали эксперты «Системы кадры». Она наглядно покажет все ваши ошибки.

Вопрос-ответ

Нужно ли в графике отпусков указывать информацию о неиспользованных отпусках за прошлые годы

Дни за неиспользованный за прошлый год отпуск можно включить в график отпусков на текущий год или предоставить по соглашению между сотрудником и работодателем, то есть без включения его в текущий график. Правомерность такого подхода подтверждают…

Когда сотрудник должен писать заявление на график отпусков: образец

Если сотрудник берет очередной отпуск по графику отпусков, где указана точная дата начала отпуска, писать заявление на отпуск не обязательно. Делать это нужно только в одной из 3 ситуаций:

1. Сотрудник хочет уйти в отпуск не в те дни, которые указали в графике отпусков.
2. В графике нет точных дат начала и окончания отпуска.
3. Отпуск берет новый сотрудник, которого приняли на работу после утверждения графика.

Заявление на отпуск сотрудник пишет в произвольной форме.

За сколько дней до отпуска сотрудник должен подать заявление, в законе не указано. Работодатель может установить минимальный срок в локальном акте компании.

Составление графика отпусков — обязанность всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании. Этот документ регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (). При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Успеть составить график отпусков работодатели должны к 17 декабря.

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой. Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников. В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2020 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев. Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2019 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

• женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работники моложе 18 лет;
• работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно , по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

2. Совместители.

Согласно отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Дополнил Трудовой кодекс . Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

В уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями. По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со возможно только по соглашению сторон. При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Как указывать дату начала отдыха в графике отпусков

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.

О праве переноса отпуска на следующий год

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2020 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2021 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать (). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них носится от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке грифа согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Документ следует:

• хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
• вывесить в удобном месте для ознакомления;
• выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

• отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
• отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
• работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Изменение графика отпусков

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон.

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях:

• когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в - предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
• когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в - и перенос отпуска на следующий календарный год.

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков? Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

• внести изменения в сводный график отпусков;
• составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены меры ответственности () - предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
• на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.