Основные кадровые документы в организации. Кадровое делопроизводство: состав и виды кадровой документации

Любые отношения, в которые вступают люди в процессе трудовой деятельности, регламентируются. То, что в трудовых отношениях существенно для общества в целом, закреплено в законодательных актах. Многие детали отношений отражают специфику субъектов взаимоотношений и поэтому регламентируются в нормативных документах отраслевого, регионального уровня, уровня предприятия, подразделения предприятия, отдельного работника.

В этой главе мы рассмотрим документы, начиная с уровня предприятия и заканчивая, документами, регламентирующие деятельность отдельного работника в нем. Все они представляют собой сложноорганизованную систему кадровой документации, в которой отдельные ее элементы (правила, положения, инструкции и т. д.) взаимосвязаны и выполняют свою специфическую функцию.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Документы же составляющие систему кадровой документации, характеризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование деятельности персонала, подразделений, их функций и задач, а также различные виды документов, связанные с обеспечением повышения качества работы и ее анализа.

Для более детального рассмотрения этих документов мы обратимся к таблице №2 «Назначение и содержание основных кадровых документов».

Таблица №2. «Назначение и содержание основных кадровых документов»

Все документы, рассмотренные в таблице №2, входят в систему кадровой документации, то есть каждый из вышеупомянутых документов находятся во взаимной зависимости и образуют единое целое. Так, например, в трудовом договоре определяются обязанности работника на занимаемой должности и режим рабочего времени, которые, в свою очередь, конкретизируются в должностной инструкции и в правилах внутреннего трудового распорядка соответственно.

Еще одним свойством системы кадровой документации является наличие системно - формирующих факторов у элементов системы, предполагающих возможность ее создания. Для формирования системы необходимо создать упорядоченные связи. Такими связями в рассматриваемой нашей системе являются общий принцип их создания и направленность на решение конкретной задачи. В качестве примера можно привести общий принцип создания таких документов как Положение о премировании и Положение о поощрении, которые решают одну и ту же проблему, но также находятся в тесной взаимосвязи с другими документами системы.

Другой признак системы кадровой документации заключается в наличии у неё интегративных качеств, то есть особенностей, присущих системе в целом, но не свойственных ни одному из ее элементов в отдельности. Такой особенностью является обеспечение стабильной деятельности организации в целом, но если рассматривать каждый документ в отдельности, то он не выполняет такую функцию, он способствует успешному выполнению системой этой функции.

Таким образом, мы рассмотрели систему кадровой документации, кратко описали назначение и содержание ее основных элементов, выявили основные признаки системы и убедились в том, что она занимает одно из значительных мест в системе управления организацией.

Для эффективной и результативной деятельности этой системы необходимо современное техническое обеспечение, которое мы рассмотрим далее.

Ранее в нашей статье: «Виды кадровых документов организации в соответствии с Трудовым кодексом РФ» мы уже упоминали, что кадровые документы должны вести все организации, вне зависимости от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы прямо или косвенно названы в Трудовом кодексе РФ.

В целом к основным кадровым документам , которые обязательно должны быть в наличии в любой организации, относятся:

• трудовая книжка работника;
• штатное расписание (форма № Т-3);
• трудовой договор (или контракт);
• приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
• личную карточку (форма № Т-2);
• приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
• график отпусков (форма № Т-7);
• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
• табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
• табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение по защите персональных данных работника;

Рассмотрим более подробно вышеприведенные документы.

Трудовая книжка. Трудовая книжка работника является основным документом, подтверждающим имеющуюся у работника трудовую деятельность и его трудовой стаж (см. ст.66 Трудового кодекса РФ). Трудовая книжка предъявляется работником при трудоустройстве (приеме на работу). Ведением трудовых книжек осуществляет работодатель в соответствии с порядком заполнения, ведения и хранения, утвержденным Инструкцией, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003г. № 69. При увольнении работника все записи о его работе, награждениях, переводах на другую должность, внесенные в трудовую книжку в период работы работника в организации, должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации.

Штатное расписание. Данный документ утверждается в начале работы организации по унифицированной форме № Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1 и действует бессрочно. Если есть на то необходимость, в штатное расписание могут вноситься дополнения в неограниченном количестве, такие дополнения в свою очередь утверждаются приказом руководителя организации. Действующий Трудовой кодекс РФ прямо не указывает на необходимость наличия этого документа в организации. Одновременно с этим обязательность этого документа упоминается в статье 15 Трудового кодекса РФ, в соответствии с которой трудовые отношения подразумевают работу по должности в соответствии со штатным расписанием. Помимо указанного, штатное расписание содержится и в перечне документов, проверяемых сотрудниками Пенсионного Фонда РФ.

Трудовой договор. Трудовой договор с работником – основополагающий документ в кадровом делопроизводстве организации (ст. 56 Трудового кодекса РФ). Он заключается в письменной форме и подписывается работником и работодателем. Условия трудового договора должны фиксировать условия труда и оплаты, установленные на основе действующих нормативных правовых актов и требований трудового законодательства по соглашению работника и работодателя. Содержание трудового договора определяется в соответствии с положениями статьи 57 Трудового кодекса РФ. Его условия могут быть изменены только по соглашению сторон и только в письменной форме.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу. Прием работника в организацию (вновь принятые работники) оформляются приказом (распоряжением) работодателя о приеме на работу по форме № Т-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1, на основании заключенного с работником трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного с работником трудового договора. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. При приеме на работу работодатель должен ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами организации, имеющими отношение к трудовой функции работника. Данный документ является основанием для предоставления работнику его рабочего места и закрепления за ним необходимого имущества работодателя. Проект приказа (распоряжения) о приеме на работу подготавливается одновременно с трудовым договором. Срок хранения приказов по личному составу, кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников и личных карточек, составляет 75 лет.

График отпусков. Данный документ утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии последнего) не позднее чем за две недели до наступления календарного года, об этом говорится в статье 123 Трудового кодекса РФ по унифицированной форме № Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1. График отпусков необходим для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на текущий календарный год с разбивкой по месяцам.

Табели учета рабочего времени. В табеле учета рабочего времени фиксируется рабочее время каждого работника организации за месяц при работе с гибким графиком в целях суммированного учета рабочего времени. Унифицированная форма табеля учета рабочего времени № Т-12 и № Т-13, утверждены Постановлением Госкомстата России № 1. В нем содержится табельный номер каждого работника организации, фамилию, имя и отчество работника, а также сведения о рабочем времени за каждое число отработанного месяца. Табель учета рабочего времени ведется табельщиком или ответственным за ведение табеля лицом, которое назначается приказом руководителя с целью кадрового контроля и оплаты труда в бухгалтерии организации.

Правила внутреннего трудового распорядка. Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников, об этом сказано в статье 190 Трудового кодекса РФ. Унифицированной формы правила не имеют. Правила внутреннего трудового распорядка разрабатываются работодателем самостоятельно с учетом действующего законодательства и включают в себя, как правило, следующие разделы: прием на работу; перевод на другую должность; увольнение; основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя; рабочее время и время отдыха; ответственность за нарушение трудовой дисциплины и т.п.

Положение по защите персональных данных работника.

Обязанность работодателя по утверждению положения о защите персональных данных работника закреплена в статье 87 Трудового кодекса РФ, а также в Федеральном законе РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных». Персональные данные — это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация (п. 1 ст. 3 Закона № 152-ФЗ). Положение о защите персональных данных унифицированной формы не имеет. В указанный документ включают такие разделы, как: понятие и состав персональных данных; обязанности и права работника и работодателя; сбор, обработка и хранение персональных данных; доступ и передача персональных данных; защита персональных данных работника; ответственность за разглашение персональных данных работника.

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник должен расписаться в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета должна иметь нумерацию, прошнурована и скреплена подписью руководителя и печатью организации.

Договор о полной материальной ответственности. Положения о договорах полной материальной ответственности работников содержатся в статьях 243, 244 Трудового кодекса РФ). Они в обязательном порядке заключаются с работниками, достигшими восемнадцатилетнего возраста, в случае передачи работнику для выполнения возложенных на него обязанностей материальных ценностей для хранения или применения в процессе производства. Типовая форма договора о полной материальной ответственности утверждена Постановлением Минтруда России № 85.

Таким образом, мы постарались рассмотреть основные обязательные кадровые документы для организации любой формы собственности и их особенности, при отсутствии которых инспекция по труду, в случае проверки Вашей организации, может на вполне законных основаниях привлечь компанию к административной ответственности за отсутствие, какого либо из приведенных в настоящей статье кадровых документов.

Классификация документов в делопроизводстве – это необходимая система документооборота, когда всё лежит на своих местах – по срокам и надобности . С некоторыми документами кадровик работает ежедневно, например, с входящей-исходящей документацией, а некоторых касается изредка. Чтобы в делах был порядок, и в случае чего не кадровик, а другой заинтересованный сотрудник быстро смог найти нужную бумагу, все документы нужно упорядочить.

Классификация документов

Как известно порядок любит системность . В нашем мире почти всё систематизировано – флора, фауна, даже химические элементы. Документы тоже можно вписать в систему, которая разбита на подсистемы, отделы и разновидности. Вся кадровая документация относится к организационно-распорядительной, и все ваши кадровые бумаги можно разбить на шесть основных подсистем :

Основные подсистемы кадровой документации

• распорядительные документы;
• документы, касающиеся трудовой деятельности сотрудников;
• информационно-расчётные документы;
• внутренняя переписка;
• журналы учёта и регистрации.

К локальным актам можно, например, отнести:

• колдоговор;
• положение об оплате;
• положение об отделе кадров;
• должностные инструкции.

К распорядительным бумагам относятся:

• приказы по основной деятельности фирмы;
• и по персоналу (о приёме, переводе, по дисциплине и т.д.).

Трудовая деятельность сотрудников задокументирована :

• трудовыми книжками;
• договорами;
• справками о трудовой деятельности.

Информационно-расчётные документы у вас такие:

• личные карточки Т-2;
• штатное расписание;
• графики отпусков;
• табель;
• графики сменности;
• личные дела сотрудников.

К внутренней переписке можно отнести :

• служебные записки;
• докладные;
• представления (по итогам аттестации либо самостоятельные бумаги).

Кроме того по срокам хранения документы можно разделить :

• оперативного хранения;
• временного;
• и постоянного.

Документы оперативного хранения

Это такие бумаги, которые ещё не сформированы в дела для сдачи в архив или для
уничтожения . То есть – не заполненные пока папки с делами. В свою очередь оперативное хранение разделяется на подвиды:

• хранение документов на исполнении;
• хранение уже исполненных документов.

Исполненные – это значит всеми завизированные, согласованные и зарегистрированные.

Документы, находящиеся на исполнении, в одной папке хранить неудобно, ведь их за день-два может достаточно много накопиться. Лучше их разделить и разложить по разным папкам , например по таким:

• «на подпись»;
• «на исполнение»;
• «на отправку»;
• «на согласование».

Из исполненных документов можно формировать дела.

Формирование дела

Любой кадровый документ проходит через процедуры :

• регистрации;
• издания;
• исполнения.

Наглядно это можно показать на примере приказа о трудоустройстве:

• в журнале регистрации новому приказу присваивается номер;
• приказ распечатывается и исполняется (визируется директором и работником, выдаётся копия работнику на руки);
• подписанный приказ вкладывается в папку с приказами.

Все исполненные документы вкладываются в папки в соответствии с номенклатурой дел. В каждую папку нельзя вложить больше 250 листов, поэтому, если нужно, заводится второй том с тем же номенклатурным номером. Но с пометкой – с номером тома!

Вот и получаем, что формирование дела – это наполнение папки документами одного вида по номенклатуре . При этом на самой папке должен быть приклеен заголовок:

• с номенклатурным номером;
• с номером тома;
• с названием;
• с датой начала (дата окончания вписывается после закрытия дела).

Внимание!

Важно: в дела вкладываются только оригиналы документа в единственном экземпляре! Копии или дубликаты в делах – нонсенс .

Дела до передачи их в архив должны храниться по правилам .

Правила хранения документов

При формировании дел учитывайте нюансы:

Нюансы формирования дел

• документы формируются в разные дела – по срокам хранения ;
• группируйте в деле документы одного календарного года, если дело не переходящее;
• не допускайте перенаполнения дела – оно должно быть не больше 250 листов или не толще 10 см;
• внутри дела документы должны располагаться по хронологии (в строгом соответствии с записями в журнале регистрации);
• положения, инструкции и другие бумаги, утверждённые приказами, хранятся вместе с приказами;
• приказы по основной деятельности и по персоналу – это разные дела ;
• документы-основания к приказам можно группировать в отдельное дело, а можно и вместе с приказами (например, заявление о трудоустройстве можно прикрепить к приказу Т-1 и хранить их совместно).

Совет: как только документ исполнен, незамедлительно отправляйте его в дело, не оставляйте назавтра. Так вы предотвратите потерю документов. Вдруг вы попадёте на больничный? Никто не знает, что станет с документами на столе в ваше отсутствие. Ведь как известно – двум хозяйкам на кухне не место!

Между тем за кадровые документы отвечаете именно вы, а с 2010 года ответственность за утрату документов организации нешуточная! Например, за утрату документов акционерного общества вы можете быть оштрафованы на 5 тысяч, а сама фирма – на 300 (ст.13.25 КоАП)!

Как видите, классификация документов в делопроизводстве вещь удобная и не очень сложная. Чтобы не путаться в делах, можно разработать положение, в котором описать порядок формирования дел . А можно включить инструкцию по делопроизводству в положение об ОК. это, конечно в том случае, если в вашей фирме нет отдела делопроизводства.

В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». В специальной литературе комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам.

Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении, должностные инструкции, Структура и штатная численность, Штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299, эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

Применяется и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по типичным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу:

· Заявление о приеме на работу;

· Контракт о назначении на должность;

· Приказ о приеме на работу;

· Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу:

· Заявление о переводе на другую работу;

· Представление о переводе на другую работу;

· Приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению с работы:

· Заявление об увольнении;

· Приказ об увольнении;

· Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков:

· График отпусков;

· Заявление о предоставлении отпуска;

· Приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений:

· Представление о поощрении;

· Приказ о поощрении;

· Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

· Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

· Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

· Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

· Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

В реальности состав кадровых документов может быть значительно шире или может быть приспособлен к специфике труда у конкретного работодателя.

Кроме того, документирование трудовых отношений занимает важное место в трудовом законодательстве.

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает необходимость документирования трудовых правоотношений:

· трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (статья 67 ТК РФ);

· прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись (статья 68 ТК РФ);

· на всех работников ведутся трудовые книжки (статья 66 ТК РФ);

· по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое) (статья 62 ТК РФ);

· обязательное издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ);

· прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 84.1. ТК РФ).

Сюда же можно отнести унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, ведение которых согласно пункту 2 Постановления Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности.

В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров:

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-2 «Личная карточка работника», №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», №Т-3 «Штатное расписание», №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», №Т-7 «График отпусков», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», №Т-10 «Командировочное удостоверение», №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Кроме того, Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 утверждены унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

№Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», №Т-13 «Табель учета рабочего времени», №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», №Т-51 «Расчетная ведомость», №Т-53 «Платежная ведомость», №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», №Т-54 «Лицевой счет», №Т-54а «Лицевой счет (свт)», №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Локальные нормативные акты - акты, содержащие нормы трудового права, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений с учетом специфики труда у конкретного работодателя и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:

· Штатное расписание (статья 57 ТК РФ);

· Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);

· Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);

· При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ);

· График отпусков (статья 123 ТК РФ);

· Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).

Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.

Исходя из вышеприведенных положений, весь комплекс кадровых документов можно разделить на два вида:

1. Обязательные кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено ТК РФ для всех работодателей (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей).

К этому виду кадровых документов относятся локальные нормативные акты, предусмотренные ТК РФ (статьи 57, 86-88, 103, 123, 189, 190, 212,ТК РФ) и потому обязательные для каждого работодателя и документы, создаваемые в процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений в соответствии с требованиями ТК РФ (статьи 62, 66, 67, 68, 84.1, 193 ТК РФ). Первые связаны с организационно-нормативным регулированием трудовых отношений и установлением режима и условий труда у конкретного работодателя, вторые служат учету личного состава работников.

2. Факультативные кадровые документы, которые работодатель может принимать в рамках локального нормотворчества, их перечень, порядок ведения работодатель определяет самостоятельно.

Факультативные кадровые документы носят рекомендательный характер, они также содержат нормы трудового права и необходимы для регламентации трудовых отношений. К таким кадровым документам можно отнести, например, положения о структурных подразделениях, положение о персонале, должностные инструкции, положение об аттестации работников и другие.

Таким образом, общий состав кадровых документов определяется непосредственно работодателем с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда, за исключением тех документов и унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, которые являются обязательными для каждого работодателя.

Чтобы проверка не застигла вас врасплох, необходимо четко знать, какие документы может проверить государственная инспекция труда и Пенсионный фонд РФ, а также иметь их в наличии. Поскольку основания для назначения проверок налоговыми органами различны (плановая проверка соблюдения положений трудового законодательства, проверка фактов несчастных случаев на производстве, обращения профсоюзных органов, работников о нарушениях законодательства, информация, поступившая от правоохранительных органов), то и перечень проверяемых документов может существенно различаться. Во избежание проблем предприятиям следует также проводить собственный кадровый аудит.

Т рудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.

Трудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.

В связи с возложенными задачами определены основные полномочия. Федеральная инспекция труда проводит проверки, обследования, выдачу обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составляет протоколы об административных правонарушениях в пределах полномочий, готовит другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ и др.

Если инспекторами будут выявлены нарушения в организации, то штрафным санкциям могут быть подвергнуты руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. Если должностное лицо уже подвергалось наказанию за аналогичное административное правонарушение, оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет согласно ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, санкции могут налагаться и на юридическое лицо. Отказ и противодействие проведению проверки карается согласно санкциям, предусмотренным ст. 19.4 КоАП РФ. Нарушение трудового законодательства может повлечь и приостановление деятельности организации на срок до 90 суток.

Штрафные санкции: административная ответственность работодателя

Работодатель может понести административную ответственность в следующих случаях:

• воспрепятствование деятельности государственных инспекторов труда, в частности неисполнение предъявляемых ими предписаний, применение угрозы насилия или насильственные действия по отношению к самим инспекторам (ст. 363 ТК РФ). На основании ст. 19.4 КоАП РФ неповиновение законному распоряжению или требованию должностного лица органа, осуществляющего госконтроль, а равно воспрепятствование осуществлению этим должностным лицом служебных обязанностей влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц;
• нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных). Применительно к этим нарушениям предусмотрена санкция в виде предупреждения или наложения административного штрафа на должностных лиц;
• непринятие по постановлению органа, рассмотревшего дело об административном правонарушении, мер по устранению причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения. Здесь в отношении должностных лиц действует такая мера, как административный штраф;
• непредставление или несвоевременное представление в государственный орган сведений, которые предусмотрены законом и необходимы для осуществления этим органом его законной деятельности, а равно передача чиновникам и инспекторам сведений в неполном объеме или в искаженном виде. В этом случае административный штраф распространяется не только на должностных, но и на юридических лиц.

Проверка в компании: необходимые основания

Основаниями для назначения инспекцией проверок могут быть:

• планы работы по контролю соблюдения положений трудового законодательства;
• факты несчастных случаев на производстве;
• обращения профсоюзных органов, работников или иных лиц о фактах нарушения положений трудового законодательства, иных вопросах, находящихся в компетенции федеральной инспекции труда;
• информация, поступившая от правоохранительных органов.

Плановая ревизия проводится не чаще одного раза в два года. Если компания является малым предприятием, ревизоры не имеют права подвергнуть ее деятельность ревизии в течение 3 лет с момента . Обычно о проверке сообщается за один или два дня до ее начала, за исключением случаев, когда эта информация, по мнению инспекции, может повредить итогам ревизии и позволит фирме быстро скрыть . Также плановая проверка может быть комплексной, когда углубленному изучению подвергнется определенная область деятельности организации, связанная с соблюдением ТК РФ.

Следует обратить внимание на вопросы проверки. Инспекторы не могут выходить за их рамки. Например, если тема проверки - начисление и выдача заработной платы, то проверять документы, связанные с вопросами увольнения работников, контролеры .

В этой связи прежде всего необходимо определить весь перечень документов, которые могут быть проверены. Единого общего перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим и в зависимости от отрасли, к которой принадлежит предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.

Ревизия организации: какие документы могут быть проверены

Документы можно разделить по следующим видам:

• Индивидуальные локальные нормативные акты (см. Таблицу 1);
• Обязательные локальные акты организации (см. Таблицу 2);
• Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета (см. Таблицу 3).

Таблица 1

Индивидуальные локальные нормативные акты

Свернуть Показать

Таблица 2

Обязательные локальные акты организации

Свернуть Показать

Таблица 3

Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета

Свернуть Показать

Систематизация информации: как организовать документооборот

По заявлениям работников о нарушении их прав (наложение дисциплинарного взыскания, незаконное увольнение) также могут быть затребованы следующие документы:

• договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
• договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);
• положение об охране коммерческой тайны;
• положение об адаптации работников;
• положение о порядке прохождения испытательного срока;
• положение о проведении аттестации работников.

Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету . Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:

В нашем случае:

• журнал учета выдачи трудовых книжек. Необходимость его ведения продиктована правом работника затребовать документы, связанные с работой, а также с обязанностью выдачи трудовой книжки в день увольнения работника. В случае возникновения спорной ситуации работодатель сможет подтвердить выдачу трудовой книжки работнику;
• журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемых на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);
• журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы (прием, перевод, увольнение и т.д.) либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале;
• журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора;
• журнал инструктажа по технике безопасности согласно разделу 10 ТК РФ;
• журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования в соответствии со ст. 69 ТК РФ.

После того как была проведена сверка документов, проверяется качество составления имеющихся с точки зрения требований законодательства.

Так, ревизоры проверят ведение в организации первичной документации по учету кадров, учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. При этом необходимые бумаги должны соответствовать унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (личные карточки работников, кадровые приказы (о приеме на работу, о переводе, об отпусках, об увольнении, о командировке, о поощрении и пр.), штатное расписание, табель учета использованного времени, платежные и расчетные ведомости и др.).

Следует отметить, что в компаниие могут отсутствовать некоторые вышеперечисленные документы, например, должностные инструкции, а должностные обязанности могут быть включены в положения трудового договора.

Можно также выделить некоторую специфику ведения отдельных документов. Так, если в организации есть работники с ненормированным рабочим днем, то должен быть составлен перечень должностей таких работников. Если в трудовом договоре есть положение о соблюдении работниками коммерческой тайны, то должно существовать положение об охране такой тайны. При этом четко должен быть определен перечень сведений, составляющий коммерческую тайну, и с данными сведениями работники должны быть ознакомлены под роспись. Правила внутреннего трудового распорядка являются обязательным документом, но они могут являться приложением к коллективному договору

График отпусков составляется за две недели до нового календарного года. С ним должны быть ознакомлены все работники организации. Часто бывает, что сотрудники фактически отдыхают не по графику в связи с различными обстоятельствами, однако график на бумаге остается неизменным, а работникам в табеле проставляются рабочие дни. Данные нарушения также могут быть выявлены инспекторами. В этой связи в случае несовпадения графика с фактическим отдыхом сотрудников целесообразно брать заявления от сотрудников о внесении изменений в график и обстоятельствах переноса отпуска и вносить изменения в график. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись также не позднее, чем за две недели до его начала. Отпуск должен предоставляться в соответствии с приказом. У совместителя не лишним будет взять подтверждение, что он пошел в отпуск на основной работе.

Довольно распространено требование инспекторов о том, чтобы на каждом листе трудового договора были подписи работника и работодателя. На практике это выполняется не часто. Работодателю удобно, чтобы трудовой договор был просто скреплен скрепкой. Листы такого договора можно легко подменить. Договор, не подписанный на каждом листе, конечно же, будет признан надлежащим образом заключенным, ведь требования о подписании каждого листа договора обеими сторонами законодательство не содержит. В то же время сложившаяся практика подписания гражданских договоров свидетельствует о целесообразности такого оформления документа. Указанную практику часто переносят и на трудовые отношения.

Следует отметить, что нарушения законодательства связаны именно с выплатами (непредоставление дополнительных выплат в связи с работой в выходные и праздничные дни, невыплата премий, выплат компенсационного характера).

На некоторых фирмах за переработки сотрудникам предоставляют отгулы, а не денежное вознаграждение, что является нарушением требований ст. 54, 55, 88, 89 и 90 ТК РФ и может быть также проверено инспекторами.

В случае заявлений в трудовую инспекцию о задержках заработной платы, неправильном расчете выплат проверяющие обязательно попросят вас представить приказы, выписки из лицевого счета, платежные документы, которые позволят им определить сроки расчетов при увольнении или отпуске. Помните, что организация обязана рассчитать работника в день увольнения, а при отпуске - . Если по каким-либо причинам предписанные законом сроки нарушены, зарплату сотрудникам придется выплачивать с процентами в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день задержки согласно ст. 236 ТК РФ. За нарушение сроков выплаты - в качестве профилактики рецидива - ревизоры могут оштрафовать руководителя фирмы или главного бухгалтера на сумму от 1 000 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Вопрос аттестации рабочих мест может привлечь внимание инспекторов в случае выявления несчастного случая на предприятии. Аттестации рабочих мест по условиям труда подлежат все имеющиеся в организации рабочие мест. Она предполагает оценку рабочих мест по гигиеническим показателям, по травмобезопасности и обеспеченности работников средствами индивидуальной защиты. Указанную аттестацию необходимо проводить не реже одного раза в пять лет. Документы по аттестации рабочих мест хранятся в организации 45 лет. На каждое рабочее место должна быть составлена карта аттестации рабочего места .

Содержание локальных нормативных актов, посвященных трудовым правам и обязанностям, должно быть известно каждому работнику. Рассматривая документальное оформление локальных нормативных актов, следует в первую очередь обратить внимание на то, что, будучи письменным документом, исследуемый акт имеет определенные требования к форме, языку, стилю изложения, структуре и содержанию, наличию соответствующих реквизитов (дата принятия, номер, наименование, регистрация и др.), регулируется требованиями делопроизводства и к локальным нормативным актам, принятым в централизованном порядке приказом по предприятию (организации). Документы должны быть согласованы между собой.

Сложные вопросы проверок: судебная практика

Важным является соблюдение конфиденциальности персональных данных. Положение о конфиденциальности персональных данных в организации - это документ, устанавливающий основные правила защиты сведений, составляющих персональные данные работников. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из содержания гл. 14 ТК РФ. Данный документ должен обеспечивать прежде всего защиту персональных данных сотрудников организации на всех стадиях в процессе уставной деятельности конкретной организации, в том числе и неавтоматизированных. В постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 07.06.2006 г., 14.06.2006 г. № 09АП-4259/2006-АК по делу № А40-8448/06-119-84 судьи отметили, то работодатель должен создать технические условия охраны персональных данных работников от их неправомерного использования, в частности, обеспечить особый режим доступа в помещение, где хранится соответствующая информация, оборудовать места ее хранения, исключающие несанкционированный доступ к информации и т.п.

Внимание также следует уделить регулированию вопроса различных выплат, в том числе стимулирующего и компенсационного характера, установленных в локальных нормативных актах. В качестве примера можно привести Решение Высшего Арбитражного Суда РФ от 26.01.2005 г. № 16141/04. По мнению ВАС РФ, законодательством о налогах и сборах ни нормы суточных, ни порядок их установления применительно к налогу на доходы физических лиц не определены: общий порядок установления таких норм и ограничение их размера предусмотрены только трудовым законодательством . Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). В настоящее время в связи с масштабным переходом работодателей на систему выплаты заработной платы через банковские счета (карточки) в трудовом договоре необходимо предусмотреть условие о такой выплате. В противном случае придется у всех вновь принятых работников брать письменное согласие о перечислении заработной платы на их карточный счет. В Трудовом кодексе установлено, что заработная плата выплачивается работнику не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, .

Статистические данные наглядно демонстрируют, что ошибки работодателей в вопросах охраны труда весьма распространены и доминируют среди других правонарушений. Следует особо отметить, что все вышеперечисленные документы должны быть в порядке независимо от того, как фактически сложились отношения работодателя и работника.

Сноски

Свернуть Показать