Что не входит в обязанности секретаря. Должностная инструкция и обязанности секретаря
Обязанности секретаря руководителя очень разнообразны: планирование рабочего дня шефа, организация работы офиса, переговоры с клиентами и партнерами по заданию начальника, поиск и предоставление транспортных средств для руководителя и других сотрудников и служб, устройство встреч, как на территории офиса, так и в неслужебной обстановке, ведение документации и многие другие дела служебного характера. Кроме этого, босс может возложить на своего помощника и личные проблемы, например, отправлять поздравления (подарки, цветы) к праздникам не только в организации, с которыми сотрудничает фирма, но и родственникам. Поскольку рабочий день руководителя обычно ненормированный, то и секретарю часто приходится засиживаться на работе допоздна.
Чтобы стать начальнику незаменимым помощником, секретарь должен обладать такими личностными качествами, как готовность к работе, исполнительность, аккуратность, ответственность, деликатность, скромность, умеренная инициативность, умение запоминать и делать выводы. Невозможно занимать эту должность, не обладая навыками машинописи (200 уд./мин), делопроизводства, стенографии, хорошего знания ПК. Все эти умения приобретают самостоятельно по книгам и самоучителям (их существует великое множество), в процессе предыдущей работы или на курсах. Из профессиональных навыков также необходимы умение вести переговоры, грамотность и хорошее владение устной и письменной речью, потому что секретарю руководителя приходится фиксировать приказы, вести деловую переписку и т. п.
Если в обязанностях в основном преобладает работа секретаря-делопроизводителя, то требуется высшее лингвистическое образование, если же нужен именно помощник, то предпочтение отдают высшему образованию в отрасли специализации компании.
Очень большую роль играет психологическая совместимость, сходство характеров, а также умение секретаря держаться в тени. В эту профессию идут те, кого вполне устраивает положение помощника, правой руки. Порой, руководитель бывает несправедлив к своему секретарю, так как он чаще других попадает под горячую руку.
Однако хороший начальник и толковый опытный секретарь функционируют как один отлаженный механизм. Тому есть немало примеров, особенно это касается секретарей ученых или писателей. Многие известные люди начинали с секретарской должности.
Нельзя обойти стороной еще один деликатный вопрос: нерабочие отношения между начальником и его секретаршей. Чтобы не попасть в двусмысленную ситуацию, следует сразу присмотреться к потенциальному начальнику и, отправляясь на собеседование, одеться так, чтобы подчеркнуть свои деловые качества, а не внешние достоинства. Если вы не получите это место, следовательно, начальнику надо было от секретаря совсем другое, и вы удачно избежали проблем.
Устраиваясь на работу, необходимо подробно обсудить свои обязанности, а еще лучше - попросить должностную инструкцию. Часто наивность секретарей, большинство из которых - молоденькие девушки, плохо разбирающиеся в людях и в жизни, становится одной из причин неприятных последствий. Принимая и поощряя подарки, отвечая на ухаживания, поддерживая игривые разговоры и двусмысленные шутки, одеваясь в откровенные или вызывающие наряды, девушка часто неосознанно создает впечатление своей доступности. Поэтому, не умаляя вины любителей воспользоваться служебным положением, стоит все же предостеречь их от ошибочных шагов.
Хотя секретарь находится ближе всех к руководителю, его карьерный рост ограничен. Безусловно, из всякого правила бывают исключения, но особенно обольщаться не стоит.
В зависимости от набора требований, использования знания иностранных языков, опыта работы и функциональных обязанностей варьируется и зарплата: от 200 до 800 у. е. Имейте в виду, если в вакансии “личный помощник” указана зарплата больше 1000 у. е., с большой долей вероятности можно предположить, что это - сетевой маркетинг.
К основным функциям относят:
осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;
ведение делопроизводства;
организация приема посетителей Зиновьева Н. Б. Документоведение: учебно-методическое пособие. - С.75..
Секретарь руководителя должен в процессе своей деятельности:
осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;
принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;
принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия;
готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя;
следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование;
организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи;
по поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;
выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;
осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;
вести контрольно-регистрационную картотеку;
обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе;
печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных;
организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдачу в архив;
копировать документы на персональном ксероксе Типовая инструкция секретаря руководителя. Банк должностных инструкций.=http//www/kadrovik.ru/.
Секретарь руководителя
Образец должностной инструкции секретаря руководителя
Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта
1. Общие положения
1.1. Секретарь руководителя относится к категории специалистов.
1.2. На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее:
1) высшее образование - бакалавриат или среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование;
1) не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании.
1.3. Секретарь руководителя должен знать:
1) специфику основной деятельности организации;
2) основы административного права и трудового законодательства российской федерации;
3) руководящий состав организации и ее подразделений;
4) функции самоменеджмента;
5) принципы и правила планирования рабочего времени;
6) постановку целей;
7) правила проведения деловых переговоров;
8) особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях);
9) основы управления временем;
10) телефонные контакты руководителя;
11) функции, задачи, структуру организации, ее связи по вертикали и горизонтали;
12) правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;
13) правила поддержания и развития межличностных отношений;
14) правила защиты конфиденциальной информации;
15) порядок подготовки и проведения командировок;
16) порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя;
17) деловой протокол;
18) этику делового общения;
19) правила организации приема посетителей;
20) правила речевого этикета;
21) правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;
22) структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
23) правила сервировки чайного (кофейного) стола;
24) правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
25) комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных;
26) правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия;
27) составление сметы расходов;
28) основы написания речей и докладов руководителя;
29) правила делового общения, делового этикета;
30) этикет и основы международного протокола;
31) общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения;
32) принципы, способы информирования сотрудников;
33) управленческую структуру организации, руководство организации, образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения их зон ответственности;
34) инструкции по делопроизводству и другим локальным нормативным актам, устанавливающим порядок реализации управленческих процедур;
35) требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты;
36) основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности;
37) основы эргономики офиса и флористики;
39) состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней;
40) правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права);
41) действующие правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
42) структуру, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения их зон ответственности;
43) правила документационного обеспечения деятельности организации;
44) требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
45) правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов);
46) виды документов, их назначение;
47) основы документной лингвистики;
48) правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего);
49) правила подписания и утверждения документов;
50) правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем;
51) грамматические правила русского языка;
52) нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
53) современные информационные технологии работы с документами;
54) порядок работы с документами, схемы документооборота;
55) правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
56) правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов;
57) правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
58) правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;
59) системы электронного документооборота;
60) виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
61) порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел;
62) правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
63) правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
64) правила подготовки и передачи дел в архив организации;
65) особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;
66) состав внешних информационных потоков;
67) состав внутренних информационных потоков;
68) структуру организации и порядок взаимодействия подразделений и служб;
69) особенности формирования баз данных в организации;
70) современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков;
71) методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
72) нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации;
73) структуру организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц;
74) классификацию управленческой информации, виды управленческой информации;
75) формы предоставления управленческой информации;
76) источники управленческой информации;
77) методика отбора источников информации;
78) требования, предъявляемые к управленческой информации;
79) ……… (другие документы, материалы и т.д.)
1.4. Секретарь руководителя должен уметь:
1) устанавливать цели, определять иерархию целей;
2) определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
3) оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;
4) выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;
5) обеспечивать информационную безопасность деятельности организации;
6) выбирать и оформлять планировщик;
7) вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;
8) расставлять приоритеты, выделять важное и срочное;
9) выбирать оптимальный ритм работы;
10) анализировать причины невыполнения задач;
11) применять информационно-коммуникационные технологии;
12) вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов руководителя;
13) использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;
14) вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя;
15) сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного общения;
16) использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи;
17) соблюдать служебный этикет;
18) оформлять авансовые отчеты руководителя;
19) организовывать встречи руководителя с принимающей стороной;
20) оформлять командировочные документы;
21) обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя;
22) обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя;
23) применять способы делового общения;
24) использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки;
25) организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя;
26) управлять конфликтами;
27) учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения;
28) использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;
29) создавать положительный имидж организации;
30) принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;
31) обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне;
32) организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы;
33) документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия;
34) передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия;
35) подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания (заседания);
36) сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз;
37) соблюдать правила делового этикета и протокола;
38) поддерживать имидж организации;
39) создавать имидж секретаря, соответствующий имиджу организации;
40) работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде;
41) обеспечивать безопасность деятельности организации;
42) обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения;
43) вести сроковую картотеку;
44) работать с информацией по контролю, систематизировать ее и представлять в виде сводных документов;
45) использовать средства коммуникации для передачи поручений руководителя;
46) использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации;
47) оценивать результаты в рамках поставленных задач;
48) осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками;
49) создавать условия, обеспечивающие эффективную работу руководителя;
50) применять в соответствии с назначением средства организационной техники, канцелярские принадлежности;
51) оснащать рабочее место руководителя и свое рабочее место необходимым оборудованием;
52) осуществлять замену расходных материалов, уход за оргтехникой;
53) осуществлять повседневный уход за копировальным аппаратом, замену и хранение картриджей, тонера;
54) контролировать состояние и пополнять запасы канцелярских товаров, средств гигиены, продуктов питания;
55) составлять и оформлять организационные и методические документы;
56) редактировать тексты служебных документов;
57) работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации;
58) пользоваться базами данных, в том числе удаленными базами данных;
59) использовать справочные правовые системы;
60) работать с компьютером, каталогами (папками) и файлами, сканером;
61) пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы);
62) пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой;
63) пользоваться электронной почтой;
64) пользоваться системами электронного документооборота;
65) пользоваться унифицированными формами документов;
66) оформлять кассовые финансовые документы и документы по учету накладных расходов;
67) печатать служебные документы;
68) работать с компьютером, сканером;
69) работать с входящей, исходящей, внутренней документацией;
70) пользоваться системами электронного документооборота для регистрации, контроля документов и информационно-справочной работы с документами;
71) составлять и оформлять нормативные акты;
72) разрабатывать номенклатуру дел организации с учетом действующих нормативно-методических документов;
73) использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;
74) формировать и оформлять дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;
75) обеспечивать сохранность документов организации;
76) производить подготовку дел для передачи в архив;
77) осуществлять сбор, обработку и анализ информации в соответствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременности поступления, точности и достоверности, оптимальности систематизации, непрерывности сбора и обработки информации;
78) осуществлять регистрацию, накопление и передачу, систематизированное хранение и выдачу информации в требуемой форме;
79) составлять и оформлять сводные, отчетные, статистические документы;
80) осуществлять обработку и структурирование информации, образуя информационные ресурсы;
81) вводить новые данные в справочно-информационные системы;
82) вводить в память компьютера электронные образы документов;
83) производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;
84) использовать современные технологии сбора и передачи информации;
85) осуществлять сбор и переработку информации, необходимой для деятельности руководителя;
86) осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных;
87) осуществлять проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;
88) предоставлять данные в едином и удобном для восприятия формате;
89) многократно использовать полученную информацию, постоянно обновлять данные;
90) обеспечивать оперативность информационных потоков;
91) работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы);
92) ……… (другие навыки и умения)
1.5. Секретарь руководителя в своей деятельности руководствуется:
1) ……… (наименование учредительного документа)
2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)
1.6. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)
1.7. ……… (другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации:
1) оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени;
2) планирование рабочего дня секретаря;
3) организация телефонных переговоров руководителя;
4) организация командировок руководителя;
5) организация работы с посетителями в приемной руководителя;
6) организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий;
7) организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя;
8) организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя;
9) разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря;
10) составление и оформление управленческой документации;
11) организация работы с документами в приемной руководителя;
12) организация хранения документов в приемной руководителя;
13) обеспечение руководителя информацией;
14) организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации.
2.2. ……… (другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Секретарь руководителя исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени:
1) осуществляет выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя;
2) производит внесение информации в планировщик (органайзер);
3) производит согласование с руководителем временных планов;
4) производит согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками;
5) производит информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий;
6) производит предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий;
7) осуществляет формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций;
3.1.2. В рамках трудовой функции планирование рабочего дня секретаря:
1) осуществляет выбор и оформление планировщика секретаря;
2) осуществляет ведение дневника (на электронном и /или бумажном носителе);
3) производит согласование планов с планами и сроками работы руководителя;
4) производит распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу);
5) производит перенесение невыполненных запланированных задач;
6) осуществляет выполнение типичных ежедневных дел;
3.1.3. В рамках трудовой функции организация телефонных переговоров руководителя:
1) выполняет ведение базы телефонных контактов руководителя;
2) производит соединение руководителя с конкретными абонентами;
3) производит подготовку материалов для телефонных переговоров руководителя;
4) осуществляет регистрацию поступающих в приемную телефонных звонков;
5) производит перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим сотрудникам;
6) осуществляет получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону;
7) осуществляет установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров;
8) осуществляет оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций;
3.1.4. В рамках трудовой функции организация командировок руководителя:
1) осуществляет подготовку проекта служебного задания руководителя;
2) осуществляет подготовку проекта приказа о служебной командировке;
3) осуществляет выписку командировочного удостоверения и его регистрацию при необходимости;
4) выполняет подготовку документов на получение визы, заграничного паспорта;
5) производит заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя;
6) производит оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий;
7) производит подготовку документов к поездке руководителя;
8) выполняет уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки;
9) осуществляет проработку маршрута руководителя, увязку его с расписанием транспорта;
10) производит обработку материалов командировки, оформление отчета о командировке;
3.1.5. В рамках трудовой функции организация работы с посетителями в приемной руководителя:
1) производит организацию личного приема посетителей руководителем;
2) производит установление порядка приема для различных категорий посетителей;
3) выполняет ведение журнала предварительной записи на прием;
4) производит регистрацию посетителей;
5) осуществляет содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации;
6) осуществляет организацию приема деловых партнеров в офисе;
7) осуществляет организацию обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе;
8) выполняет сервировку чайного (кофейного) стола в офисе;
9) осуществляет принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя;
3.1.6. В рамках трудовой функции организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий:
1) осуществляет подготовку повестки дня мероприятия;
2) производит оформление списка участников мероприятия;
3) осуществляет информирование участников о намечающемся мероприятии и условиях участия;
4) осуществляет выбор места и времени проведения мероприятия;
5) осуществляет подготовку предварительной сметы расходов;
7) выполняет сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков;
9) производит составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия;
10) осуществляет закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз;
11) осуществляет решение вопросов технического оснащения мероприятия;
12) оказывает помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов;
13) осуществляет организацию подготовки президиума и рабочих мест участников;
14) осуществляет организацию встречи и регистрация участников мероприятия;
15) выполняет ведение протокола мероприятия;
16) осуществляет организацию сервисного обслуживания во время кофе-пауз;
17) осуществляет организацию культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения;
3.1.7. В рамках трудовой функции организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя:
1) производит документальное оформление решений руководителя;
2) осуществляет доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя;
3) производит дкоординацию деятельности по исполнению решений руководителя;
4) осуществляет ведение срокового текущего и предупредительного контроля;
5) проводит проверку исполнения поручений руководителя в установленный срок;
6) производит предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя;
7) производит фиксацию исполнения поручений;
8) производит составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя;
3.1.8. В рамках трудовой функции организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя:
1) производит обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;
2) осуществляет организацию приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда;
3) осуществляет организацию оформления интерьера приемной руководителя;
4) производит оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой;
5) осуществляет организацию оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими товарами;
6) производит обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой;
7) производит заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания;
3.1.9. В рамках трудовой функции разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря:
1) осуществляет разработку должностной инструкции секретаря;
2) осуществляет разработку положения о секретариате;
3) осуществляет разработку инструкции по делопроизводству;
3.1.10. В рамках трудовой функции составление и оформление управленческой документации:
1) выполняет составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);
2) осуществляет печать служебных документов и других материалов;
3) выполняет размножение служебных документов;
4) осуществляет контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа);
3.1.11. В рамках трудовой функции организация работы с документами в приемной руководителя:
1) осуществляет получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов;
2) выполняет подготовку документов для рассмотрения руководителем;
3) проводит учет документов, поступающих на имя руководителя;
4) осуществляет организацию доставки документов исполнителям;
5) выполняет создание и ведение базы данных документов руководителя;
6) выполняет ведение информационно-справочной работы;
7) производит контроль исполнения документов и поручений руководителя;
3.1.12. В рамках трудовой функции организация хранения документов в приемной руководителя:
1) осуществляет разработку разделов номенклатуры дел организации;
2) производит формирование и оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;
3) выполняет подготовку и передачу дел в архив организации;
3.1.13. В рамках трудовой функции обеспечение руководителя информацией:
1) производит сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений;
2) выполняет проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;
3) осуществляет предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате;
4) производит выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных;
5) производит формирование и использование баз данных в организации;
3.1.14. В рамках трудовой функции организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации:
1) осуществляет информирование работников организации о решениях руководителя;
2) осуществляет организацию обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации;
3) производит оповещение работников о предстоящих мероприятиях;
4) осуществляет организацию встреч трудового коллектива с руководством;
5) производит информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам;
3.1.15. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.16. ……… (другие обязанности)
3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
Секретарь руководителя имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.7. ……… (другие права)
5. Ответственность
5.1. Секретарь руководителя привлекается к ответственности:
За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
За правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, - в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;
За причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта " ", утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. ……… (другие заключительные положения).
Должностная инструкция - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками.
Секретарь есть в каждом учреждении. Но, как уже указывалось, должность секретаря имеет много градаций. В маленькой организации (или фирме) секретарь-референт (секретарь) будет один. В более крупных организациях секретари могут быть у руководителя и его заместителей, в каждом структурном подразделении. Есть секретари коллегии, ученые секретари научных советов и т.д. У каждого секретаря всегда, исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю, складывается свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ. В то же время существует типовой набор управленческих операций по документному и бездокументному обслуживанию, который выполняют все секретари.
Обязанности, права и виды работ, которые должен выполнять конкретный секретарь, требования к его профессиональным знаниям и умениям закрепляются в его должностной инструкции.
При наличии должностной инструкции на вакантную секретарскую должность поступающий на работу сразу узнает, что от него требуется, и соотносит свои возможности с предъявляемыми требованиями.
Если у работающего секретаря должностной инструкции еще нет, ее надо составить, чтобы очертить круг обязанностей и не быть "на подхвате" всех видов работ, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой.
Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Поэтому к ее составлению следует отнестись с большой ответственностью. Что в должностной инструкции записано, то и спросится. Какие права в ней даны, те вы и имеете.
Приступая к составлению должностной инструкции, нужно прежде всего использовать новый "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих". Он разработан Институтом труда и утверждён постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. (№ 37). Справочник является нормативным документом и следует сразу подчеркнуть, что новые квалификационные характеристики рекомендованы для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм.
Назначение справочника сформулировано достаточно чётко: "Настоящий Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей) призван обеспечить рациональное разделение труда, создать действенный механизм разграничения функций, полномочий и ответственности, четкую регламентацию трудовой деятельности работников в современных условиях развития рыночных отношений".
В справочнике в отличие от предыдущего "Сборника тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих" есть одно очень важное изменение - в нём не указываются разряды оплаты труда по единой тарифной сетке, а в разделе "Общие положения" записано, что "Квалификационные категории по оплате труда специалистов устанавливаются руководителем предприятия, учреждения, организации. При этом учитываются степень самостоятельности работника при выполнении должностных обязанностей, его ответственность за принимаемые решения, отношение к работе, эффективность и качество труда, а также профессиональные знания, опыт практической деятельности, определяемый стажем работы по специальности, и др."
Таким образом оплата труда секретаря зависит прежде всего от его знаний, умений, качества работы, ответственности. Это существенное изменение, которое позволяет руководителю оценивать труд работника по конкретным результатам.
Из квалификационных характеристик можно полностью использовать разделы: "Должностные обязанности" и "Должен знать".
Если организация (фирма) небольшая и секретарь (секретарь-референт) один ведёт всё организационное и документационное обслуживание, т.е. фактически выполняет функции канцелярии, но в меньшем объёме, можно использовать квалификационную характеристику заведующего канцелярией. В ней должностные обязанности сводятся к следующему:
Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, её доставку по назначению.
Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
Организует работу по регистрации, учёту, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.
Организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение.
Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.
Принимает меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарём, оборудованием, средствами механизации и автоматизации управленческого труда.
Осуществляет методическое руководство за организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание.
Организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.
Он должен знать;
■ постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
■ Государственную систему документационного обеспечения управления;
■ стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
■ структуру предприятия, учреждения, организации;
■ организацию делопроизводства;
■ схемы документооборота;
■ порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчётности;
■ сроки и порядок сдачи дел в архив;
■ системы организации контроля за исполнением документов;
■ оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
■ основы экономики, организации производства, труда и управления;
■ законодательство о труде;
■ правила внутреннего трудового распорядка;
■ правила и нормы охраны труда8. .
Новой является квалификационная характеристика секретаря руководителя. Рассмотрим её.
Должностные обязанности.
♦ Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
♦ Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
♦ Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
♦ Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.
♦ Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
♦ Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.
♦ Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
♦ Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
♦ По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
♦ Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
♦ Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
♦ Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
♦ Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банкданных.
♦ Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
♦ Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
♦ Копирует документы на персональном ксероксе.
Должен знать:
♦ постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
♦ структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
♦ организацию делопроизводства;
♦ методы оформления и обработки документов;
♦ архивное дело;
♦ машинопись;
♦ правила пользования приемно-переговорными устройствами;
♦ основы этики и эстетики;
♦ правила делового общения;
♦ основы организации труда и управления;
♦ правила эксплуатации вычислительной техники;
♦ основы административного права и законодательства о труде;
♦ правила и нормы охраны труда9.
Как видно из приведённой квалификационной характеристики к секретарю руководителя предъявляются достаточно высокие требования как к знаниям и умениям, так и к кругу выполняемых им работ. При этом предполагается свободное владение компьютерной техникой, самостоятельное составление по поручению руководителя документов, редактирование полученных проектов документов, ведение контроля за исполнением и т.д. Эти требования и круг обязанностей, включающие многие творческие виды работ, предопределяют необходимость высшего профессионального образования, но допускается и среднее профессиональное образование при наличии опыта работы.
Квалификационные характеристики секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки, приведенные в Квалификационном справочнике, изложены однотипно, лишь с добавлением машинописных работ у секретаря-машинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому разрабатывая должностную инструкцию, достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик.
Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:
> Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
> Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручениям работников.
> Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передаёт телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.
> Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведёт и оформляет протоколы.
> Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создаёт условия, способствующие эффективней работе руководителя.
> Передаёт и принимает информацию по приёмно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
> Печатает по указанию руководителя различные материалы.
> Ведёт делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передаёт после её рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
> Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
> Принимает документы на подпись руководителю.
> Организует приём посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
> Формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдаёт в архив.
> Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.
Должен знать:
♦ положения, инструкции, другие руководящие материалы и нор
мативные документы по ведению делопроизводства;
♦ структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; : машинопись;
♦ правила орфографии и пунктуации;
♦ порядок расположения материала при печатании различных документов;
♦ правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
♦ правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов
♦ правила пользования приёмно-переговорными устройствами;
♦ стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
♦ основы организации труда;
♦ основы законодательства о труде;
♦ правила внутреннего трудового распорядка;
♦ правила и нормы охраны труда10.
Приведенные должностные характеристики достаточно подробно описывают функции секретаря, требования кего знаниям и помогут ничего не упустить при написании разделов конкретной должностной инструкции.
Должностная инструкция относится к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста:
■ Функции
■ Должностные обязанности
■ Ответственность
Общие положения в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, подчиненность и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещением во время отсутствия.
Сегодня чаще всего требуются секретари-референты и секретари, имеющие высшее или среднее специальное образование, знающие иностранный язык, работающие на компьютере, имеющие определенный стаж работы.
Эти требования, как правило, бывают записаны в должностную инструкцию секретаря-референта (секретаря) крупных фирм. Подчиняются секретари обычно руководителю. В крупных организациях секретари имеют двойное подчинение - непосредственному руководителю и начальнику службы ДОУ. Назначаются и освобождаются от должности приказом руководителя.
Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит указания основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми секретарь руководствуется в своей работе. В обобщенном виде эти акты указаны в приведенных выше квалификационных характеристиках*. Начинать этот пункт раздела надо с Конституции Российской Федерации, КЗоТ, федеральных законов, указать постановления Правительства, ГОСТы, определяющие порядок оформления документов, типовые инструкции и правила, нормативы времени. Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положения о структурных подразделениях, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.
Следующий раздел - «Функции». В нем указывают основные направления деятельности, а в разделе «Должностные обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - «Функции и должностные обязанности» (или «Основные задачи и обязанности»). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из квалификационных характеристик, так как в них должностные обязанности перечислены достаточно подробно. Чем больше в разделе будет указано не только что, но и как выполняет те или иные операции секретарь в соответствии с принятой в организации технологией работы с документами, тем ценнее будет должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость.
Раздел «Права» очень важен для секретаря. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Здесь записывается право:
У предварительного просмотра документов и определения, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя руководителя;
> организации приема и определения приоритетности приема посетителя;
У "фильтрации" телефонных звонков;
> контроля за исполнением поручений руководителя и сроками исполнения документов;
> контроля за правильностью оформления документов до представления их на подпись руководителю и отправки;
У доступа к информации;
> запроса информации и документов для руководителя;
> представлять свою организацию и т.д.
Раздел «Ответственность» может быть написан обобщенно, типа "Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией", или расписан более детально, исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность: за неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие требованиям ГОСТа Р 6.30-97; за несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.д.
Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Работая над этим разделом, следует помнить, что устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством. Так, в соответствии со ст. 15 Кодекса об административных правонарушениях "Должностные лица подлежат административной ответственности за административные правонарушения, связанные с несоблюдением установленных правил в сфере охраны порядка управления, государственного и общественного порядка... и других правил, обеспечение выполнения которых входит в их служебные обязанности". За нарушения трудовой дисциплины применяются дисциплинарные взыскания (ст. 135 КЗоТ). В случае материальной ответственности за ущерб, причиненный организации, в соответствии со ст. 121 КЗоТ работник несет материальную ответственность, т.е. возмещает стоимость.
Раздел «Взаимоотношения» (связи по должности) также очень важен для организации работы секретаря. Обычно в нем обобщенно записывают, что секретарь в своей работе взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору, обработке и передаче информации и документов. Но значительно легче работать секретарю, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками он взаимодействует, по каким вопросам, и какие документы, когда и в каком виде от них получает. Например, еженедельные сводки о финансовом положении фирмы из бухгалтерии для представления руководству. Этот раздел целесообразно представить в табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого секретарь получает, с кем согласовывает, кому передает документы, в какие сроки.
В последнее время во многих должностных инструкциях появился раздел «Оценка работы». Основные критерии: своевременность выполнения работы и ее качество.
Можно дополнить должностную инструкцию и другими разделами, например, организация рабочего места, распорядок рабочего дня и т.д.
Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке ее пересмотра. Он может быть записан типа: "До замены новой" или "Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций секретаря". Может быть указан заранее установленный срок замены, например, раз в 5 лет. Но лучше более детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции: изменение структуры организации, изменение штатного расписания и перераспределение обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и т.д.
Напомним, что должностная инструкция оформляется по типу общего бланка, утверждается руководителем и выдается работнику.
Гриф утверждения
ЗАО «Бизнес-школа
"Интел-Синтез"
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
[Секретаря I
Структура текста
■ Общие положения
■ Функции
Ш Должностные обязанности
■ Ответственность
■ Взаимоотношения (связи по должности)
Должность подпись расшифровка подписи
С инструкцией ознакомлен подпись расшифровка подписи
Утверждаю................................................
…………………………………………….
(наименование организации)
…………………………………………….
(должность)
………...….……………………………...
(ф.и.о.)
«…..» …………………. 20….. г.
Должностная инструкция
секретаря
……………………………………………………………………………..
(наименование, предприятия, организации)
1. Общие положения
1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.
1.3. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению
……………………………………………….……………………………………………………..
1.4. Секретарь подчиняется непосредственно руководителю
…………………………………………………………………………………………………….../> (предприятия, структурного подразделения)
1.5. Секретарь
должен знать:/>- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;/>- положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;/>- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;/>- устав предприятия;/>- схемы документооборота;/>- сроки и порядок сдачи дел в архив;/>- системы организации контроля исполнения документов;/>- методы оформления и обработки документов;/>- машинопись;/>- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;/>- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;/>- основы этики и эстетики;/>- правила делового общения;/>- оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;/>- основы законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;/>- правила и нормы охраны труда./>- основы организации труда.
1.6. Во время отсутствия секретаря его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности секретаря
Секретарь:/>- осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя;/>- принимает корреспонденцию, поступающую на рассмотрение руководителя, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;/>- ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением организационной техники, предназначенной для сбора, обработки, хранения и представления информации при подготовке и принятии решений;/>- принимает документы и личные заявления на подпись руководителя;/>- подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;/>- следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись;/>- проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;/>- передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную по каналам связи информацию и доводит до его сведения ее содержание;/>- по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;/>- выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;/>- осуществляет контроль над исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;/>- ведет контрольно-регистрационную картотеку;/>- обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;/>- печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, вводит текущую информацию в банк данных;/>- организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;/>- формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;/>- выполняет отдельные служебные поручения руководителя.
3. Права секретаря
Секретарь имеет право:/>- знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности;/>- вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с выполнением своих обязанностей;/>- запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;/>- требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав./>
4. Ответственность
Секретарь несет ответственность:/>- за последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных действующим законодательством РФ, уставом предприятия, иными нормативными правовыми актами;/>- за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ;/>- за совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;/>- за причинение материального ущерба и ущерба деловой репутации предприятия - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.
5. Прочее
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов регулирующих трудовые правоотношения в РФ.
Согласовано:
Начальник юридического отдела
……………….…………… / ……….… «…...» ………………………20 …. г./> (ф.и.о. / подпись)
с должностной инструкцией ознакомлен
……………….…………… / ……….… «…...» ………………………20 …. г./> (ф.и.о. / подпись)
2.3. Что должен и что может секретарь
То, что должен знать и уметь секретарь, излагается в квалификационной характеристике.
Квалификационная характеристика – это нормативный документ, устанавливающий, что должен делать тот или иной работник на своей работе, что он должен знать и уметь для этого и каков должен быть уровень его подготовки.
Должностные обязанности (секретарь должен уметь) Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (или подразделения), помогать планировать рабочий день руководителя. Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников. Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание. Организовывать поездки и командировки руководителя. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы. Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие его эффективной работе. Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, быстро печатать по указанию руководителя различные материалы. Вести документационную работу, принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после ее рассмотрения руководителям подразделений или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо для подготовки ответа. Вести информационное обслуживание руководителя и сотрудников (устное, документное, составлять обзоры печати, предоставлять копии интересных статей). Следить за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан. Организовать прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив. Создавать и пользоваться базами данных (в том числе информацией Интернета).
Секретарь должен знать: деятельность фирмы и должностные обязанности и компетенции сотрудников; положения и инструкции по документационному обеспечению; машинопись; работу на персональном компьютере, современные компьютерные редакторы (Word, Excel и др.); правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила эксплуатации офисной оргтехники (факсов, мини-АТС, ксероксов, диктофонов, магнитофонов); правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила внутреннего трудового распорядка; основы научной организации секретарского труда; психологию людей и законы эффективной коммуникации; служебный этикет; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; иностранный язык клиентов и партнеров; Трудовой кодекс РФ.
Для развития и конкретизации квалификационной характеристики на предприятиях (фирмах) разрабатываются должностные инструкции.
Должностная инструкция – главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положение в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками. Что в должностной инструкции записано, то и спросится, какие права в ней даны, те секретарь и имеет.
Должностная инструкция на секретаря – документ индивидуальный, так как должность секретаря имеет много градаций. В маленькой организации (или фирме) секретарь (секретарь-референт) будет один. В более крупных организациях секретари могут быть у руководителя и его заместителей, в каждом структурном подразделении. Есть секретари коллегии, ученые секретари научных советов и т. д. У каждого секретаря всегда исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю складываются свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ. В то же время существует типовой набор управленческих операций по документному и бездокументному обслуживанию, которые выполняют все секретари. Кроме того, особенность и сложность составления должностной инструкции секретаря обусловлены многогранностью его деятельности. Поэтому невозможно говорить о каком-либо едином эталоне должностной инструкции секретаря (секретаря-референта).
Однако, как и к любой должностной инструкции, к ней предъявляются общие требования. Прежде всего она имеет уже устоявшуюся унифицированную структуру текста, а именно разделы:
1) общие положения;
2) функции;
3) должностные обязанности;
5) ответственность;
6) взаимоотношения;
7) связи по должности.
Может быть добавлен раздел «Оценка работы», а в последние годы все чаще появляется раздел «Организация работы (распорядок дня)».
Раздел «Общие положения» содержит точное наименование должности в соответствии со штатным расписанием, место в системе управления, т. е. название структурного подразделения и подчиненность, порядок назначения и увольнения и порядок замещения. В крупных организациях, имеющих службу ДОУ, секретарь имеет двойную подчиненность – непосредственно своему руководителю и начальнику службы ДОУ. Назначаются и освобождаются от должности секретари приказом руководителя (в крупной организации – по представлению начальника службы ДОУ). В этом же разделе указываются требования к профессиональной подготовке и опыту работы. Сегодня отношение к секретарю и требования к нему резко изменились. Фирмы ищут секретаря с высшим или средним специальным образованием, знающего иностранный язык, свободно работающего на компьютере. Все чаще от секретаря, как и за рубежом, требуется знание не одного, а двух или более иностранных языков, так как фирмы имеют многочисленные контакты с зарубежными партнерами, и секретарь осуществляет связь с ними. Здесь же содержатся указания основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми секретарь руководствуется в своей работе.
В разделе «Функции» перечисляются основные направления деятельности секретаря (секретаря-референта), например: информационно-документационное обеспечение руководителя, организационное обеспечение работы руководителя, участие в подготовке выставок и презентаций и т. д.
В разделе «Должностные обязанности» перечисляются все виды работ, операции и технологии, применяемые при их выполнении. В нем в логической последовательности перечисляются работы, выполняемые секретарем. Все виды работ разбиты на операции с указанием технологии выполнения. Например, функция «информационно-документационное обеспечение» разбивается на две части: документирование и работу с документами. Документирование в свою очередь включает составление по заданию руководителя проектов писем (писем-приглашений, писем-напоминаний и др.), телеграмм и т. д.; печатание на компьютере документов руководителя; проверку правильности оформления документов при представлении на подпись руководителю (визы, наличие и правильность оформления реквизитов в соответствии с требованиями стандарта и т. п.); снятие и заверение копий с документов и т. д. Работа с документами включает получение входящих документов (указываются часы, например: в 09 и в 16 ч), прием факсов и электронной почты (в течение дня); первичную обработку полученных документов в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству; предварительный просмотр документов (если это доверено секретарю); регистрацию документов по установленным в организации правилам; доклад документов руководителю и т. д.
Раздел «Права», пожалуй, самый главный. Он подчеркивает место секретаря в системе управления, его значимость, положение в организации. Именно через права видны полномочия, делегированные руководителем секретарю, и степень его самостоятельности. Этот раздел дает возможность секретарю освободить время руководителя для решения основных стратегических и тактических задач.
Именно этот раздел должностной инструкции наделяет секретаря (секретаря-референта) большими или меньшими полномочиями и определяет степень его возможностей.
Раздел «Ответственность» составляется в строгом соответствии с законодательством.
Раздел «Взаимоотношения (связи по должности)» также очень важен для организации работы любого сотрудника управленческого аппарата, и в первую очередь это связано с активным внедрением автоматизированных систем, которые требуют детального указания, какая информация, в каком виде, кому передается и от кого поступает.
В последние годы в должностной инструкции часто появляется раздел «Оценка работы». В нем обычно указываются критерии своевременности работы и ее качество, например: отсутствие жалоб, претензий и нареканий; отсутствие ошибок в документах; соблюдение сроков исполнения поручений руководства и т. д.
Как правило, должностная инструкция заканчивается указанием на порядок ее пересмотра. Условиями пересмотра должностной инструкции могут быть изменения в структуре организации, повлекшие перераспределение обязанностей работников, изменение видов работ, выполняемых секретарем, внедрение компьютерных технологий. Но значительно чаще указывают срок обязательного пересмотра или переутверждения инструкции (3 года или 5 лет).
Необязательным разделом является «Организация работы», но в последнее время он очень популярен и все чаще встречается. В нем приводится примерный распорядок дня работы секретаря. Это может выглядеть следующим образом.
ПЕРВАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ:
1) прийти на работу за 10 минут до руководителя, для того чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день;
2) подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела;
3) получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием, отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя;
4) телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю;
5) по остальным документам подготовить варианты возможных ответов или резолюций, распределить по исполнителям;
6) просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т. д.; даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике-календаре;
7) оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы;
8) доложить руководителю о полученной корреспонденции;
9) уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день;
10) передать по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках исполнения документов.
ВТОРАЯ ПОЛОВИНА ДНЯ:
1) сбор и подготовка для подписи исполненных документов;
2) доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя обработанные им документы;
3) обработать и отправить исходящие документы;
4) наметить мероприятия на следующий день.
В течение всего рабочего дня ведутся:
а) работа с посетителями, телефонные переговоры;
б) подшивка исполненных документов в дела;
в) выполнение работ на компьютере;
г) организация копирования документов в соответствии с указанием руководителя.
КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ:
1) просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий;
2) если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, нужно обеспечить его всей необходимой информацией, материалами;
3) привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф и все шкафы с документами, выключить из сети электронное и техническое оборудование.
Должностная инструкция является составной частью всего пакета документов, необходимых для организации работы управленческого аппарата.
СОВЕТ. Организуйте свой рабочий день так, чтобы все успеть и для всех быть полезной. Отдавайтесь своей работе, но не забывайте, что есть вопросы, которые не в вашей компетенции. Поэтому делайте только то, что вы должны делать.
Подводя итоги: следует еще раз отметить, что должностная инструкция на секретаря – документ индивидуальный, так как должность секретаря имеет много градаций. У каждого секретаря исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю складываются свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ.
Главный инженер предприятия обычно считается правой рукой директора, а заместитель по коммерции – левой, но когда отсутствует секретарь – директор и вовсе без рук.
