Образец график работы на месяц 3 человека. Важность составления графика дежурств на месяц: шаблон

График работы сотрудников поможет спланировать бесперебойный труд при работе в сменном режиме. Читайте о том, как его составить, скачайте образец

Из этой статьи вы узнаете:

Что такое график рабочего времени

График рабочего времени - это документ, оговаривающий начало и окончание, а также длительность трудового дня сотрудников при работе в сменном режиме. Ст. 103 ТК РФ обязывает нанимателя составить его и утвердить ЛНА.

Трудовое время может быть:

стандартным (5 или 6-дневка) – здесь нет нужды в составлении графиков;
нестандартным (к примеру, сменным) – нуждается в планировании.

Если предприятие функционирует круглосуточно, будь то крупная ТЭЦ или небольшой магазинчик, очевидно, что нужны люди для поддержания рабочего процесса. Но в непрерывном режиме не сможет работать ни один трудоголик, да и ст.91 ТК РФ устанавливает продолжительность рабочего времени не более 40 часов в неделю. В таком случае сотрудники трудятся посменно, например, по 12 часов, но не каждый день.

Непосредственно сам бланк графика выхода на работу сотрудников в 2019 не имеет унифицированной формы, ее может разработать лично руководитель компании. При этом можно использовать образец графика работы сотрудников, приведенный ниже.

Заполнением бланка (составлением графика работы) занимается руководитель или уполномоченное лицо, назначенное приказом.

Часто это начальники подразделений, поскольку именно они, погруженные в работу своего отдела, могут сделать это наиболее оптимальным образом. Составитель должен учитывать время, которое отработает каждый служащий, без допущения недоработок или переработок. Расписание обычно разрабатывается на месяц, но порой используются квартальные или даже годовые графики. Не менее, чем за месяц до вступления плана в силу весь персонал расписывается в ознакомлении с ним.

Для облегчения составления графика работы можно за основу взять следующую структуру:

1. Вводная часть:

название компании и структурного подразделения,
заголовок,
дата и место создания,
на какой период составлен.

2. Основная часть составляется в виде таблицы (матрицы) с графами:

ФИО сотрудников и их должности,
числа месяца,
на пересечении граф в ячейках с помощью условных обозначений указывается, работает ли человек в этот день (и если да, то в какую смену) или отдыхает.

3. Заключительная часть:

расшифровка условных обозначений (например, 1 – первая смена, 2 – вторая смена, в – выходной);
время начала и окончания смен (например, 1 смена: 08.00-20.00, 2 смена: 20.00-08.00), продолжительность смены;
количество работников в смене.

4. Подписи: составителя, руководителя, сотрудников (с отметкой об ознакомлении). Срок хранения графиков не установлен законодательно, но предполагается, что он аналогичен сроку табелей учета РВ и составляет 5 лет (на опасном/вредном производстве - 75 лет). Многие руководители на всякий случай сохраняют план в отделе кадров в течение года перед передачей в архив.

Расчет сменного графика работы

Чтобы избежать ошибок и верно составить график смен в 2019 используют:

1С: ЗУП
Google Таблицы
онлайн-калькуляторы
MS Excel

Первым делом устанавливается учетный период и утверждается ЛНА (месяц, квартал, полугодие или год).

Учетный период не может быть более 1 года в обычных условиях и более трех месяцев – во вредных условиях. Для некоторых профессий он отдельно законодательно регламентирован.

При сменном графике используется суммированный учет времени (СУРВ). Это удобно, поскольку чаще всего недельная норма в 40 часов не соблюдается, а при помесячной или поквартальной оплате среднее значение выравнивается.

Оптимальной продолжительностью считается квартал, средний по длительности интервал, а стало быть, более гибкий. Нередки случаи, когда уже на этапе составления графика сменности в него закладывается существенная переработка – учтите, делать это запрещено. Недоработка также не приветствуется. Если же по факту то или другое все-таки случилось, работодателю придется компенсировать это сотруднику в соответствии законом.

Основные правила при расчете сменного графика работы в 2019:

определить СУРВ;
фиксировать труд в дневное и ночное время;
соблюдать законодательство в области отдыха служащих (в частности, правило 42 часов непрерывного еженедельного отдыха);
персонифицированный учет времени каждого служащего.

Важно не забывать:

устанавливать норму времени с учетом категории работников (несовершеннолетние, люди с ОВЗ и т.д.);
оплачивать труд в праздники (ст.112 ТК РФ) в двойном размере, учитывая при этом, что праздничный день начинается в 00:00 и заканчивается в 24:00.
сокращать норму часов для работника, начавшего трудиться не с начала учетного периода;
исключать из нормы часы, пропущенные по болезни ли отпуску.

Рабочее время приходится учитывать во всех фирмах, но задача эта имеет множество вариантов в зависимости от условий работы (продолжительность смены, количество смен, гибкий график и тому подобное). Эта статья поможет вам найти решение и автоматизировать учет.

Начнем с определения числа рабочих дней между двумя датами. Чтобы решить эту задачу, действуйте по алгоритму:

введите даты начала и окончания периода;

введите даты праздников, если в этот период они имеются;

в свободную ячейку вставьте функцию ЧИСТРАБДНИ (категория Дата и время ).

При этом подразумевается график работы с двумя выходными (традиционные суббота и воскресенье). Праздников может быть несколько, дату каждого необходимо внести в отдельную ячейку.

Выходных может быть не два, и это не обязательно воскресенье. Тогда воспользуйтесь такой функцией как ЧИСТРАБДНИ.МЕЖД .

Рассмотрим вариант, когда фирма работает в одну смену, у сотрудников постоянный график работы, учитываются опоздания. Оформите таблицу (образец с формулами показан на рисунке). Время нужно указывать через знак ":" (часы:минуты:секунды).

В конце месяца вы можете подвести промежуточные итоги , воспользовавшись соответствующей командой на вкладке Данные . Не забудьте предварительно провести сортировку по дате (если суммировать время нужно по дням) или по фамилиям (если итоги нужны по каждому работнику).

Возможен вариант, когда на фирме несколько графиков работы. Тогда можно создать вспомогательную таблицу с вариантами смен. В основной таблице на ячейки с кодами смен желательно наложить проверку данных, чтобы не было ошибок при вводе. Для этого используйте команду Проверка данных , которая размещена на вкладке Данные .

Для того чтобы водить только код смены, а продолжительность дневной и ночной работы, а также их сумму получать автоматически, можно использовать функцию вертикального просмотра таблиц (ВПР ) из категории Ссылки и массивы :

выделите ячейку, где должна отражаться продолжительность работы (Е3);

вызовите Мастер функций кнопкой fx ;

укажите, что ищем (D3);

введите номер столбца с данными о продолжительности дневной работы (2);

в последнее поле введите ЛОЖЬ (так как искать будем точное совпадение).

Для ночных часов формулу составьте также, только номер столбца будет 3.

Если вам необходимо подсчитывать стаж или возраст, то может быть полезна функция РАЗНДАТ , которую вы сможете найти в Полном алфавитном перечне .

В какой бы версии Excel вы не работали, приемы, о которых вы узнали, помогут повысить точность и оперативность учета при минимальных трудовых затратах.

График рабочего времени необходим в каждой компании для правильной организации трудового процесса. Из материала вы узнаете о нюансах его составления.

Что такое график рабочего времени и кому он необходим?

Планировать и распределять время работы и отдыха в интересах каждого работодателя - это позволяет организовать непрерывный технологический процесс и при этом соблюдать определенные трудовым законодательством нормы.

Важно! График рабочего времени представляет собой документ, содержащий информацию о начале, продолжительности и окончании рабочего времени, а также о периодах междусменных перерывов.

График носит персонифицированный характер - в нем поименно расписывается режим труда и отдыха каждого работника фирмы.

Единой для всех формы этого документа не существует, но обычно его составляют в виде таблицы. Это позволяет понятно, лаконично и наглядно представить необходимую информацию.

Составление графика не является обязанностью работодателя - ст. 91 ТК РФ регламентирует только обязательный учет работодателем фактически отработанного каждым членом трудового коллектива рабочего времени.

Как организовать учет фактически отработанного работниками времени, узнайте из материалов нашего сайта :

Для небольших компаний с пятидневной рабочей неделей и двумя выходными необходимость в графике отсутствует - все нюансы труда и отдыха сотрудников достаточно предусмотреть только во внутрифирменном локальном акте (например, во внутреннем трудовом распорядке).

Другое дело - многосменный режим работы или выполнение трудовых функций работниками по скользящему графику. Здесь уже без грамотно составленного графика работы не обойтись. Как это сделать, расскажем в следующем разделе.

Как составить график рабочего времени?

Рассмотрим алгоритм составления графика работы сотрудников. Он включает 5 основных этапов:

выбор учетного периода (месяц, квартал, год);
продолжительность загрузки рабочего места в течение учетного периода (фонд времени обслуживания рабочего места в часах);
определение нормы рабочего времени (исходя из максимально допустимой нагрузки);
расчет нормативного числа работников;
оформление результатов расчетов в форме графика.

Каждый рассчитываемый показатель индивидуален для различных категорий работников и производственно-технологических особенностей компании.

К примеру, в компании с сезонными особенностями работы разумно выбрать длительность учетного периода в 1 год, а при расчете фонда времени загрузки рабочего места ориентироваться на максимально допустимую нагрузку (ст. 104 ТК РФ). При круглосуточном режиме работы она составит 8 760 час. (365 дн. × 24 час.).

Важно! При расчете нормы рабочего времени для конкретного работника необходимо исключить перерывы в работе - отпуска всех видов, периоды нетрудоспособности, донорские дни и иные аналогичные периоды, в течение которых работник фактически не осуществляет свои трудовые функции.

Нормативная численность работников определяется простым математическим делением фонда времени обслуживания рабочего места на норму рабочего времени.

На последнем этапе формирования графика необходимо равномерно распределить нагрузку между членами трудового коллектива.

Важно! При оформлении графика необходимо учитывать законодательно установленное условие о как минимум 42 часах еженедельного непрерывного отдыха (ст. 110 ТК РФ).

После всех расчетов и наглядного оформления графика его необходимо разместить в наиболее доступном для обозрения месте и ознакомить с ним всех сотрудников.

Итоги

График рабочего времени обычно оформляется в табличной форме и содержит информацию о начале, продолжительности и окончании рабочего времени, а также о периодах отдыха.

Оформление этого документа не является законодательно установленной обязанностью работодателя, однако позволяет организовать непрерывный рабочий процесс и не нарушить нормы трудового законодательства.

График работы сотрудников — пример

Работа по сменам применяется, когда время производственного процесса больше, чем допустимое время работы отдельных сотрудников, и когда необходимость работать без перерыва вызвана спецификой оборудования, продукции или услуг (например, чугунолитейный завод, автозаправка и т. д.).

Чаще всего используется график 2/2 или 3/3. Принципы, которые следует учитывать при распределении смен:

Если рабочий день составляет двенадцать часов, то работнику нельзя поставить более сорока рабочих часов в неделю. При этом время непрерывного отдыха не может быть меньше сорока двух часов в неделю.
Продолжительность ночной смены на час меньше, чем дневной.
За ночные часы дают надбавку.
Перед нерабочим смена становится на час меньше или этот час оплачивается по двойному тарифу.
Запрещено ставить подряд две смены. Смена может быть продлена только в аварийной ситуации.
Если смена продолжается двадцать четыре часа, то необходимо предоставить работнику отдых такой же продолжительности или более.
Закон не устанавливает максимальную длительность смены для всех сотрудников, только для отдельных категорий (например, железнодорожники, плавсостав на кораблях и т. д.).
При трехсменном режиме работы смены чередуют каждую неделю.
Каждый сотрудник должен отработать одинаковое количество часов за одно и то же время.
Если большая половина смены приходится на ночное время, она должна быть сокращена на один час.

Как составить сменный график и что учесть при оплате

Процедура составления графика:

выбрать учетный период - месяц/квартал/несколько месяцев/год (не может быть больше года);
вычислить, сколько времени необходимо на обслуживание рабочего места;
написать норму рабочих часов для всех сотрудников (для каждого по отдельности, если она отличается в зависимости от специальности);
рассчитать количество работников на рабочее место и численность всего штата.

Например, нужно организовать круглосуточную службу для приема телефонных звонков о предоставлении неотложной медицинской помощи. Проставляется учетный период, равный году. Время обслуживания рабочего места: 365 дней х 24 ч = 8760 ч.

Чтобы рассчитать количество человек, которые должны работать на этом месте, количество рабочих часов в неделю (40) умножается на число недель в году (52); затем 8760 ч. делят на полученный результат. 8760 ч. : (40 ч. х 52 нед.) = 4,8. Это значит, что работодатель должен принять на работу пять человек с неполной ставкой или четыре человека, на которых распределяется по несколько добавочных часов к полной ставке. важно учесть следующее:

Все часы работы сверх нормы за учетный период считаются сверхурочными и соответственно оплачиваются.
Ни один сотрудник не должен иметь больше 120 сверхурочных часов в год. Если смена приходится на нерабочий праздничный день, то он оплачивается по повышенному тарифу.
Если смена выпадает на праздник, то за нее предоставляют плату в двойном размере или (по желанию работника и с разрешения руководителя) обычную плату и один день отдыха, не входящий .
Дни, проведенные на больничном, вычитаются из нормы рабочего времени сотрудника без каких-либо отработок.
Перерывы на обед и отдых не оплачиваются.

Скользящий и недельный режимы

График работы сотрудников может быть скользящим

В случае использования скользящего графика отмечается начало рабочего дня по факту выхода на рабочее место (например, автобус отправляется в рейс) и конец рабочего дня, когда была выполнена поставленная задача (автобус добрался до места назначения).

Со второго момента отсчитывается время, положенное на отдых, затем снова фиксируется время начала и конца выполнения рабочих . Даты выходных даются приблизительно, с уточнением по факту получения.

Каждый работник имеет свой индивидуальный скользящий график, отражающий непредвиденные задержки, поломки и другие обстоятельства. Недельный график привлекателен тем, что не требуется постоянно находиться на рабочем месте.

Среди его преимуществ возможность трудиться в удобное для себя время, улучшенные показатели работы и общего состоянии сотрудников, как физического, так и эмоционального. В этом случае акцент делается на факт выполнения работы, а не на количество часов, проведенное за ней. Норма часов проставляется, исходя их того, сколько приблизительно времени может быть затрачено на определенное задание. Также учитывается время, необходимое для отдыха и восстановления сил.

Недельный график хорошо подходит для тех, кто работает с заказами клиентов: агентов по работе с недвижимостью, курьеров, менеджеров, бухгалтеров, нанятых обслуживать небольшие компании, переводчиков и др.

Итак, график работы подбирается таким образом, чтобы отвечать потребностям производственного процесса и способствовать эффективному использованию труда. Он обеспечивает равномерность нагрузки, смену труда и отдыха для работников и защищает их здоровье.

Особенности составления графика отпусков — находим ответ в видеоматериале:

Обязателен ли график рабочего времени?

Работодатель обязан детализировать режим рабочего времени в правилах внутреннего распорядка либо в трудовом договоре с конкретным работником (ст. 100 ТК РФ). Если работодатель не составит график рабочего времени на 2018 год, то Трудовая инспекция получит повод санкционировать штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ):

на должностных лиц (и на работодателя-ИП) — в сумме 1-5 тыс. руб. (за повторное нарушение — 10-20 тыс. руб.);
на работодателя как на юрлицо — в сумме 30-50 тыс. руб. (за повторное нарушение — 50-70 тыс. руб.).

Кроме того, за повторное нарушение должностное лицо работодателя-организации может быть дисквалифицировано на 1-3 года.

График рабочего времени должен определять (ст. 100 ТК РФ):

длительность рабочей недели;
особенности работы по ненормированному графику;
длительность смен, их количество в течение суток;
продолжительность рабочего дня , перерывы;
распределение рабочих и нерабочих дней.

В предусмотренных законом случаях режим рабочего времени должен учитывать специфику отдельных профессий. В частности, характерных для таких сфер, как транспорт и связь, в отношении которых постановлением Правительства России от 10.12.2002 № 877 определены особые требования к установлению режима работы.

Рассмотрим подробнее, какими могут быть варианты в определении такого графика.

Каким может быть график рабочего времени?

То, какой на предприятии должен быть график учета рабочего времени, Трудовой кодекс не регламентирует (но может предусматривать ограничения — например, касающиеся длительности работы во вредных условиях). При соблюдении ограничений работодатель фактически вправе определять любой график работы с точки зрения распределения рабочих часов и рабочих дней. Самыми, однако, типичными графиками в России (и во многих других странах мира) можно назвать:

Пятидневную рабочую неделю, в которой человек работает по 8 часов с понедельника по пятницу с фиксированным временем начала, окончания работы и перерыва.
Шестидневную неделю, в которой человек работает по 7 часов (также с фиксированным временем начала и завершения работы) с понедельника по пятницу, и 5 часов — в субботу.
График по суммированному учету , при котором человек может работать разное количество часов в течение дня, притом что общее количество часов в течение установленного периода не должно превышать применяемых в общем случае нормативов — не более 40 часов в неделю и 8 часов в день (ст. 91 ТК РФ, приказ Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н).
Гибкий график (со смещением времени начала и завершения рабочего времени) — в рамках пятидневки или шестидневки.
Работу по графику «2 через 2», «4 через 4», «сутки через трое». Фактически — со скользящими выходными днями.

Возможны и сочетания указанных режимов — если по отдельным должностям нет ограничений, предусмотренных законом.

Не знаете свои права?

Рассмотрим подробнее, в какой структуре может быть представлен график работы, и ознакомимся с образцом графика работы сотрудников на месяц при пятидневке.

Как выглядит график при пятидневке?

В структуре рабочего графика, который фиксируется в правилах трудового распорядка или договоре с конкретным работником, желательно присутствие:

Ф. И. О. работника либо список работников, в отношении которых график устанавливается. Как вариант — с указанием должностей.
Отметки или иные понятные указания о необходимости явки конкретного сотрудника на работу в те дни месяца, когда он должен выходить на работу.
Время начала и окончания каждого рабочего дня конкретного работника (с указанием перерыва) в те дни, по которым присутствуют отметки.
Норма рабочего времени по каждому из работников (в днях, в часах) за месяц.
Отметки о необходимости явки на работу в выходные и праздничные дни либо в ночное время в течение месяца.

В графике рабочего времени будет полезно визуализировать соотнесение фактических выходных конкретного работника и обычных выходных и государственных праздников.

Поскольку график будут читать работники, в нем будет иметь смысл отразить те или иные полезные для них сведения. Например - о повышенном начислении зарплаты в выходные, праздники и ночные часы с указанием конкретных коэффициентов повышения в тех или иных случаях.

Ознакомиться с образцом графика рабочего времени на месяц при пятидневке вы можете у нас — по ссылке ниже.

График учета времени работы сотрудников фиксируется в правилах трудового распорядка или трудовом договоре с отдельным работником. В нем конкретизируется то, в какие дни и часы работает конкретный человек в течение того или иного периода, например месяца. За отсутствие графика предусмотрен штраф.