Организация удаленной работы сотрудников. Как правильно внедрить в компании удаленную работу

В режиме удалённой работы вашей рабочей средой становится интернет. Там происходит всё: сотрудники общаются, проекты фиксируются, руководитель контролирует.

Лайфхакер нашёл спасение в облачной CRM. Никаких серверов, никаких проводов. Доступ в эту виртуальную рабочую среду возможен с любого устройства из любой точки мира. Есть интернет - считайте, что вы на работе.

100 кБит/с - минимальная скорость интернета для нормальной работы. Многим программам её будет достаточно.

Проверьте скорость с помощью «Яндекс.Интернетометра »

Интернет есть, скорость проверена, пора заняться бизнес-процессами.

Переходите на облачные программы

Управление задачами, учёт времени, инструменты для контроля исполнения, хранение файлов - всё это понадобится для продуктивной работы.

Что именно использовать:

• Систему управления проектами (планировщики): Basecamp, Active Collab, Wrike, Trello.
• Хранилище файлов: «Google Диск», «Облако Mail.ru», «Яндекс.Диск», Dropbox.
• Мессенджер: Viber, Skype, Telegram, Slack.

Программ миллионы. Выбирайте под себя, руководствуясь принципами: простой интерфейс, наличие напоминалок, быстрота внесения и разбора задач. Зачастую в планировщике слишком много бесполезных опций, которые сбивают с толку. Чем меньше функциональность, тем лучше. Опытным путём для себя я выбрал Todoist. Для работы с командой - Trello или Worksection. Моя личная система планирования - это микс: GTD, Глеб Архангельский, Бенджамин Франклин, канбан, Пол Макги.

Денис Юдин

Задачи поставлены, план намечен. Пора приступать к реализации.

Общайтесь с помощью IP-телефонии

• Всё в облаке. Отныне местоположение подчинённых не имеет значения.
• Общий номер. Сотрудники в любой стране мира доступны по единому номеру.
• Сервис от провайдера. Техническая поддержка всегда начеку - поможет, подскажет и ответит на вопросы.
• Электронный документооборот. Для обмена договорами не нужны личные встречи, ведь оригиналы документов можно предоставить в электронном виде.

Виртуальная АТС «Телфин.Офис»

Как использовать - чек-лист для руководителя:

• Слушайте звонки: будьте в курсе работы сотрудников.
• Следите за пропущенными: так вы сможете понять, почему клиент не дозвонился.
• Объединяйте с CRM: для ваших рабочих процессов.
• Настраивайте переадресацию: ваши сотрудники будут на связи 24 часа в сутки.
• Отслеживайте статистику: вы получите исчерпывающее представление о работе компании.

Придумайте KPI

Допустим, вы взяли на идентичные должности Григория и Константина по стандартному графику: восемь часов в день и пять дней в неделю. И однажды замечаете, что Григорий работает в поте лица, а Константин два часа из восьми занимается своими делами.

Без разговоров увольняете Костю, но позднее выясняется: Константин выполнял работу за шесть часов, а оставшиеся два часа посвящал саморазвитию. Григорий не справляется с той же работой и за восемь часов. Выходит, что поторопились, а зря.

Что для вас важнее: результат или время, потраченное на его достижение? При переходе на удалённый формат для контроля установите понятную и вам, и подчинённым систему KPI - ключевых показателей эффективности.

Как это работает:

• В таблице в Google Docs каждый сотрудник отмечает свой план на месяц и на квартал.
• По истечении отчётного срока подводит итоги: что из запланированного сделано, а что нет.
• Руководителю достаточно взглянуть на цифры, чтобы понять, как идут дела.
• У подчинённого всегда есть ориентир, и он знает, чего от него ждут.

Держать руку на пульсе помогут регулярные отчёты и совещания, где подчинённые будут рассказывать о задачах, выполненных за определённый период. При такой организации контроля и отчётности ценный сотрудник не будет уволен, а отстающий грамотно перераспределит рабочее время.

Развивайте команду

Если удалённые сотрудники сильно отличаются по уровню квалификации, это легко решить с помощью онлайн-обучения. Следите за подходящими по теме курсами и образовательными программами, сейчас в сети их масса: маркетинг, копирайтинг, продажи, SEO.

Куда пойти учиться:

• «Нетология». Онлайн-университет. Всё об интернет-маркетинге. Уровни - от базового до продвинутого.
• «Теории и практики». Лекции по бизнесу, дизайну, искусству.
• Coursera. Онлайн-каталог образовательных курсов со всего мира.
• «Лекториум». Академический образовательный проект.
• HTML Academy. Интерактивные курсы по HTML и CSS. Много практики.

Поддерживайте двусторонний контакт с подчинёнными. Регулярно общаясь с сотрудниками, вы поймёте, насколько жизнеспособной оказалась построенная система и каким образом можно её улучшить.

Задавайте вопросы, проводите неформальные онлайн-собрания, просите обратной связи через анкеты, время от времени встречайтесь.

Вы капитан. Рулите своим кораблём и формируйте команду.

Радуйтесь результатам

У такого формата есть несколько преимуществ, которые сделают проще жизнь любого руководителя и владельца бизнеса.

• Экономия: не нужно переплачивать за аренду большого офиса и тратиться на закупку офисного оборудования.
• Продуктивность: удалённые сотрудники по статистике работают эффективнее, ведь им не надо каждое утро трястись в переполненном транспорте по дороге в офис.
• Снижение рисков: вероятность возникновения тотальных технических проблем минимальна - кто-то из команды точно сохранит связь.
• Свобода в выборе специалистов: кадры доступны по всему миру, без географических ограничений.
• Постоянная связь: возможность работать круглосуточно за счёт представителей в разных часовых поясах.

Теперь вы знаете все секреты удалённой работы - от набора необходимых инструментов до тонкостей командной работы - и полностью готовы к переходу на новую систему организации труда. Смелее, и всё получится. Удачи!

Год назад я начала работать удаленно и отправилась путешествовать. Моя повседневная жизнь довольно быстро и без усилий превратилась в стоковую картинку, которая первой выскакивает по запросу «фрилансер»: белый песок, лазурное море, макбук и стакан соблазнительного апельсинового фреша на столе. И пока друзья и знакомые писали мне из заснеженной России, как они мне завидуют и хотят так же, я с ужасом привыкала к новому ритму жизни, в котором нет понятия «график работы».

Когда сидишь в офисе без окна с 10 до 19, а на улице темно и -10, сосредоточиться на работе - не такая уж сложная задача. Отвлекающих факторов нет, сиди себе и щелкай рабочие задачки. И совсем другое дело - когда у ног плещется океан, за окном проезжают красивые мотоциклы с бородатыми серферами за рулем, а телефон дразнит всплывающими уведомлениями о концертах неподалеку, танцах на песке и сообщениями от друзей с приглашением поехать на дикий пляж на пару ночей.

Подстраивайте работу под личный график, а не наоборот

Поначалу я страдала, потому что была гиперответственным работником. Если выбор был между работой и развлечением, я всегда отдавала приоритет работе, даже если мой рабочий день уже закончился, даже если это не совсем моя зона ответственности, даже если сроки не так уж критичны и задача может подождать до завтра.

Потом я поняла, что гиперответственность - это не то чтобы плохая черта, но довольно бессмысленная. Заказчик или работодатель, назначая задачу, как правило, не ждет, что она будет выполнена в течение следующего часа.

Самоотверженность и отказ от личных планов во имя того, чтобы сделать задачу побыстрее, чаще всего остаются незамеченными и неоцененными. И наступает момент, когда вам начинает казаться, что вы делаете много, а ценят вас мало. Хотя, на самом деле, вы, возможно, делаете то, о чем вас даже никто не просил. Это может привести к разочарованию и преждевременному выгоранию.

Сроки любой задачи в 90% можно подстроить под личные планы. Когда я научилась это делать, то открылось второе дыхание: теперь я приступаю к работе с вдохновением и азартом, а в голове больше не фонит мысль о том, что сейчас я могла бы веселиться вместо того, чтобы сидеть за ноутбуком.

Составляйте план дня и следуйте ему

Когда четкого плана дня нет, внимание предательски растекается во все стороны. И вы, сами того не замечая, можете наобещать коллегам закрыть кучу дополнительных задач или запланировать несколько звонков, которые съедят все рабочее время, или вообще уедете куда-нибудь загорать.

Каждый вечер я составляю план на следующий день: вписываю все задачи, которыми я планирую заняться завтра. Это помогает сфокусироваться, оценить объем работы и запланировать личные дела.

А еще я люблю отмечать выполненные задачки галочками: это очень вдохновляет и стимулирует умственную деятельность. Мозг готов на многое, чтобы получить заветную галочку напротив пункта плана в качестве награды.

У этого метода есть один очень важный нюанс: как только график на следующий день составлен, вы его «закрываете». Это значит, что ни одна, даже самая срочная задача, больше не попадает в этот список, а на все входящие задачи от коллег мы отвечаем: «Хорошо, сделаю это завтра». Этот подход помогает не выпадать из равновесия в период аврального количества работы, а заказчика приучает к ответственности при постановке задач. Ситуации, когда задача действительно не терпит отлагательств, на самом деле, единичны. Очень часто задачи прилетают с пометкой ASAP просто потому, что заказчик или аккаунт-менеджер промедлил с ее постановкой, рассчитывая на то, что вы всегда свободны, и на выполнение осталось всего ничего.

Не работайте в том же месте, где отдыхаете

Если вы создали в комнате атмосферу отдыха и расслабления, сосредоточиться на работе в ней будет непросто. Мозг привык, что обычно вы здесь смотрите фильмы, читаете, обнимаете любимого человека или готовите завтрак, так что ему будет сложно перестроиться на активный режим и начать работать. Да и зачем? Пусть дом остается домом, местом отдыха и перезагрузки. Выберите для работы уютный коворкинг или любимое кафе неподалеку. Со временем, приходя туда регулярно, вы заметите, как мозг сразу же настраивается там на рабочий режим.

Уберите телефон подальше

Когда сам распоряжаешься своим временем, соблазн отвлекаться на посторонние факторы -вроде социальных сетей или просто разговоров со знакомыми в кафе - возрастает. На время работы убирайте телефон подальше или включите авиарежим. И сформируйте для себя какую-то удобную вам систему чередования работы и отдыха. Мне подошла вот такая:

Я разрешаю себе заглянуть в уведомления из соцсетей только после того, как выполнила задачу. Делаю перерыв в 10–15 минут и приступаю к следующей. И так до конца списка.

Следите за распорядком дня

Бывает так, что на грани срыва сроков мы начинаем работать по ночам, чтобы вовремя сдать проект. Постепенно мы замечаем, что перешли на ночной график работы: засыпаем с рассветом и просыпаемся к трем часам дня (благо разница во времени с Москвой позволяет это делать). Тут каждому свое, но для себя я заметила, что нарушение режима сна очень негативно сказывается на общем самочувствии. Когда проспал полдня и проснулся за пару часов до заката, энергии нет ни на что. Выработайте комфортный для себя график сна и бодрствования и старайтесь поддерживать его.

• 1С:Предприятие
• Битрикс24
• MindManager
• Doit.IM
• Dropbox

Многие компании практикуют сотрудничество с удалёнными специалистами, работающими из дома или любой удобной точки мира. Как правило, это фрилансеры, получающие сдельное вознаграждение за свою работу. В компании «Корада» пошли по иному пути: здесь половина сотрудников - распределённая команда, все члены которой оформлены в штат и получают фиксированный оклад. О том, как организовать эффективную работу специалистов, которые работают вне офиса, и как контролировать их рабочее время, в своей авторской колонке рассказал основатель компании «Корада» Алексей Бояршинов.

40 лет, основатель и владелец компании . Окончил МГТУ им. Баумана по специальности «программное обеспечение ЭВМ и информационные технологии». После вуза работал в отделе автоматизации учёта аудиторской компании, затем – в крупном алкогольном холдинге. Ушёл оттуда в 2010 году и основал собственную компанию «Корада», которая специализируется на автоматизации учёта и бизнес-процессов.

Что такое распределённая команда

У нашей компании «Корада» есть офис в Москве, где работают руководители проектов и направлений, администрация, все, кто связан с маркетингом и продажами, а также бизнес-аналитики и управленческие консультанты. Кроме того у нас есть распределённая команда, в которую входят методологи, программисты 1С и «Битрикс», консультанты 1С, а также внедренцы.

Распределённая команда - это штатные сотрудники, работающие фултайм, оформленные официально и имеющие 100% загрузку. Мы для них – основное место работы. Работой с фрилансерами сложно кого-то удивить, всем понятны основные плюсы и минусы такого сотрудничества. А мы с фрилансерами не работаем.

Больше половины сотрудников у нас живут и работают вне московского офиса - по всей территории России. География обширная: от Чебоксар до Абакана и от Севастополя до Сургута. Есть люди, живущие в Беларуси и в Алжире.

У нас вся распределённая команда оформлена в штат, сотрудники работают с фиксированным окладом (никакой «почасовки-повремёнки»), и работают эффективно.

«Оклад? Как так, оклад, вы не ошиблись?» – может спросить меня искушённый читатель. Действительно, все удалённые сотрудники у нас работают только на окладе. Никаких хитрых схем расчёта, никакой оплаты по закрытым часам и окладно-премиальных систем. Удалённый сотрудник опасается своего работодателя, находящегося за сотни, а то и тысячи километров. Стабильность очень важна для тех удалёнщиков, которые не фрилансеры.

Типы удалённых сотрудников

Неофиты, которые раньше не работали удалённо вообще, и не знают, каково это . Может оказаться проблемой то, что они не смогут самостоятельно организовать себя и своё рабочее время, не смогут сконцентрироваться на работе, сидя дома. Их могут постоянно отвлекать от работы жена/муж/дети.

Опытные удалёнщики - уже работали в этом формате, и ищут именно такую работу . Проблема – в их социализации. Кто бы что ни говорил про «замкнутых программистов» и прочих интровертов-айтишников, на самом деле людям необходимо общение. Они и другие сотрудники приходят на работу не только задачи выполнять, но и на людей посмотреть, почувствовать себя в социуме.

Гибкие сотрудники - могут работать и в офисе, но по определённым причинам ищут удалённую работу . Это отличные сотрудники, если их причины удалённой работы не мешают вам с ними сотрудничать. Из таких людей может получиться классная команда. Бывает, что у них дома есть дети, бабушки-дедушки, домашние животные. И они в принципе могут работать в офисе. Но им нужно быть рядом со своими домашними «на всякий случай». Или же таким сотрудникам очень далеко ехать на работу, они не хотят, например, тратить каждый день на дорогу 3-4 часа своего времени.

Подрядчики/аутсорсеры . Вы для них только временный источник дохода. И скорее всего - один из многих. В таком сотрудничестве таятся все риски работы с фрилансерами (срыв оговоренных сроков, не отвечают на телефонные звонки и письма, и т.д.). Мы принципиально не работаем с ними из-за возможных проблем.

Как контролировать сотрудников вне офиса

Как сделать так, чтобы удалённый персонал за оклад не «просиживал штаны»? Никак. Если «стояние за спиной» помогает вам понимать, чем занимаются люди, и «управлять их результативностью», лучше не делать как мы. Самое важное для нас в организации распределённой команды, это не организация контроля, а поиск и найм людей, которых не нужно контролировать .

Итак, переместите фокус с вопроса «как контролировать, что он делает в каждый момент времени», на вопрос «как нанять людей, которые хотят хорошо работать, и предоставить им такую возможность».

Подумайте об этом. Поиск и найм людей – это технология, требующая отдельной статьи. Расскажу только об основных тезисах.

Выпишите личные качества, характеристики, опыт людей, которые вам нужны. Не говорю про технические навыки и их проверку, с этим всё понятно (каждый понимает, надеюсь, как проверить программиста). Подскажу, какие качества важны для работы удалённых сотрудников:

Умение самостоятельно организовать свой рабочий день : расставить приоритеты, погрузиться в работу, не отвлекаться.

Умение обращаться за помощью (сотруднику необходимо понимать границу, где стоит прекратить копаться в задаче самому и прийти к коллегам).

Абсолютная пунктуальность .

Умение адекватно оценивать объём работы и попадать в свои оценки .

Внутренняя мотивация на качественную работу .

Необходимо максимально чётко описать вакансию, чтобы «правильный» кандидат узнал в ней себя. К каждому личному качеству, характеристике нужно придумать способы проверки. Это могут быть ситуационные вопросы (кейсы), вопросы открытого типа или что-то ещё. Только, пожалуйста, не спрашивайте: «А вы умеете работать самостоятельно?» Любой нормальный человек даст «социально-приемлемый» ответ.

Как проверить пунктуальность будущего сотрудника? Внимательно следите, звонит ли кандидат вам ровно тогда, когда договорились, появляется ли на собеседованиях в скайпе в назначенное время или опаздывает. Если опаздывает – предупреждает ли заранее? И никаких вопросов-ответов уже не потребуется.

И всё-таки, как проверить…

Иногда очень хочется проверить, всё ли в порядке у команды. Такое бывает даже у нас, как правило, с новыми сотрудниками, в которых мы пока не уверены.

Звонок с утра или отправленное сообщение позволяют ненавязчиво проверить, находится ли человек на рабочем месте. Поскольку вся команда у нас в штате и все работают полный рабочий день, мы предполагаем, что в 9:05, например, можно позвонить на рабочий телефон, чтобы пожелать доброго утра, и найти нашего коллегу на рабочем месте.

Начало/завершение работы в сеансе RDP – если сотрудники работают на вашем сервере, можно посмотреть, во сколько они подключились. Так же можно посмотреть, когда они начали работать в «Битрикс24», например, или в другой учётной системе.

Как вы понимаете, такой контроль-менеджмент не очень эффективен, не злоупотребляйте им. Все эти «контрольные схемы» легко обмануть, лучше сконцентрируйтесь на том, как найти хороших людей и организовать их работу. Единственное важное, что мы действительно контролируем, это план-факт трудозатрат по всем задачам за период в целом.

У каждого человека есть проекты и задачи, в которых он работает. У каждой задачи есть плановые трудозатраты, которые в итоге складываются в бюджет расходов проекта. При том, что возможны различные отклонения по отдельным задачам, в целом за период (неделю, месяц) план-факт трудозатрат должен соответствовать квалификации специалиста. Если появляется существенное превышение трудозатрат (вместо 100 часов потрачено 150) или никуда не отнесённое время (за неделю сотрудник отметил 20 часов из 40), это темы для анализа, разговора с руководителем проекта, а затем и с сотрудником.

Организация труда

Опишу, на что следует обращать внимание при выстраивании работы удалённых сотрудников.

Постановка задач и отчётность . У вас должна быть система, где каждый видит задачи, которые ему поставлены, и может отмечать прогресс по ним. Мы в своей компании используем «Внутреннюю учётную систему», которую разработали своими силами на платформе 1С.

Общение по работе и не только . Необходимо создать внутреннюю среду для коммуникации. Всячески поддерживать и организовывать не только рабочее общение, но и обсуждения около-рабочих вопросов. Например, можно выкладывать фотографии «за окном». Когда сотрудники находятся в разных регионах России, может получиться интересный «коллаж» погоды сегодня. Можно постить даже котиков и анекдоты, если это не мешает работе.

В нашем «Битрикс-24» создано несколько групп для неформального общения. Например «Программонстры» - группа, где тусуются разработчики. «1Сное» - группа новостей о платформе 1С, а так же для обсуждения различных 1С-вопросов. «Тусовочная» - группа для анекдотов, картинок и так далее. «Московский чат» - здесь все сотрудники московского офиса и области обсуждают локальные мероприятия, например, просмотр кино вечером или настольные игры.

Начинающему сотруднику даётся краткое описание групп. Но в целом каждому доступна история всех сообщений, поэтому сориентироваться, в какой группе что происходит, достаточно легко.

Понимание, к кому прийти за советом . В офисе решить этот вопрос довольно легко, в крайнем случае, можно спросить коллегу. Если ты сидишь дома, ты должен понимать, что тоже можешь обратиться за советом и помощью к членам своей команды, и знать, к кому идти в той или иной ситуации.

Чем больше порядка в организации, тем проще удалённому сотруднику . Если в компании бардак, удалённые сотрудники придут в ужас и разбегутся. Чем больше порядка, тем спокойнее им работать.

Управлять удалёнными сотрудниками должны те, кто умеет говорить с людьми , чувствовать их и понимать.

Вместо резюме

Нам нравится осознавать, что благодаря нашей компании классный разработчик может работать на проектах федерального масштаба, живя в крохотном посёлке где-нибудь за Уралом. И ему для получения достойной зарплаты не обязательно переезжать в мегаполис, перевозить семью и бросать малую родину.

Лилия Кох, тренер, коуч компании Русоникс

В последнее время все больше компаний решаются принимать на работу сотрудников из других регионов, а так же все чаще соглашаются отпускать своих работать из дома. Безусловно, это замечательная возможность для тех людей, кому не позволяют обстоятельства ежедневно, от звонка до звонка находится в офисе. Это и мамы, которые хотят работать и при этом дольше оставаться дома с детьми, и люди с ограниченными возможностями, и талантливая молодежь, которая не рвется жить в большие города, но хочет развиваться в крупной, престижной компании и поэтому готова работать удаленно.

Для многих компаний эта тенденция также весьма выгодна. Можно экономить как на рабочем пространстве и его обустройстве, так и на уровне зарплаты. Специалисты на рынке труда своего региона обходятся дешевле. Не менее важно и то, что появился шанс нанять специалистов, которых не так просто найти в городе, а может и в стране, где находится сама компания и офис.

Казалось бы, сплошные плюсы и выгоды с обеих сторон. И все должны быть довольны и счастливы. Тогда почему все больше руководителей жалуются на «текучку» именно среди удаленных сотрудников? Почему так много людей, работающих удаленно, довольно быстро теряют энтузиазм, ответственность и мотивацию к работе? Что важно учесть при организации рабочего процесса удаленного сотрудника? Как избежать непонимания и недовольства между руководством и сотрудником?

Как уже было сказано, удаленный сотрудник – это тот, кто частично или полностью работает вне офиса компании. Выделим условно две категории таких сотрудников.

В первую войдут те, кто живет в том же городе, где находится офис. Еще их называют «надомники». Это те сотрудники, которые работают дома, но при этом могут присутствовать на важных мероприятиях, совещаниях. Поэтому первым живется легче и веселей.

В любое время они могут прийти в офис (и многие так и делают), лично общаться как с начальством, так и с коллегами. Пожалуй, этот вариант лучший, он дает чувство свободы и выбора, который так ищут те, кто мечтает об удаленной работе. И это неудивительно - всегда можно получить от начальства наставление на «путь истинный», необходимый настрой на работу и вновь наполниться энтузиазмом. Но даже при таких, казалось бы, выгодных условиях, возникают сложности. Довольно часто, сменив офис на работу дома, такие сотрудники быстро теряют чувство принадлежности к коллективу. Вместо этого чувствуют себя чужими и «оторванными» от корпоративной жизни.

Вторым живется еще сложнее, они находятся в другом городе, а может и в стране, соответственно, не могут себе позволить того, что могут первые. Как минимум, они не могут приехать в офис любое время, когда им вдруг взгрустнется и захочется получить свою порцию вдохновения и мотивации.

Поэтому возникает ряд вопросов:

• как вовлекать удаленных сотрудников в команду
• как создать ощущение принадлежности к коллективу
• как создать мотивацию
• как задать критерии удаленным сотрудникам, по которым руководитель сможет спокойно отслеживать динамику выполнение задач.

1. Качественная коммуникация

При появлении новичка руководитель хочет, чтобы он как можно скорее стал полноценным сотрудником. Для этого необходимо иметь или создать качественные внутренние коммуникации. Чем бы ни занималась ваша компания, важное условие успеха – эффективная коммуникация. Для удаленных сотрудников это более чем актуально. Чем теснее общение между руководителем и сотрудниками, тем яснее они видят цели компании. Чем больше возможности общаться с коллегами, тем глубже приверженность и ощущение принадлежности. Необходимо, чтобы удаленный сотрудник доверял вам, компании, коллегам. Это создает эмоциональную связь и приверженность к компании. Эмоциональная вовлеченность – важный фактор в развитии лояльности сотрудников и ею нельзя управлять лишь с помощью должностных инструкций.

Выделяйте время на общение, личные встречи, приглашайте таких сотрудников хоть изредка на корпоративные мероприятия, выставки, конференции. Модерируйте ведение проектов в общем чате. Проводите митинги в виде вебинара, где каждый может выйти в эфир и рассказать о своем видении.

Достойную помощь и поддержку в создании качественной коммуникации окажет и социальный интранет.

Эта платформа имеет огромный ресурс и возможности. Например, помимо рабочих задач, люди могут организовывать группы по интересам, увлечениям. Значит, таким образом, можно объединять сотрудников и в группы по рабочим интересам.

Хорошо организованная группа, где сотрудники трудятся над общим проектом, подразумевает тесное общение. Могут быть включены не только письменные задания в календаре, но и совместные скайп, видео-конференции, вебинары, общий чат. В таких условиях сотруднику легче влиться в работу и почувствовать себя частью команды.

Рассмотрим, как это работает на конкретном примере.

Год назад мы решили реорганизовать отдел клиентской службы, в коллективе появилась необходимость обучения младших сотрудников техподдержки. Задача: за 6 месяцев из «желторотиков» вырастить как минимум крепких замов инженерам, хорошую смену.

Опытные инженеры обычно ориентированы исключительно на свои глубокие технические задания. Мало с кем взаимодействуют на работе кроме своих систем. Когда руководитель отдела услышал о том, что они должны стать учителями и наставниками, он не представлял это возможным. Но когда в рабочем портале мы создали группу для четырех инженеров и назвали ее «Великолепная четверка», все заработало!

Большую часть проекта руководитель вел удаленно. Сотрудники, участники проекта обычно работают в разные смены и редко встречаются в офисе. Поэтому данный формат очень помог выстроить подходящую структуру. Более того, участники проекта настолько включились в процесс, что идеи и предложения лились рекой. Они придумали и ввели правило «Белых воротничков». В них вошли и вежливость между собой, что особенно важно для клиентской службы, внешний вид, совместные митинги, все то, что помогает инженеру «встроиться в формат» наставника.

В группе давались четкие схемы заданий для инженеров. Важно научиться передавать опыт, структурируя свои знания таким образом, чтобы разбить на блоки, темы, уроки и часы обучения. В результате, выполненные задания, которые хранились в файлах группы, стали пазлами общей картинки будущего проекта. На еженедельных видео конференциях подводились итоги и намечались следующие шаги. Вся работа проводилась исключительно в рамках корпоративного портала.

В проекте не стояла цель вовлечь сотрудников в работу и дать чувство принадлежности к коллективу. Но это произошло уже на начальном этапе. Отчасти благодаря соблюдению следующего пункта.

3. Основные пункты мотивации

Пожалуй, каждый руководитель мечтает о мотивированных и вовлеченных в идеологию и миссию компании сотрудниках.

Но важно не совершать распространенной ошибки, навязывая свои мотивационные приоритеты. Пирамида ценностей одна, но разные люди, в разные периоды жизни, находятся на различных ступенях пирамиды.

Следует помнить, что людям свойственно стремление к разным целям, как личным, так и профессиональным.

К тому же среди людей есть как «процессники», так и «результатники». Для первых важно само содержание работы, общение с коллегами и клиентами, возможность самовыражения. Вторым важнее результат, признание.

В какую бы категорию ни попадали ваши сотрудники, работа должна выполняться с удовольствием. Ключевой момент именно в получении удовольствия от самой работы. Помните, ваш сотрудник, возможно, сидит один в четырех стенах и ему необходима особая мотивация. Разница между мотивацией к работе и мотивацией самой работой колоссальная. В первом случае работает внешняя мотивация, когда руководитель побуждает работать. Такая, как правило, не долговечна. Во втором случае мотивация запускается изнутри. Когда мы делаем не только потому что надо, а потому что еще и хочется, нравится, интересно это делать.

Многие успешные компании давно пришли к выводу, что с удовольствием сотрудники работают тогда, когда в процессе работы могут развиваться, приобретать новые знания, иметь свободу творчества и конечно видеть во всем этом смысл, перекликающийся с собственными ценностями.

В случае с нашим отделом техподдержки (см. пример выше) это сработало. Были учтены все основные пункты мотивации. Создание смысла деятельности, возможность собственного развития и свобода выбора. Каждый инженер знал, что развив в себе навыки наставника, он передаст свою компетентность. А, значит, поможет другим улучшить свои навыки. Сделать что-то важное для коллег, почувствовать свою ценность, значимость, полезность команде. Человеку свойственно желание оставить после себя пользу.

Что касается свободы, была довольно четкая структура, внутри которой каждый свободно «креативничал». Сначала они делились идеями о том, что необходимо знать будущему инженеру, новичку, хорошему инженеру, лучшему инженеру и т.д. Затем, тонна идей складывалась в схему обучения, инженеры с удовольствием «собирали конструктор» будущей программы.

4. Последовательность контроля

Важно помнить, независимо от того, какая именно деятельность у вашего сотрудника, сколько часов в день он должен отработать, насколько свободен его график, насколько креативная и творческая его задача, он должен иметь четкую структуру внутри этих процессов. Структуру, по которой вы, как руководитель, будете задавать необходимые критерии качества проделанной работы, отслеживать динамику выполнения задач. Структура необходима в работе с любыми сотрудниками и особенно, если они работают удаленно.

>>>