Информационные ресурсы менеджмента содержание виды форматы данных. Информационный менеджмент

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ ДИСТАНЦИОННОГО ОБРАЗОВАНИЯ

СПЕЦИАЛЬНОСТЬ «Управление качеством -3»

К О Н Т Р О Л Ь Н А Я Р А Б О Т А

по дисциплине: «Менеджмент»

на тему: «Использование мировых информационных

ресурсов в менеджменте»

Вариант № 2

Введение……………………………………………………………………. 3

1. Мировые информационные ресурсы………………………………… 5

1.1 Информационные потребности специалистов…………………… 5

1.2 Виды информации…………………………………………………….. 7

2. ОНЛАЙН ДОСТУП к информационным ресурсам………………. . 9

2.1 Технические средства…………………………………………………. 9

2.2 Форма доступа………………………………………………………… 11

3. Особенности связанные с менеджментом

информационных ресурсов……………………………………………… 13

Заключение………………………………………………………………… 17

Список использованной литературы…………………………………… 19

Введение

Для развития любого человеческого общества необходимы материальные, инструментальные, энергетические и информационные ресурсы. Настоящее время - это период, характеризующийся небывалым ростом объема информационных потоков. Это относится как к экономике, так и к социальной сфере. Информация – являются решающим фактором, определяющим развитие технологии и ресурсов в целом. Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте информации, без которой немыслима эффективная маркетинговая, финансово-кредитная, инвестиционная деятельность.

Для полноты раскрытия темы необходимо дать несколько определений:

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Информатизация – организованный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов.

Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах.

Информационная система – организационно упорядоченная совокупность документов, информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы.

Пользователь информации – субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации.

Уровень развития информационного пространства решающим образом влияет на экономику, обороноспособность и политику. От этого уровня в значительной степени зависит поведение людей, формирование общественно-политических движений и социальная стабильность. Целями информатизации во всем мире и, в том числе, в России являются наиболее полное удовлетворение информационных потребностей общества во всех сферах деятельности.

Информационно - телекоммуникационные системы функционируют, в основном, в интересах государственных органов власти. Такое положение дел приводит к дублированию работ, избыточности в сборе первичной информации, удорожанию разработок и эксплуатации систем. Кроме того, ведомственная разобщенность затрудняет обмен информацией и доступ к ней. Информационные услуги, ресурсы и программные продукты распространены по территории России крайне неравномерно, причем в основном ими обеспечены краевые центры. Это распределение соответствует распределению основных научных и информационных центров России и не учитывает потребности населения и органов управления. Именно поэтому требует скорейшего решения задача выравнивания информационного потенциала.

Отечественная информационная индустрия должна развиваться с учетом мировых достижений в области информационных технологий и средств телекоммуникационного обмена. Это позволит России выйти на мировой уровень технического развития.

1. Мировые информационные ресурсы

1.1 Информационные потребности специалистов

На стадии фундаментальных исследований необходима следующая информация:

сведения о последних достижениях науки и техники;

информация о тенденциях развития данного вида техники;

сведения о патентах;

предложения фирм;

сведения о совокупности затрат на разработку и производство;

описание техники возможного производства;

характеристика периода морального старения объектов техники;

сведения о сырье и оборудовании.

На стадии прикладных исследований, конструкторских разработок и технологического освоения требуется следующая информация:

сведения о новых научно-технических достижениях и о НИОКР;

данные о затратах на изготовление;

о материалах;

о комплектующих и т. д.

На стадии производства идет отбор, анализ, внедрение научно-технической документации и оценка технических условий, что требует информации о мировых, региональных, национальных, отраслевых классификационных и оценочных показателях.

На стадиях эксплуатации, модернизации, утилизации необходима конъюнктурная и маркетинговая информация.

Параллельно с инновационным циклом осуществляется комплекс мероприятий по "защите" изделия, состоящий из двух блоков, каждый из которых имеет целью:

правовую охрану промышленной и интеллектуальной собственности, создаваемой производителем и в процессе реализации составляющей "изделие". Здесь необходима информация о патентной ситуации, о реализации патентования, лицензирования, экспертизы; о целесообразности приобретения лицензий и "ноу-хау" других фирм; о возможности коммерческого использования интеллектуальных продуктов инновационного цикла: патенты изобретений, принципиальные схемы, публикации, макеты изделий, образцы, чертежно-конструкторская документация, технологические образцы, технологическая документация, эксплуатационная документация, технология утилизации). Последнее, как показывает американский опыт, может дать до 80% от стоимости реализации всего инновационного проекта в целом;

защиту информации (организационной, управленческой, экономической, научно-технической и др.) от ее несанкционированного использования. Необходима информация о средствах охраны и защиты помещений и т. д.

1.2 Виды информации

Анализируя полный перечень информационных потребностей при реализации инновационного цикла можно выявить следующие виды информации (Таблица №1):

Таблица №1

Продолжение Таблицы №1

Эффективное функционирование компании зависит от множества факторов. Одним из таких важных факторов, является информационные ресурсы компании. Для решения задач внутри компании, требуется оперативная, достоверная информация. Такая информация внутри организации должна двигаться, и проникать на те уровни организационной системы, на которые требуется. На сегодняшний день, одним из факторов роста и развития организационной системы - является то, насколько качественной и достоверной информацией эта организация обладает. Мы живем в информационный век, и важность информации сложно переоценить. В настоящее время, уровень развития информационных процессов настолько возрос - что информационные ресурсы обзавелись своей ортосолью, что впоследствии привело к созданию целой информационной индустрии.

Коммуникационные процессы - это способ движения информации в организационной системе. Эффективность коммуникационных сетей в организации, зависит и от самой информации, что показывает взаимосвязь между этими двумя процессами. Каждая организация имеет свои информационные каналы, которые поставляют информацию о среде организации. Задача таких отделов не только в налаживание движения информации, но и в оценке качества, декодирования, отбора информации, важной для деятельности организационной системы.

Эффективный управленец, должен быть обеспечен всей необходимой ему информацией. Цель работы менеджера - решение задач, но без обеспечения достоверной, качественной информацией, невозможно правильно спланировать, сформулировать управленческое решение. Другими словами - не имея нужной информации, заниматься управленческой деятельностью - невозможно.

Свойства информации. Сама по себе информация - это сведения, факты о чем-либо. Управленческая информация, представляет из себя набор таких сведений и фактов, которые управленец может использовать для достижения определенных задач, и формулирования управленческого решения.

Любая информация, в том числе и управленческая, делится на объективную и субъективную. Объективной информацией, называют информацию, которая не зависит от утверждения, и мнения отдельного лица или лиц, а считается общепризнанной. Субъективная информация, наоборот - содержит мнение одного индивидуума, и носит личностный характер.

Характеристики информации.

• · Объем. Важнейшая количественная характеристика информации дающая понять какое количество информации поступило/будет отправлено. Важно понимать, что недостаточный объем информации, может создать неопределенность, искажение сообщения. Слишком большое количество информации, может привести к информационным перегрузкам, также, большой объем информации усваивается хуже, чем более меньший объем.
• · Достоверность. Это свойство информации показывает насколько принятое сообщение, соответствует отправленному. Потребность определения достоверности информации, возникает из возможности ошибки, искажения информации при её передаче. Любая организационная система, стремится получить как можно достоверную информацию, используя для достижения максимальной достоверности инструменты совершенствования информационных каналов.
• · Насыщенность. Суть этого свойства заключается в определении соотношения посредственной и важной, полезной информации. В передаваемых сообщениях, посредственная, фоновая информация используется для более лучшего, правильного восприятия основной информации. Насыщенность в свою очередь имеет три уровня: 1. Высокий уровень (до 100%), такая информация крайне содержательна, но не структурирована и сложна для восприятия. 2. Нормальный (от 50 до 70-80%) оптимальный уровень насыщенности, такая информация содержательна, и легко воспринимается получателем. 3. Низкий уровень насыщенности (до 50%), такая информация фактически не имеет содержательной составляющей, ценность такой информации крайне мала.
• · Ценность. Это количественная характеристика информации, которая определяет значение информации для получателя. Данное свойство информации во много зависит от предыдущих характеристик, в особенности от насыщенности и достоверности. Какой бы важной и нужной для отправителя информация бы не была, она так же должна быть содержательна и достоверна.
• · Открытость. Эта характеристика показывает диапазон лиц, которые могут использовать, получать конкретную информацию. Для организации крайне важно установить рамки открытости информации. С одной стороны нельзя опубликовывать всю информацию, но и не стоит скрывать все информационные процессы. Задача эффективного информационного отдела, в отборе индикативной информации для общей публикации.

Выделяют 3 уровня открытости. Секретная, крайне ограниченная в использовании информация (доступная крайне малому кругу лиц). Конфиденциальная, ограниченна в использовании регламентом, полномочиями (более доступная информация, но в рамках отдельной структуры). Открытая информация, доступная всем желающим её получить.

• · Рентабельность. Это свойство означает, что затраты на использование и подготовку конкретной информации, не должны превышать эффект от использования информации.
• · Объективность. Информация не должна быть личностной и предвзятой. Достоверность информации должна быть общепризнанной.
• · Точность. Отправитель должен быть уверен, что отправленное им сообщение, не исказиться, не содержит ошибок.

Способы выработки информации. Одним из основных способов получения информации, является процесс коммуникации, взаимодействия. Как и внутри организации, так и во внешней среде, информация может поступать, как и в процессе общения, обмена, так и в форме сообщений. Так же, отдельно выделяют обмен информацией, взаимное обогащение информацией. Но для выработки необходимой информации, существуют так же, и другие способы.

Самонаблюдение. Такой способ представляет из себя, отбор уже имеющейся информации у конкретного лица. Данная информация ранее может быть получена вследствие обучения, получения специальности, квалификации, а так же под влиянием жизненного опыта и других приобретенных знаний. Данный способ получения информации эффективен при принятие решений. Знания, полученные путем получения образования, и приобретения опыта, имеют широкий диапазон применения, и могут благоприятно сказаться на эффективности разработки управленческого решения.

Сообщения. Информационные сообщения - это совокупность элементов информации, которые имеют внутреннюю взаимосвязь. Одни из основных способов получения информации в процессе коммуникации. Информация в сообщении, должна быть точная, знаковая, конкретная. Информационное сообщение может передаваться письменно и устно, так и различными невербальными способами.

Анализ. В отличии от самонаблюдения, анализ - это способ выделения информации посредством использования количественных моделей, исследований. Это специально модулируемая ситуация, на основе работы которой и делаются выводы. Такие выводы и содержат требуемую информацию.

Информация может циркулировать, как и в организации, так и за её пределами, но относительно самой организации. В зависимости от источника выделения информации, её можно разделить на внутреннюю и внешнюю.

Внутренняя среда. Она включает в себя все элементы непосредственно относящиеся к организации. Эффективность и потенциал организации, во многом зависит от того, как хорошо организованна внутренняя среда.

Информационные процессы во внутренней среде имеют важное значение, так как они содержат отчетность о деятельности организации. Чаще всего информация о внутренних процесса в организации - скрыта, и недоступна к общему пользованию, так как содержит стратегически - экономические показатели деятельности организации. Вследствие этого, коммуникационные каналы для такой информации, должны быть структурированы и необходимо четко регламентировать кому и как будет предоставляться такая информация.

Внешняя среда. Это факторы, субъекты, влияющие на организацию, но находящиеся за её пределами. Выделение информации в этой среде организации не менее важно, чем во внутренней среде. Часто информация из внешней среды не точна, не устойчива. Представление о том, как функционирует предприятие со стороны, и определение факторов влияния на организацию, значительно повышает эффективность планирования. Информация в данной среде может содержать информацию о конкурентах, о рынке, взаимодействие с государством. Для информационных отделов организации крайне важно, наладить поток информации из внешней среды. Такая информация должна отвечать всем требованиям и запросам организации, не быть искаженной, так как такая информация чаще всего используется в стратегическом планировании, и для решения важных управленческих задач.

Информационный менеджмент. Данный вид деятельности направлен на осуществления контроля и управления информационными ресурсами и потоками в организации и во внешней среде организации. Основанная цель информационного менеджмента, это обеспечение организации нужной и важной для неё информации, а так же контроль всех информационных процессов, защита информации от внешних угроз, регламентирование соблюдения конфиденциальности информации, распределение информации по мере её потребности, делегирование полномочий по использованию конкретной информации, требуемой для решения конкретной задачи. Так же, одной из важнейших целей и задач информационного менеджмента, является создание информационного пространства организации. - это совокупность всей информации, которая относится к организации. Такая информация должна находится в упорядоченном состоянии.

Одной из главных задач информационного менеджмента - это накопление и сохранение тех массивов информации, которые накапливаются в процессе работы организации. Такая совокупность информации называется информационными ресурсами.

Информационные ресурсы - это совокупность отдельных массивов информации, которые содержаны в документированной форме, имеет упорядоченность и налаженную систему поиска. Так как информация не существует сама по себе, она должна иметь форму, содержание. Совокупность таких информационных ресурсов, и обеспечение из взаимосвязи, взаимодействия, и образует информационную среду организации.

Информационные системы. Информационные системы - это набор методов, моделей, проектов, различных технологий которые предназначены для работы с информацией. Наличие в организации такой системы, позволяет эффективнее справляется с планированием (как с тактическим, так и со стратегическим), различных бухгалтерских операций. Большинство таких задач, решается путем повторной обработки информации оперативного управления.

Наличие в организации информационной системы, стимулирует:

• · Повышение степени обоснованности принимаемых решений. Наличие достоверной информации об окружающей среде, которую легко можно найти, и с которой легко можно работать, в разы повышает, как и эффективность принятия решения, так и качества принимаемого решения.
• · Учет и оперативный сбор информации, её обработку и эффективность передачи. Чем лучше упорядочена и структурированная информационная система, тем лучше происходит процесс её поиска, передачи, обработки и других видов взаимодействия.
• · Обеспечению своевременного принятия управленческого решения в реалиях рыночной экономики. Организация коммуникационных каналов, которые впоследствии образую информационные системы, обеспечивают более быстрое движение информации в организации. Необходимость своевременного принятия важных управленческих решений, требует обеспечить конкретный элемент организации, достоверной, ценной, целостной информацией. Так же, такая информация, должна поступать без замедлений и искажений.
• · Ограничению, обеспечению конфиденциальности информации. При правильной организации информационных процессов в организации, исключаются варианты утечки информации.

Способы защиты информации. Для крупной и успешной организации, информация является стратегически важным ресурсом. Естественно, не вся информация является настолько ценной, но различные стратегическая информация, финансовые, бухгалтерские отчеты, принято скрывать, и засекречивать. Таким образом, возникает потребность в защите такой информации, как и от попадания её в посторонний коммуникационный канал, так и от лиц, для которых она не предназначена. Информация не существует сама по себе, она закреплена за своим носителем, будь то физический, электронный, или же информация, которой обладает отдельный индивид.

Для эффективной защиты информации, её следует структурировать, провести инвентаризацию имеющихся информационных ресурсов. Таким образом, каждая организация определит, какую именно информацию им следует защищать. Чаще всего, организации стараются скрывать информацию кадровых отделов, бухгалтерии (обязательно по законодательству), коммерческие тайны, аналитическую информацию, информацию о технологиях, производстве, результаты научных исследований.

Очень часто, к защите информации в организациях, относятся не так серьезно, как стоило бы. Сотрудники, занимающиеся коммуникационными процессами в организации, чаще всего наемные рабочие, так обеспечения штатных работников на таких должностях, не предусмотрено бюджетом. Это становится основной причиной утечки информации, образования не нужных, лишних коммуникационных каналов.

Для избегания утечек, рассекречивания информации, на сегодняшний день, предусмотрено три основных принципа защиты информации:

• 1. Целостность данных. Информация, которая хранится в организации, и представляет большую ценность, должна храниться в целостном, полном объеме. Проблемы возникают с информацией на физических носителях: часть хранящейся таким образом информации, очень часто утеривается.
• 2. Конфиденциальность информации. Хранящаяся в организации информация, должна иметь регламент конфиденциальности. Крайне неэффективно, и не правильно открывать доступ ко всей информации любому работнику. Это часто ведет к утечкам информации, или её искажении при попадании в неформальные каналы коммуникации.
• 3. Защита от сбоев, которые ведут к потери информации. Одним из наиболее распространенных способов хранения информации, является электронный способ. Он подразумевает под себя хранение информации на серверах организации. Учитывая это, следует обезопасить важную информацию от её потери, в результате взлома, сбоев, некорректной работы таких серверов.
• 4. Доступ к информации, для авторизированных сотрудников. Проблему конфиденциальности, и попадания информации в нежелательные коммуникационные каналы, можно так же решить, за счет создания электронных баз данных информации. Но храня информацию таким образом, следует разграничивать доступ к ней. Для этого, следует провести регистрацию сотрудников в базе данных, и в зависимости от потребностей, и полномочий конкретных сотрудников, предоставлять информацию.

Широкое распространение компьютерных технологий, только обострило проблему защиты и хранения информации. Хранить информацию в электронном виде крайне удобно, но очень часто возникают дополнительные сложности в виде предумышленной кражи такой информации. Как уже говорилось выше, информация - это стратегический ресурс любой организации, и хранение её в электронном виде, создает очень комфортные условия работы с такой информацией. Но хранение информации на электронных носителях, имеет ряд специфических свойств.

У каждой организации, должны существовать комплексные меры защиты информации. Базово выделяют технические и организационные меры защиты информации. К техническим мерам защиты информации, относятся различные формы защиты от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, взломов электронных баз данных, меры по устранению нежелательных коммуникационных каналов. К организационным методам защиты информации, можно отнести: тщательный отбор персонала, отвечающего за работу с важной информацией, по возможности исключения ведения важных работ с информацией отдельных работников, организации плана резервного восстановления электронных баз данных, средства защиты от несанкционированного доступа к важной информации (даже для высшего звена руководства).

Защита документированной информации. Одним из самых основных, и наиболее прижившийся способ хранение информации - это документы. Главной задачей в защите задокументированной информации, является обеспечение безопасного, защищенного документооборота. Для этого, требуется наличие особой технологической системы при работе с информацией. Защищенный документооборот - это безопасное движение задокументированной конфиденциальной информации по различным коммуникационным каналам, и пунктам приема, рассмотрения, использования информации. Общие принципы для эффективно защиты документооборота, заключаться в ограничении доступа к такой информации, ответственность за выдачу такой информации, ответственность за сохранность задокументированной информации, жёсткая регламентация доступа к информации.

Ин­формационный менеджмент - это специальная область менед­жмента, выделившаяся как самостоятельное направление в последние годы и все более приобретающая специфические особенности.

В широком смысле сфера информационного менеджмента -совокупность всех задач управления на всех этапах жизненного цикла предприятия, включающая все действия и операции, свя­занные как с информацией во всех ее формах и состояниях, так и с предприятием в целом на основе данной информации. При этом должны решаться задачи определения ценности и эффективнос­ти использования не только собственно информации (данных и знаний), но и других ресурсов предприятия, в той или иной мере входящих в контакт с информацией: технологических, кадровых, финансовых и т.д.

В узком смысле информационный менеджмент представляет собой круг задач управления, прежде всего, производственного и технологического характера, решение которых обеспечивает до­стижение целей организации в основной ее деятельности за счет эффективного согласованного управления как элементами, про­цессами и ресурсами собственно информационной системы, так и другими элементами, процессами и ресурсами предприятия. В этих задачах управления в той или иной мере используются ин­формационные системы и реализованные в ней информационные технологии.

Сегодня наиболее распространенным средством доступа к информационным ресурсам являются компьютерные сети, а самым прогрессивным способом получения информации выступает режим онлайн (online - интерактивный, диалоговый режим). Он предоставляет возможность пользователю, войдя в компьютерную сеть, получить доступ к "большому компьютеру" (Host - компьютеру, хосту) и к его информационным ресурсам в режиме прямого диалога, реализуемого в реальном времени.

К пользователям такого рода относят как конечных потребителей информации, так и промежуточных, оказывающих своим клиентам услуги при решении информационных задач (специальные информационные центры, имеющие доступ к нескольким онлайн системам, или специалисты-профессионалы, занимающиеся платным информационным обслуживанием клиентов, потребителей информации).

Рынок информационных онлайн услуг включает в себя следующие основные сегменты:

Компьютеризированные системы резервирования и финансовые информационные службы;

Базы данных (БД), ориентированные на массового потребителя;

Профессиональные БД.

Среди БД обычно выделяют следующие типы:

Текстовые (полнотекстовые, реферативные, библиографические, словари);

Числовые и табличные БД;

Доски объявлений.

К производителям информации относят как организации, добывающие и публикующие информацию (информационные агентства, средства массовой информации, редакции газет и журналов, издатели, патентные ведомства), так и организации, профессионально в течение многих лет занимающиеся ее обработкой (отбором информации, индексацией, загрузкой в базы данных в виде полных текстов, кратких рефератов и т.п.).
Среди наиболее известных зарубежных фирм, обрабатывающих и публикующих информацию выделяют:

DUN & BRADSTREET (D&B) - публикует справочные данные о более чем 50 миллионах фирм всего мира (имеет собственную онлайновую службу);

INVESTEXT GROUP - подразделение всемирно известной компании Thomson Corporation. Предоставляет глубокие аналитические отчеты фактически по всем сегментам рынка различных стран и регионов;

DERWENT - предоставляет уникальную информацию о патентах 41 страны, получаемую непосредственно от патентных ведомств этих стран, информацию о научных исследованиях и коммерческих применениях научных разработок (собственной онлайн службы не имеет);

IАС (Information Access Company) - обзор рынка и технологий (Predicast). Реферируется более 1500 периодических изданий, публикуемых в 100 странах. Эта информация переводится на английский язык и помещается в базы данных (имеет свою онлайновую службу);

INSPEC - публикации организации, именуемой Institute of Electrical Engineers. Содержит более 5 млн. записей (рефератов) о всех областях физики, электроники, системах контроля и информационных технологиях;
АFР (AGENCE FRANCE PRESSE) - информационное агентство, поставщик деловых и политических новостей.

ФОРМИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ КОМПАНИИ

Информация является одним из важнейших средств достижения целей любого вида деятельности. От полноты и качества информации зависит степень реализации и результативность в достижении целей.

Объем и качество информации, используемой в процессе решения любых задач (научных, технических, управленческих и экономических), определяется:

• уровнем профессиональной подготовки исполнителя;
• опытом, полученным при решении других задач;
• осведомленностью в проблемных областях знаний, необходимых для решения поставленной задачи;
• доступностью для конкретного исполнителя тех или иных информационных ресурсов, содержащих необходимую информацию;
• наличием некоторого «базового уровня технической оснащенности», обеспечивающего доступ к информационным ресурсам и программным продуктам, позволяющим вести их обработку;
• объемом финансовых и трудовых ресурсов, которые могут быть привлечены для получения и обработки информации;
• правовыми нормами, определяющими доступ к информации и порядок ее использования в организации, стране и на международном уровне.

Каждый из перечисленных факторов накладывает ограничения на реально доступную исполнителю информацию и, следовательно, изменяет информационную среду, в которой исполнитель реализует стоящие перед ним задачи.

Реальная степень доступности к информационным ресурсам во всех странах существенно ниже рекламируемой. Например, современными национальными системами массового обслуживания по данным на 1991 г. в США могли пользоваться около 25% потребителей (высокообеспеченные слои населения - 5% и члены общества, обладающие свободными средствами), в то время как 75% рядовых граждан, как правило, не могли получить доступа к требуемой им информации .

Неопределенность при принятии информационных решений неизбежна, но работать в режиме неопределенности можно - и не просто работать, но и получать требуемые результаты. Управление большими системами всегда ведется в условиях недостатка информации.

Восполнение пробелов в информации подразделяется на две различные группы информационных задач:

• первая связана с восполнением информации существующей, но отсутствующей у конкретного пользователя по тем или иным причинам (условия доступа, режимные ограничения, отсутствие требуемых документальных источников, недостаточная профессиональная подготовка персонала, привлекаемого для решения задачи и т.п.);
• вторая связана с полным отсутствием информации по проблеме (отсутствие требуемых научных знаний, методов решения, необходимых стандартных и справочных данных, материалов, аппаратуры и т.п.).

Если первая группа задач, как правило, решается за счет повышения уровня и качества информационного обслуживания, то вторая - требует проведения дополнительных исследований и разработок, связанных с получением новой информации. В рамках второй группы задач решается и проблема выявления отсутствующих знаний, которую иногда определяют как «знание о незнании».

С другой стороны, в обращении находится значительный объем повторяющейся, несогласованной по методам получения и обработки, имеющей различные уровни достоверности и точности, а также заведомо ложной информации. Такая информация создает существенные, как правило, трудно преодолимые преграды при решении задач.

Кроме того, необходимо всегда помнить, что сам факт наличия всей (основной, наиболее важной и достоверной и т.п.) информации, есть необходимое, но недостаточное условие для принятия эффективных решений. Ибо человек, принимающий решения, действует исходя из определенных внутренних установок, свойственных только ему. Он не свободен от субъективности в оценке имеющейся в его распоряжении информации.

Поэтому, принимая любое информационное решение, необходимо заново оценивать информацию с точки зрения тех задач (целей), которые решаются в данный момент, исходя из конкретных условий этого момента.

К группе основных понятий, необходимых при рассмотрении вопросов принятия информационных решений, следует отнести: факт, знания, сведения, данные, информация, информационные ресурсы.

Факт - действительное, вполне реальное событие, явление; то, что действительно произошло .

Словарь синонимов русского языка дает следующее соотношение между понятиями «знания», «сведения», «познания»:

Знания - совокупность понятий, представлений о чем-либо, полученных, приобретенных, накопленных в результате учения, опыта, в процессе жизни и т.д. и обычно реализуемых в деятельности.

Познания - сумма определенных знаний, сведений в какой-либо области (областях).

Сведения - общие или очень неглубокие знания, представления о чем-либо .

Данные, как правило, определяют как информацию, которая хранится в базах данных и обрабатывается прикладными программами, или информация, представленная в виде последовательности символов и предназначенная для обработки в ЭВМ .

Информация - прежде всего необходимо обратить внимание на то, что в буквальном смысле понятие «информация» тождественно понятиям «сведения, данные, знания».

Однако, как было показано выше, понятия «сведения» и «данные» входят в более общее понятие - «знания». Следовательно, понятие «информация» может быть определено как общий объем накопленных человечеством знаний. Но в разных источниках при определении знаний, включаемых в понятие «информация», используются различные подходы.

Предлагается за основу определения термина «информация» принять его толкование, выработанное в рамках среднесрочной программы ЮНИСИСТ , в которой информация определена как знания, являющиеся продуктом исследовательской деятельности в области естественных и общественных наук или касающиеся этой деятельности, с одной стороны, и знания, имеющие отношение к технике - с другой. Техника в широком смысле слова включает научные, инженерные, управленческие и другие смежные с ними знания, без которых не обойтись при производстве товаров и оказании услуги, в которых нуждается общество.

Обобщая подход, принятый в ЮНИСИСТ и других публикациях, определим информацию как общий объем знаний об окружающей нас действительности, т.е. информация в строгом смысле - это знание, включенное непосредственно в коммуникативный процесс.

Информационный ресурс. Несмотря на все более широкое использование понятия «информационный ресурс», в настоящее время отсутствует его общепринятое определение, что делает проблематичным разработку эффективной политики любого уровня (международного, национального, регионального, республиканского и отраслевого) по созданию информационных ресурсов и их промышленной эксплуатации в интересах науки, техники, производства и управления.

Прежде всего необходимо обратить внимание на то, что понятие «информационный ресурс» возникло не в процессе переосмысления роли информации во всех видах общественной деятельности, а в результате внедрения в исследования по созданию и интеграции информационных служб программно-целевого подхода.

Ресурсами, как известно, называют элементы экономического потенциала, которыми располагает общество и которые, при необходимости, могут быть использованы для достижения конкретных целей хозяйственного и социального развития .

В рамках программно-целевого подхода информация рассматривается как один из видов ресурсов при реализации целевых программ наряду с рабочей силой, материалами, оборудованием, энергией, денежными средствами и т.д., т.е. информация стала рассматриваться как один из видов ресурсов, потребляемых в общественной практике.

Но включение информации в состав ресурсов не снимает неопределенности термина «информационный ресурс», поскольку нет однозначного подхода к тому, какую информацию считать ресурсом, а какую не считать. Анализ определений, приведенных в различных источниках, показывает, что в состав информационных ресурсов включается либо вся (любая) информация, либо ее подмножества, для выделения которых разные авторы используют различные, несовместимые друг с другом критерии, например: классы информации, и/или виды документов, и/или виды носителей (способы фиксации), и/или организационные структуры, и/или возможность обработки на различных технических средствах и др.

Выше было определено, что информация в строгом смысле - это знание, включенное непосредственно в коммуникативный процесс.

Исходным моментом включения информации в сферу обращения по различным социальным каналам является ее фиксация на тех или иных видах носителей - документирование (закрепление на тех или иных материальных носителях), ибо только в этом случае она может быть передана между пользователями и процессами, распределенными во времени и пространстве.

С момента фиксации знания на том или ином носителе оно становится информацией, и только эта информация может рассматриваться как информационный ресурс. Но «новый носитель - это... новые способы регистрации, сбора, передачи, хранения и обработки информации и, следовательно, новые способы управления» .

Каждый новый тип носителя информации порождает свой класс информационных ресурсов, характеризуемый своим множеством свойств, связанных с фиксацией, воспроизводством, доступом, восприятием и процессами обработки зафиксированной на носителе информации, а также реализацией процессов передачи информации во времени.

Под информационными ресурсами предлагается понимать всю накопленную информацию об окружающей нас действительности, зафиксированную на материальных носителях и в любой другой форме, обеспечивающей ее передачу во времени и пространстве между различными потребителями для решения научных, производственных, управленческих и других задач.

Особо следует выделить положение о том, что ресурсом является вся накопленная информация, в том числе и информация недостоверная («дефектологическая»), представленная сомнительными фактами, ложными положениями, неэффективными подходами, а также устаревшая информация; несопоставимые данные, накопленные по нестандартным методикам; информация, потерявшая конкретность в результате субъективных толкований в процессе частных «теоретических» построений; заведомая дезинформация, поступившая в информационные потоки, и сбалансированная информация.

Только такой подход к определению информационных ресурсов создает предпосылки для выявления противоречивых данных, исключаются случаи пропуска «неудобной» информации и сложных ситуаций (под сложной ситуацией понимается информация о «необычном», «невозможном» использовании известных средств и методов, «принципиально невозможных» явлениях и действиях, т.е. всего того, что не укладывается в тезаурус отдельного исполнителя и/или целого коллектива исполнителей).

Учет фактора «дезинформирования» (возможности поступления к пользователю недостоверной и устаревшей информации), требует включения в процессы информационной деятельности специальных процедур оценки информации на достоверность. Без выявления недостоверной и устаревшей информации, накапливаемой в информационных ресурсах, создаются предпосылки принятия неэффективных, а ряде случаев и ошибочных решений, наносящих существенный ущерб.

В то же время следует подчеркнуть, что недостоверная и устаревшая информация не должна уничтожаться. Она должна локализовы- ваться, обособляться, и на ее основе необходимо строить системные фильтры для контроля информационных ресурсов любого уровня (организаций, объединений, национальных и международных). При этом сама недостоверная информация должна непрерывно переоцениваться, уточняться, и одновременно должны подвергаться переоценке решения, принятые ранее на основании такой информации.

Сбор всей информации и требование сохранности «дефектной», устаревшей информации лежит в основе деятельности наиболее эффективных информационных систем и является важным методологическим принципом их построения.

С другой стороны, когда мы говорим о том, что информационный ресурс - это вся информация, то имеется в виду мировой информационный ресурс, полнота и эффективность использования которого в настоящее время недостаточна и определяется уровнем достигнутого баланса соглашений на международной (через ООН), региональной, двух- и многосторонней основе между различными источниками и пользователями информационных ресурсов.

В реальной деятельности каждая из сторон обладает своим подмножеством информации, ограниченным по проблемам, полноте, качеству и актуальности для решения стоящих перед ней задач. Оно определяется как информационный ресурс конкретного пользователя (отдельного лица, группы лиц, предприятия, объединения, ведомства, региона, государства и т.п.).

В зависимости от носителей информация, информационные ресурсы предлагается разделить на пять основных классов.

Документы всех видов на любых видах носителей (в том числе все виды машиночитаемых носителей, используемых в вычислительной технике и технике средств связи).

Персонал (память людей), обладающий знаниями и квалификацией в различных областях науки и техники.

Организационные единицы - научные, производственные, управленческие и другие организации, располагающие кадровыми, техническими, производственными, финансовыми и прочими возможностями для решения определенного круга проблем и задач.

Промышленные образцы (любые материальные объекты, созданные в процессе производства), рецептуры и технологии, программные продукты, которые являются овеществленным результатом научной и производственной деятельности людей.

Научный инструментарий (в том числе: автоматизированные системы научных исследований, автоматизированные рабочие места научных работников и проектировщиков, экспертные системы и базы знаний).

Создание национальных информационных ресурсов невозможно (особенно в условиях динамически изменяющихся задач) без изучения и учета всей структуры связей между различными классами информационных ресурсов. Поэтому одной из важнейших задач построения эффективной информационной системы является создание в структуре документальных информационных ресурсов машиночитаемого регистра, который должен обеспечить координацию использования информационных ресурсов организаций, фирм и государственных учреждений, работающих в различных областях.

Следует обратить внимание на то, что принятое в Федеральном законе понятие «информационные ресурсы» значительно уже и включает только документы.

Информационные ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, банках данных, других видах информационных систем) .

Для обоснования принятого подхода к определению информационного ресурса, необходимо показать ограниченность и неполноту определения, используемого в законодательных документах.

• 1. Одна и та же информация, относящаяся к той или иной проблеме, может быть зафиксирована на различных носителях и/или различные информационные фрагменты одной и той же проблемы могут быть зафиксированы таким образом, что правильное восприятие информации становится невозможным, если отсутствует доступ ко всем информационным фрагментам, представленным на различных носителях. Поэтому целостность информационных ресурсов обеспечивается в том и только в том случае, если потребитель (пользователь) имеет доступ ко всем классам носителей, на которых зафиксирована информация, необходимая для решения стоящих перед ним задач.
• 2. Сужение понятия информационных ресурсов до класса документов исключает из рассмотрения значительные объемы информации, зафиксированные на иных классах носителей. Но каждый класс информационных ресурсов - это еще и иные способы взаимодействия с информационными ресурсами, способы их создания, регистрации, сбора, сохранения, взаимодействия с ними и, следовательно, иные способы управления информационными технологиями, а также иная правовая база, определяющая их использование.
• 3. Разрыв информационных связей между выделенными классами информационных ресурсов порождает разрывы в информационных процессах и технологиях. Это, в свою очередь, ведет к потере целостности восприятия окружающей действительности, резкому снижению качества информации и результативности при принятии информационных решений.
• 4. Создаются предпосылки к безвозвратной утрате важнейшей информации, которая не может быть содержательно осмыслена только на основе документальных информационных ресурсов. Учет только документальных информационных ресурсов может привести к полной утрате конкретной проблемной информации.
• 5. Нарушение целостности понимания информационных ресурсов создает предпосылки к нарушению информационной безопасности.

Учитывая, что предлагаемый подход к определению информационных ресурсов существенно отличается от определения, принятого в законодательстве, ниже приводится перечень прецедентов, свидетельствующих о неполноте законодательного определения, при котором информационные ресурсы сводятся к документальным информационным ресурсам:

• 1. В уголовной практике:
• 1.1. Дело сопровождается «вещественными доказательствами», без них нет дела (орудия взлома, орудие убийства и/или его элементы (гильзы, пули, веревки и прочее)). «Вещдоки» (или часть их) сохраняются «при деле».
• 1.2. Формируются специальные коллекции из орудий, участвовавших в преступлении:
  • создание коллекций оружия для отождествления типа оружия по боеприпасу;
  • коллекции гильз («гильзотеки») и использованных пуль для прослеживания движения «стволов» по преступлениям.
• 2. В экспертизе, метрологии, сельском хозяйстве:
  • эталонные образцы, реактивы и прочее;
  • реперные объекты (например, кронштадский футшток («уровень моря»); Гринвический и Пулковский меридианы, геодезические знаки опорной геодезической сети (по классам точности);
  • «линии производителей», элитный семенной материал и прочее;
  • мощнейший инструментальный комплекс «эталонного времени», сеть сейсмических и метеорологических станций, контрольно-измерительные полигонные комплексы.
• 3. Отчетные материалы геологоразведки состоят из двух частей: собственно описательные и аналитические материалы и образцы. К этому классу относятся метеоритные коллекции и пробы грунта, полученные в результате планетарных исследований.

Утрата образцов резко снижает ценность отчетов. Результаты разных партий, проводящих исследования, могут стать несопоставимы. «Документальная ценность» образцов неисчерпаема (с появлением новых методов исследований происходит новое раскрытие информационного содержания). Например:

• многократные переоценки экспедиционных материалов Кулика по Тунгусскому метеориту;
• новые оценки гипотезы «жизни на Марсе» по результатам анализа метеоритного материала.
• 4. И т.д.

Определение перечня классов информационных ресурсов и более точное определение границ и параметров каждого класса зависит от задач, возникающих при создании дееспособных национальных информационных ресурсов, обеспечении требуемого уровня информационной безопасности и желаемой полноты правового обеспечения информационной деятельности, а также достигнутым уровнем управления информационными ресурсами.

Приведем краткую характеристику каждого из перечисленных классов информационных ресурсов и их места в структуре информационных ресурсов.

• Межправительственная программа международного сотрудничества вобласти научно-технической информации.