Письмо приглашение на фестиваль образец. Письмо-приглашение на конференцию

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 12

ПРИГЛАШЕНИЯ на Корпоративный праздник: КАК ОФОРМИТЬ, ЧТО НАПИСАТЬ?

Корпоративный праздник - одна из составляющих корпоративной культуры. Любой праздник начинается с приглашения. Как оформить пригласительный билет? Каким должно быть корпоративное приглашение? Об этом и пойдет речь в нашей статье.

Корпоративные и профессиональные праздники популярны в каждой компании, организации, фирме. Поводом для корпоративного мероприятия могут послужить профессиональный или календарный праздник, юбилей начальника.

Приглашение или пригласительный билет - это средство мотивации к участию в корпоративном празднике, знак внимания и уважения к коллегам, членам коллектива, пропуск на мероприятие, элемент создания праздничного настроения.

Приглашение - визитная карточка праздника, выполняющая две основные задачи:

Вводит гостя в тему праздника;

Предоставляет ему нужную информацию.

Оформляются письма-приглашения либо открыткой с текстом на внутренней стороне, либо это конверт с вкладышем - обычно используют лист неплотной бумаги размером с четверть листа формата А4. По форме такой лист может быть прямоугольным, квадратным, круглым с волнистыми или мелкими зазубренными краями. Существуют сотни различных вариантов оформления приглашений. Прежде всего нужно определиться, каким будет ваше приглашение. Письма-приглашения на корпоративные праздники напрямую зависят от характера и назначения мероприятия. В зависимости от повода, масштаба, места их проведения каждый раз будут новые текст, оформление, способ вручения. Приглашение может быть отправлено адресату в электронном виде или в твердой "открыточной" форме. Выбор зависит от адресатов, их статуса и ожиданий, особенностей использования электронной почты в офисе, задач сохранения интриги и необходимости адресности сообщений.

Словарь кадрового делопроизводства. Письмо-приглашение относится к одному из самых массовых видов деловых почтовых отправлений. Необходимость в деловых контактах обусловливает адресацию приглашений одному, нескольким лицам от имени юридического лица или конкретного адресата (физического лица), представляющего ту или иную организацию.

Электронное приглашение по размеру шрифта, цветовой гамме, стилю и т. д. должно отличаться от обычной деловой переписки.

Приглашения в конвертах требуют адреса доставки, обозначения имени получателя в письме. Такой формат потребует расходов на сами открытки, на курьерскую доставку и т. д. Соответственно, это должно быть оправдано задачами праздника и аудиторией. Приглашение может быть оформлено в виде плаката в офисе. Яркого, красивого.

Можно организовать вручение приглашений при входе в офис.

Главное - приглашение символизирует начало праздника для каждого приглашенного. Поэтому оно должно быть красивым и привлекательным.

Если планируется серьезное корпоративное мероприятие, рассылка приглашений по факсу или электронной почте исключается сразу. Она не позволяет передать персональное обращение к получателю и свидетельствует о небрежном отношении отправителя к своим гостям, о стремлении сэкономить. Электронную почту можно использовать для обратной связи, указав адрес электронной почты в RSVP-карточке. Вариант с простой почтовой рассылкой подойдет, когда речь идет о многочисленных друзьях и деловых партнерах организации. Уровень почтовой доставки низкий. Письмо может задержаться или вовсе потеряться и не дойти до получателя. Заказные письма с уведомлением - хороший вариант. Однако если это Новый год, Международный женский день, то в предпраздничном ажиотаже письма потребуют большего количества времени на доставку и будут доставлены не ранее чем через неделю.

Когда времени не хватает, можно воспользоваться службой экспресс-доставки или курьерской службой. Курьерскую доставку можно организовать самостоятельно. Важно приложить все усилия, чтобы приглашение было вручено вовремя. Телефон в данном случае пригодится только для обратной связи. Даже если руководитель компании кого-либо пригласил при личном разговоре (разговор между руководителями компании, фирмы и т. д.), этикет требует подтвердить приглашение в письменной форме. Начинать рассылку любых приглашений нужно как минимум за 2 - 3 недели до даты корпоративного праздника.

Открытка и внутренний конверт приглашения должны оформляться в одном стиле и цветовой гамме с пригласительным текстом на вкладыше. На них может содержаться и дополнительная информация, например поздравление, какая-нибудь цитата, логотип компании и т. д. Если работодатель хочет сделать оригинальное приглашение, необходимо обратиться в типографию или агентство и оформить заказ на изготовление приглашений. Наружный конверт дает первое впечатление, поэтому необходимо оформить его в едином стиле с вкладышем (даже если это простой почтовый конверт).

Также оформление и текст приглашения напрямую зависят от того, кому оно предназначено. Приглашенных на праздничное мероприятие можно поделить на несколько категорий:

VIP-гости (учредители, спонсоры, крупные клиенты, представители администрации города, постоянные партнеры). Руководители компании обычно таким гостям приглашения вручают лично. Для этих людей должны быть составлены именные тексты. Пригласительные карточки необходимо вручать заранее, за 3 - 4 недели. Приглашение лично от руководителя компании или его заместителя должны получить все VIP-гости;

Сотрудники компании. Приглашения, адресованные сотрудникам компании, могут быть однотипными, стандартными. В таких приглашениях следует уточнять, кто приглашается на праздничное мероприятие - сам сотрудник, он может взять с собой супругу/супруга, детей. Чтобы никого не забыть, можно передать такие приглашения руководителям подразделений в запрашиваемом им количестве, а они уже распределят их в порядке иерархии;

Бизнес-партнеры (поставщики, компании-партнеры). Приглашения для этой категории составляются стандартные. Пригласительные билеты необходимо вручить за 1 - 2 недели. Когда количество участников мероприятия ограниченно, необходимо со всеми созвониться и уточнить, кто планирует прийти, а кто нет. Важно приложить все усилия, чтобы пригласительные письма каждому приглашенному было вручены непосредственно адресату или доверенному лицу.

Когда вы решили, каким будет ваше приглашение, стоит подумать о содержании приглашения. Любое приглашение представляет собой краткий текст, состоящий из нескольких простых предложений. Весь текст составляет обычно 5 - 7 предложений. Не стоит забывать, что, как и всякий текст, содержание приглашений условно делится на вступление, основную часть и заключение. Следовательно, в любом приглашении должно быть три абзаца. Но прежде, чем начнем составлять текст наших пригласительных билетов, следует напомнить две особенности языка документации, носящих этикетный характер:

Первая - орфографическая, она связана с написанием с прописной буквы местоимения "Вы" и "Вас" с целью вежливого обращения (в письменной речи) к одному лицу;

Вторая - этикетная, она связана с вопросом: от какого лица должно строится изложение текста в документе - от первого или третьего? Способ изложения от третьего лица - безличный, от первого лица единственного числа пишутся приказы, заявления, можно написать и приглашения. Но, составляя текст приглашения, лучше строить изложение от первого лица множественного числа - тем самым автор выступает как представитель организации, компании.

Любое приглашение начинается с обращения, первый абзац - вступление. В основном это типовые фразы: "Уважаемый Иван Иванович!", "Дорогая Татьяна Александровна", "Уважаемая госпожа Петрова", "Уважаемый господин Иванов". Избегайте в обращении высокопарных фраз типа "Глубокоуважаемый Семен Иванович!", "Глубокоуважаемая Анна Александровна". Здесь стоит коснуться вопроса уместности употребления восклицательного знака. Многие из нас неоднократно отмечали, что в деловой корреспонденции и в публикуемых в прессе документах все чаще вместо восклицательного знака встречается запятая. При этом сам текст письма, как принято в русском делопроизводстве, начинается с абзаца, но не с традиционной прописной буквы, а, как в английском, со строчной:

Уважаемый Александр Петрович,

обращаемся к Вам...

Хочется обратить ваше внимание на то, что не стоит строить текст приглашений таким образом. В европейских странах иной корпоративный этикет, там не принято обращаться к адресату по имени и отчеству. Согласно нашей корпоративной этике, к приглашенному принято обращаться по имени и отчеству.

Второй абзац - информационный. В нем можно указать, в каком качестве приглашается человек на праздничное мероприятие.

Третий абзац - заключительный. Здесь указываются время и место проведения мероприятия, отметка о дресс-коде. Составляя текст приглашения, необходимо учесть, какой категории гостей будет оно адресовано:

К коллеге обращаемся с уважением и вниманием;

К клиенту - с обаянием;

К спонсору - с признательностью;

К представителям СМИ - с желанием заинтересовать и оставить яркое впечатление.

В приглашении должны быть все необходимые инструкции, с помощью которых люди смогут принять участие в мероприятии. Письмо-приглашение должно содержать следующую информацию:

Место проведения праздника;

Время начала/отъезда из заданной точки;

Требования к дресс-коду;

Дополнительные сведения, важные для праздника.

Пригласительный этикет рекомендует вкладывать схему проезда к месту проведения мероприятия с указанием возможных мест парковки. Если над пригласительным комплектом работает опытный дизайнер и стиль мероприятия позволяет, схема проезда может выглядеть не просто как распечатка интернет-карты, а как карта, дополненная интересными деталями. Если участники добираются до места праздника самостоятельно, необходимо как можно подробнее описать возможные маршруты.

RSVP-карточка

RSVP-карточка в переводе с французского языка "просьба ответить". Какая информация должна быть в такой карточке? Как правило, она содержит:

Контактную информацию (телефон или e-mail) и просьбу связаться и подтвердить свой приход;

Оплаченный почтовый бланк или конверт с адресом, который нужно отправить организаторам мероприятия.

Помимо этого RSVP-карточка может содержать предложения выбора того или иного типа меню, место для комментариев, пожеланий и т. п. Размер такой карточки должен быть меньше самого приглашения. Но общий стиль приглашения распространяется и на RSVP-карточки. Карточку можно заменить пометкой RSVP на бланке приглашения с указанием номера телефона, по которому нужно подтвердить принятия приглашения, или отказаться от него. Может быть указан адрес, на который необходимо отправить ответ.

Примерный образец

│ RSVP-карточка (текст 1) │

│ Сможет. Не сможет │

│ (подчеркнуть выбранное утверждение) │

│ присутствовать на юбилее компании "Тандор" │

Примерный образец

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ RSVP-карточка (текст 2) │

│ Имя, отчество _________________________________________________________ │

│ Да, мы будем рады присутствовать на церемонии вручения премии компании │

│ Количество человек ____________________________________________________ │

│ Нет, мы не можем присутствовать на церемонии вручения премии компании │

│ "Лидер" _______________________________________________________________ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Примерный образец

Приглашения на юбилей компании (тексты)

Уважаемый Олег Петрович!

Приглашаем Вас на праздничный вечер, посвященный юбилею нашей компании, который состоится 5 ноября в 18.00.

Ждем Вас в ресторане "Олимпия", г. Москва, ул. Тюрина, д. 25.

Приглашение действительно на одного человека.

С уважением,

Игорь Иванович Сухов,

директор компании "Лидер"

Уважаемый Петр Ильич!

Приглашаем Вас с супругой на праздничный вечер, посвященный юбилею нашей компании, который состоится 15 августа в 17.00.

Ждем Вас по адресу: г. Москва, ул. Тюрина, д. 25 корп. 3, ресторан "Траектория".

С уважением,

Михаил Иванович Петров,

директор компании "Прогресс"

Уважаемая Татьяна Васильевна!

Мы благодарны Вам за плодотворное сотрудничество между нашими компаниями. Работать с Вами одно удовольствие. Хотим пригласить Вас на торжественное мероприятие, посвященное юбилею нашей компании.

Приглашение действительно на двух человек.

С уважением,

Михаил Иванович Петров,

директор компании "Прогресс"

Уважаемый Игорь Петрович!

Вот уже двадцать лет Вы работаете в нашей компании и Ваш вклад в общее дело поистине бесценен.

Нам приятно пригласить Вас на праздничное мероприятие. Надеемся, в окружении коллег Вы получите истинное удовольствие от праздника, посвященного юбилею нашей компании.

Приглашение действительно на двух человек.

С уважением,

Михаил Иванович Петров,

директор компании "Прогресс"

Примерный образец

Официальное приглашение (текст)

Уважаемый Николай Викторович!

Имеем честь пригласить Вас на праздник, посвященный юбилею нашей компании.

С уважением,

Михаил Иванович Петров,

директор компании "Прогресс"

Примерный образец

Приглашения на мероприятие открытия (тексты)

Наше новое предприятие начнет производство 15 декабря 2011 г, и мы с удовольствием приглашаем Вас принять участие в праздничном мероприятии, посвященном открытию нашего завода.

С уважением,

директор завода "Энергопром"

Иван Иванович Иванов

Уважаемая Елена Александровна!

В 13:00 состоится праздничный обед, после которого последуют церемония открытия и экскурсия по предприятию. Просим Вас подтвердить свой приезд, сообщив нам время прибытия.

С уважением,

директор завода "Энергопром"

Иван Иванович Иванов

Библиографический список

1. Культура русской речи: Учеб. для вузов / Под ред. проф. Л. К. Граудиной и проф. Е. Н. Ширяева. М.: НОРМА-ИНФРА М, 1999.

2. Колтунова М. В. Язык и деловое общение. М., 2000.

3. Формановская Н. И. Речевой этикет и культура общения. М., 1989.

Ю. Овчиева

Ведущий программист

ЦНИТ Государственного

университета управления

Подписано в печать

Корпоративная культура

Ключевые слова:

1 -1

Организация любого делового мероприятия требует предварительной подготовки со стороны его устроителей. Заблаговременная отправка приглашения его участникам – это обязательное условие, выполнение которого обеспечивает присутствие всех заинтересованных лиц и их участие в запланированной программе.

Что должно содержать приглашение

Официальный ангажемент позволяет проинформировать всех участников о том, какое мероприятие состоится, и содержит информацию, на основании которой адресат может определиться, интересно ли ему это предложение, готов ли он прибыть на встречу.

Как правило, официальный ангажемент создается для таких мероприятий, как: конференция, совещание партнеров, официальные приемы и праздники, выставки, собеседования, деловые встречи по какому-либо конкретному поводу, круглые столы.

Несмотря на то, что в обыденной жизни чаще всего приглашение поступает в устной форме, в деловых коммуникациях более приемлемой формой является отправка письма, отличающегося по составу информации от других видов письменных сообщений.

Основные функции письма-приглашения:

проинформировать о мероприятии;
получить ответ о согласии или невозможности принять участие от конкретного адресата;
определить точное количество лиц, подтвердивших участие.

Текст приглашения официальных лиц на мероприятие должен содержать несколько обязательных элементов:

дата, время и место проведения с точным описанием маршрута, помогающего участникам добраться до места без посторонней помощи;
тема и программа мероприятия с определением времени, запланированном на каждую его часть;
роль приглашаемого: будет ли он обычным участником-слушателем или зрителем, либо ему доверена функция докладчика или организатора дискуссии;
указание на вид дресс-кода, установленного для всех участников;
просьба предоставить обратную связь о решении адресата об участии, вместо фразы о необходимости направить ответ может использоваться буквенное обозначение R.S.V.P. – сокращенная аббревиатура от Repondez sil vous plait, означающая просьбу ответить на письмо;
контактные данные устроителей;
дополнительная информация, если она необходима;
карты и планы рассадки гостей при проведении самого мероприятия и банкета.

Примеры

Виды приглашений можно выделить по нескольким основаниям для классификации.

По наличию указания ФИО приглашаемого лица они подразделятся на:

именные ;
общие для группы приглашаемых без индивидуального обращения к каждому участнику.

По формату мероприятия:

официальные , к которым относятся не только приемы, но и конференции, круглые столы;
неофициальные .

По цели приглашения делятся на:

частные : празднования дней рождений, юбилеев, свадеб и ;
коммерческие : выставки, открытие магазинов, вернисажей.

Приглашение на мероприятие должно содержать всю необходимую информацию о том, как и где оно будет проводиться и каким образом приглашаемый должен подтвердить устроителям свое участие.

Оно может быть личным, как на приведенном примере:

Также оно может оформляться без обращения к конкретному лицу.

Приглашение на завтрак, обед или ужин обязательно содержит информацию о поводе, по которому собираются участники, и просьбу уведомить о принятии предложения.

Приглашение на прием , как правило, оформляется особенно строго и торжественно, на бумаге самого выского качества. Помимо сообщения о времени и месте проведения оно может содержать информацию о формате проведения мероприятия, и при необходимости плане рассадки гостей.

Приглашение на относится к категории наименее строгих форм приглашений. Основная его задача – это организация личной встречи соискателя со специалистом по найму персонала или руководителем подразделения, в которое подбирается новый сотрудник.

Способы доставки

После того, как все пригласительные на мероприятия подготовлены, необходимо решить, какими способами их лучше доставить до адресатов. Выбор доставки зависит от формата и престижности мероприятия.

Если это официальный прием, то лучше вручить большую часть пригласительных лично в руки приглашенным лицам.
Для организации участия приглашаемых в коммерческих мероприятиях можно использовать услуги курьеров.
Допустимо направлять приглашения почтовыми отправлениями, при этом необходимо учитывать период времени, необходимый для их доставки.
Наиболее распространенный и быстрый способ доставить приглашение — это отправка по электронной почте. Однако для особенно торжественных событий такой вариант не рекомендуется использовать.

Также важно помнить: правила делового этикета определяют сроки отправки писем, составляющие не менее 2-х недель до начала мероприятия.

Как ответить на приглашение

Получив приглашение, необходимо проинформировать устроителей о своем решении принять участие в мероприятии или отклонить предложение.

Ответ предоставляется по-разному, с учетом формата проводимого мероприятия. Это может быть звонок приглашающей стороне по контактным телефонам, указанным в пригласительном, отправка электронного сообщения или предоставление письменного уведомления в случаях, когда необходимо соблюсти требования делового протокола.

При подготовке ответа, особенно, в случае отказа принять участие в мероприятии, важно сформулировать его причину. Если реальной причины нет, а идти не хочется, то лучше сослаться на занятость, поскольку ссылки, например, на недомогание или болезнь могут обернуться неприятностями, ведь отказавшийся может быть замечен на другом празднике, вечере или банкете.

Если на приглашении указана аббревиатура R. S. V. P., то ответ должен быть предоставлен обязательно по контактным телефонам или электронному адресу, указанным на бланке. Если же устроители в тексте указали, что информировать их необходимо только в случае отказа, то именно так и следует поступить.

При необходимости проинформировать о своем участии организаторов неофициальных частных праздников, чаще всего не требуются соблюдение каких-либо условностей. Как правило, достаточно обычного звонка с информацией о том, принято предложение или отклонено по какой-либо причине.

Умение создать качественное приглашение и правильно его принять позволяет демонстрировать сторонам уважительное отношение друг к другу, подчеркивать ценность контактов и желание поддерживать и развивать дальнейшее общение.

Несмотря на кажущуюся формальность, работа с приглашениями - один из ключевых пунктов подготовки любого мероприятия. Именно приглашение является «лицом» виновника торжества и всего предстоящего мероприятия в целом. Как пригласить гостей правильно и что учесть при подготовке идеального приглашения? Об этом мы расскажем в статье.

Получив приглашение, гость решает, участвовать ли ему в мероприятии. Если приглашение получателя заинтересовало или даже заинтриговало, если ему стало любопытно, как программа мероприятия воплотится в жизнь, или если, глядя на приглашение, выполненное профессионально и со вкусом, он задумался о том, какого уровня персоны могут там быть, - значит, организатор мероприятия с этой задачей по подготовке торжества справился успешно!

По ответам на приглашения становится понятно, какое примерное количество гостей стоит ожидать. Это необходимо знать, чтобы составить план рассадки на банкете, заказать угощения и напитки, спланировать размещение в зале на время официальной части, организовать трансферы, забронировать места в отеле и т.д.

Подробно рассмотрим процесс подготовки приглашения, максимально приближенного к идеальному.

СОСТАВЛЯЕМ СПИСОК ГОСТЕЙ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ ПРИГЛАШЕНИЙ

Чтобы процесс подготовки приглашений, их рассылки и получения ответов от гостей прошел максимально гладко, необходимо провести тщательную предварительную работу.

Ответственным за нее желательно назначить человека, свободно ориентирующегося в списке гостей. Идеально, если организатор мероприятия сделает все собственноручно!

КАК СОСТАВИТЬ СПИСОК ПРИГЛАШЕНИЙ

1. Продумать с руководителем список гостей. Несколько раз вернуться к списку, чтобы убедиться, что никого не забыли и что никто из гостей не будет испытывать неудобства из-за чьего-то присутствия.

2. Узнать, как руководитель планирует обращаться к каждому гостю в приглашении (к одним - по имени-отчеству, к другим - только по имени, а к третьим - уважаемый господин/госпожа/Mr/Ms/Madame/Monsieur… и т.д.).

3. Составить список имен для печати в типографии.

4. Убедиться, что все перечисленные руководителем персоны вам известны и у вас есть их контактные данные.

5. Составить список адресов электронной почты для рассылки электронных приглашений.

6. Определиться, кто из гостей получит приглашение на личную электронную почту, а кому стоит его направить через помощника/секретаря/приемную.

7. Составить текст сопроводительного письма (для тех приглашений, которые будут отправлены на электронную почту помощников, секретарей или приемных). Пример такого текста:

8. Желательно воспользоваться опцией «Уведомить о получении/прочтении письма», чтобы не беспокоить потенциальных гостей лишними звонками с вопросом, получили ли они приглашение.

9. Составить список почтовых адресов для доставки приглашений в бумажном виде. Заранее распределить, какие из них будут доставлены курьерской службой, а какие лично. В последнем случае необходимо позаботиться о пропусках.

10. Наладить обратную связь с приглашенными, то есть решить, каким образом вы получите от них подтверждение присутствия: станете ожидать ответов от гостей или сами начнете звонить им, чтобы узнать решение. Во втором случае нужно определиться, через какой промежуток времени уместно обзванивать потенциальных гостей. Решить, кто именно будет этим заниматься, так как список может быть немаленький, а ответственность за вежливый, но настойчивый разговор - еще большей.

11. Убедиться, что указанные в приглашении контакты для обратной связи актуальны: почта «работает», телефон включен, на звонки отвечают.

12. Обязательно поинтересоваться у тех гостей, которые приняли приглашение, необходима ли им дополнительная организационная поддержка: нужно ли обеспечить трансфер или проживание в городе проведения торжества, есть ли особые пожелания по продуктам на банкете с учетом возможной пищевой аллергии или специфических систем питания (вегетарианство, например), а возможно, и что-то иное.

13. Оперативно вносить изменения в список приглашенных.

Пример работы со списком приглашенных представлен в таблицах 1-4 .

Таблица 1. Список приглашений, сформированный по способу доставки

Таблица 2. Список обращений (имен) для печати в типографии

Примечание:

Порядковые номера соответствуют номерам списка на доставку.

Таблица 3. Список гостей, принявших приглашение, с указанием необходимой организационной поддержки

Таблица 4. Список гостей, отклонивших приглашения

ПИШЕМ ТЕКСТ ПРИГЛАШЕНИЯ

Подробно рассмотрим основные элементы текста приглашения.

■ Обращение. Не будет лишним заказать в типографии именные приглашения с напечатанными именами приглашаемых (вписывать их в пустое поле - не самый лучший вариант).

Обращение к гостю должно быть точным и правильным - ошибки здесь недопустимы. Существуют общепринятые формулы вежливости и этикета. Например, если приглашенный - иностранец с академической степенью или врач, то обращение к нему на английском языке будет начинаться с Dear Professor или Dear Dr . Если приглашенный занимает официальный государственный пост, то и обращение должно быть соответствующим: Уважаемый господин Министр или Уважаемый господин Посол .

Также необходимо обратить внимание на то, что запятая после обращения придает тексту будничный характер или подчеркивает сдержанный деловой тон. Восклицательный же знак указывает на важность или торжественность мероприятия. В случае, когда после обращения стоит запятая, дальнейший текст должен писаться со строчной буквы, после восклицательного знака - с прописной.

Все эти, казалось бы, незначительные детали делают приглашение очень личным и корректным. Приглашенный непременно оценит внимательное и уважительное отношение виновника торжества к своим гостям.

■ Название мероприятия. Приглашение обязательно должно содержать полное официальное название мероприятия (без каких-либо сокращений).

■ Место, дата, время. Дата, время и место проведения мероприятия указываются по правилам, принятым в стране гостя (если приглашение составлено на соответствующем языке). Например, для американского приглашенного эти реквизиты будут выглядеть следующим образом: дата - March 1? 2017; время начала мероприятия - 7 p.m.; адрес - Leningradsky av. 40, Moscow.

■ Программа мероприятия. Помимо непосредственно обращения к гостю, названия мероприятия, места и даты его проведения в приглашении обязательно должна быть обозначена программа мероприятия (основные пункты), желательно с указанием времени начала каждой части. Программа может быть представлена подробно или в виде перечня основных тематических частей.

Подробная программа особенно актуальна для официальных визитов высшего уровня. В этом случае она может быть оформлена в виде отдельной брошюры или карточки (в зависимости от количества запланированных пунктов (Пример).

Оптимальным вариантом представления программы в приглашении может быть следующий:

Обозначение частей программы мероприятия может быть совсем кратким, например: После официальной части состоится прием.

Формат может быть разным - все зависит от специфики мероприятия. Главное - дать гостям представление о том, что их ожидает, чтобы они могли планировать собственное время.

■ Количество приглашенных. В тексте также необходимо указать количество персон, на которых распространяется приглашение.

Количество приглашаемых также можно обозначить и в обращении, например, когда в приглашении указывают обоих супругов: Уважаемые Владимир Петрович и Ольга Сергеевна или Уважаемые г-н и г-жа Короленко, или Господин Посол просит господина Петрова с супругой пожаловать на банкет.

■ Дресс-код. Дресс-код в приглашении указывается на усмотрение организатора. Если есть определенные требования к цвету или стилю одежды гостей, то это прописывается в приглашении. Например, вечернее платье для дам, смокинг для мужчин.

Если мероприятие официально-деловое, в приглашении обычно указывают международное название дресс-кода.

РАСШИФРОВКА ОСНОВНЫХ ДРЕСС-КОДОВ

■ Просьба ответить на приглашение. Если мероприятие предусматривает рассадку гостей, необходимо выяснить точное количество тех, кто сможет присутствовать.

Чтобы акцентировать внимание приглашенной персоны на этом моменте, в приглашении ставят общепринятую аббревиатуру RSVP . В официальных приглашениях RSVP указывают в правом нижнем углу, в менее формальных случаях эти буквы могут стоять в любом месте (как правило, в конце). Иногда просят дать ответ до конкретной даты.

Помимо RSVP встречаются формулировки Просьба ответить только в случае отказа или Просьба подтвердить Ваше участие, которые также вполне официальны и корректны.

■ Контакты организаторов. Важно указать в приглашении несколько вариантов обратной связи (электронную почту и как минимум два номера телефона организаторов).

■ Дополнительная информация. В приглашении также может быть указана другая необходимая информация в зависимости от особенностей организации и проведения конкретного мероприятия (например, если мероприятие проводится в историческом особняке, то может быть запрещено ношение обуви на каблуках-шпильках) .

■ План рассадки на банкете. Если помимо официальной части планируется банкет или званый ужин, для особо масштабных и торжественных мероприятий уместно вложить в приглашение план рассадки гостей с указанием стола и/или места конкретного гостя.

ОПРЕДЕЛЯЕМСЯ С ДИЗАЙНОМ И ФОРМАТОМ ПРИГЛАШЕНИЯ

Это та «одежка», по которой приглашение «встречают».

Размер и дизайн приглашения зависят от цели и характера мероприятия.

Приглашения на дипломатические приемы и международные форумы , рассылаемые посольствами и членами правительства, оформляются в строгом деловом стиле на официальных бланках с государственным гербом.

Приглашение на неофициальный прием. Даже если событие не официальное, строгий стиль, как правило, сохраняется.

Приглашение на мероприятие, цель которого - собрать как можно больше гостей , будет ярким и броским.

На личном приглашении , например свадебном, вполне уместны как вензеля и сердечки, так и сдержанный цветочный фон.

При определении формата приглашения можно ориентироваться на размеры стандартных конвертов.

НЕ ЗАБЫВАЕМ О КАЧЕСТВЕ БУМАГИ И ПЕЧАТИ

На качестве приглашений для мероприятий высокого уровня не принято экономить. Бумага должна быть «правильной» плотности и приятной текстуры. Недопустимо, чтобы типографская краска размазывалась или текст плохо читался.

Желательно, чтобы приглашения рассылались в специальных дизайнерских конвертах, по качеству не уступающих самим приглашениям.

Не забывайте, что текст приглашения может быть напечатан не на самом приглашении, а на вкладке к нему. Как правило, на тонкой, почти прозрачной бумаге. Убедитесь, что она, несмотря на кажущуюся хрупкость, все же достаточно устойчива к механическому воздействию.

ДОСТАВЛЯЕМ ПРИГЛАШЕНИЯ

По возможности хотя бы часть приглашений нужно доставить если не лично, то с помощью «своих» людей - охраны, водителей или помощников виновника торжества.

Обычно своими силами доставляют приглашения особо статусным гостям. Например, передавать приглашение высокопоставленному чиновнику через обычного курьера было бы крайне странно.

Кроме того, это позволит лишний раз выразить свое уважение.

Чтобы твердо знать, что приглашения дошли до адресатов, нужно продублировать сообщения, направив их в электронном виде каждому гостю.

КАК ОТВЕЧАТЬ НА ПРИГЛАШЕНИЯ

Ответ на приглашение дается в соответствии с форматом мероприятия и самого приглашения.

В одних случаях вполне приемлем телефонный звонок, в других - достаточно электронного письма, а в третьих можно вообще не торопиться с ответом и дождаться соответствующего вопроса от приглашающей стороны (это могут позволить себе, например, высокопоставленные персоны).

Однако если приглашение содержит аббревиатуру RSVP, то ответ дать просто необходимо, причем в кратчайшие сроки.

В случае официального дипломатического приема принятие приглашения или отказ от участия в мероприятии должны был оформлены письменно в соответствии с деловым протоколом. Например:

М.И. Петров имеет честь подтвердить получение любезного приглашения господина Посла на обед во вторник, 10 марта, в 20:00, которое он с удовольствием принимает.

М.И. Петров в связи с отъездом в отпуск, к сожалению, не сможет принять любезное приглашение господина Посла на обед во вторник, 10 марта с.г.

При подготовке частного личного мероприятия обычно обходятся без бумажной версии приглашений - ограничиваются электронными. В этом случае задача для гостя и вовсе упрощается. Как правило, электронные приглашения предусматривают возможность сообщить организатору мероприятия о своем решении одним кликом - по слову «Принять» или «Отклонить». Ответ автоматически уходит отправителю.

Работа с приглашениями порой оказывается сложнее, чем кажется на первый взгляд. Однако успешно справившись с этой частью подготовки мероприятия, организатор может быть уверен, что существенный пласт задач уже выполнен! Впереди еще много трудов и хлопот, но это уже скорее рутинные организационные моменты. Непростой процесс одновременного взаимодействия с десятками приглашенных гостей уже позади. Остальное - дело техники.

Подробнее об организации и проведении торжественных мероприятий см.: Жемчугова С.А. Церемония награждения: как организовать и провести // Секретарь-референт. 2017. № 1. С. 4-13.

В деловых отношениях часто используются письма-приглашения на мероприятие. Конференции, выставки, собеседования и различные выступления в устной форме практически не предлагают посетить. Официальное извещение позволяет не только не забыть о дате, но и выразить уважение другому лицу.

Если составить официальное приглашение на мероприятие неправильно, то оно не будет в полной мере выполнять свои основные функции. В письме должен быть приведен достаточный объем информации.

Письмо-приглашение – что это и какова его роль?

Деловое письмо с пригласительным текстом представляет собой способ уведомления о каком-либо мероприятии. Извещение может быть о проведении конференции, благотворительного вечера, концерта, семинара, собеседования или любого другого действия, связанного с определенными событиями.

Какие же функции выполняет официальное письмо?

Дает возможность уведомить то или иное лицо о предстоящем событии или важном мероприятии.
Подтверждает, что человек был действительно приглашен в определенное место, благодаря чему можно избежать лишних ошибок.
Является средством напоминания о месте и времени проводимого мероприятия.

Инструкция по написанию письма приглашения

Что же нужно указать, чтобы правильно составить официальное приглашение на мероприятие?

В обязательном порядке уточняются действия приглашенного человека на мероприятии.
Нельзя обойтись без указания типа события. Получатель должен понять, что его ожидает во время визита.
В любом случае отображаются дата и точное время проводимого мероприятия, а также место.
В некоторых ситуациях следует рассказать о содержании встречи. К примеру, при приглашении на конференцию можно указать список докладчиков.
Иногда спрашивают о планах для посещения мероприятия. Чтобы узнать точное желание получателя, просят проинформировать об этом посредством электронного письма, телефонного звонка или любым другим доступным способом.

Внимание: если необходимо поблагодарить сотрудника или любого другого человека на официальном уровне, рекомендуется составить .

Что касается оформления письма-приглашения, то стандартная форма составления отсутствует. Отправляемое уведомление обычно имеет презентабельный вид, в отличие от обычного делового письма, составленного на простом бланке. В случае с приглашением часто используются качественная бумага, всевозможные элементы декора и дополнительные аксессуары. Текст может быть написан от руки каллиграфическим почерком. Стандартные формы делового письма используются в редких случаях.

Способы отправки приглашения на мероприятие

Доставить письмо до адресата можно различными способами. Многое будет зависеть от количества приглашенных человек, места проживания получателя и некоторых других факторов.

Какие же варианты существуют?

Первый из них заключается в собственноручном вручении, то есть письмо передаются лично адресату. Вместо этого можно воспользоваться услугами курьерских служб.
Второй вариант предполагает отправку почтой. Если мероприятие является очень важным, то лучше отправить приглашение ценным письмом, осуществив при этом опись вложения. В данном случае необходимо учитывать сроки доставки.
Третий способ отправки – это электронная почта. Данный вариант наиболее распространен при приглашении на собеседование. Для посещения других мероприятий он используется реже.

Образцы приглашения на мероприятие

В качестве шаблона можно использовать готовые образцы. Они помогут составить официальное приглашение на мероприятие. Однако при этом следует учитывать специфику того или иного письма. Во многом текст будет зависеть от типа проводимого мероприятия.

На собеседование

На вакантную должность приглашают кандидатов чаще всего по телефону или электронным письмом. При выборе второго варианта указываются информация об организации, которая хочет привлечь человека к работе, точное время проведения, а также список документов для ознакомления.

На выставку

Текст приглашения на выставку должен быть лаконичным. Не следует рассказывать о мероприятии слишком подробно. Нужно лишь упомянуть наиболее важные моменты. Адресат должен понять, для чего организуется выставка, что он там сможет увидеть, в какое время нужно прибыть.

На конференцию

Письмо для приглашения на конференцию отправляется для извещения людей о месте собрания и сроках его проведения. При составлении текста необходимо учитывать статус участника. В итоге должно получиться информационно емкое и четко сформулированное сообщение.

Подводим итоги

Официальное письмо-приглашение на мероприятие позволяет донести до адресата всю необходимую информацию. Ему не придется прилагать усилия для запоминания даты и время, места проведения и других моментов, которые имеют значение. Человеку будет достаточно ознакомиться с текстом еще раз в любой момент.

Таким образом, можно сделать вывод, что лучше всего составить официальное приглашение на мероприятие, чем обращаться к другому лицу в устной форме. Преимущества письменного извещения в данном случае очевидны, поэтому не стоит от них отказываться.

Сравним эти два письма. Они оба начинаются с приглашения, но первое письмо написано от лица компании (“Фабрика мебели “Берёзка” приглашает…”) , а второе – от лица всех сотрудников компании (“Приглашаем Вас…”) .

Первый вариант очень формальный. Здесь также можно написать: “Компания «Берёзка» рада пригласить Вас…”

Приглашение от «нас» (сотрудников компании) тоже достаточно формальное, но воспринимается оно более «человеческим»: “Приглашаем…” , “Рады Вас пригласить…” , “Мы хотели бы Вас пригласить…” .

В некоторых случаях вам может понадобиться написать приглашение от себя. Например, если вы – руководитель и хотите сделать приглашение ещё более личным. Тогда эти фразы трансформируются в: “Приглашаю…” , “Рад Вас пригласить…” , “Я хотел бы Вас пригласить…”, “Разрешите Вас пригласить…”

Менее формальные письма

В менее формальной ситуации, когда вы, например, пишете своему коллеге, с которым встречаетесь каждый день в офисе, такие «церемонии» совершенно ни к чему.